Heilig uurtje draagt bij aan productiviteit en werkplezier deel 1

Het belang van een regelmatige pas op de plaats 

Wie grip wilt blijven houden op zijn werk, holt niet als een kip zonder kop zijn actielijst achterna en laat zich niet wekenlang leiden door Google Calender, maar bouwt regelmatig een heilig uurtje in. Tijdens dit uur doe je alles wat nodig is om je hoofd weer leeg te krijgen en goed zicht te krijgen op wat er nu eigenlijk ’’op je bord’ ligt. Het blijkt in de praktijk te leiden tot rust, tot een hogere productiviteit en“ niet onbelangrijk“ tot meer werkplezier. 

Inbox, agenda en to do

Een uur is zestig minuten. Permitteer jezelf dan ook die tijd en ga hier niet bij voorbaat al tijd van afsnoepen. Als je eerder klaar bent, kun je de overgebleven tijd besteden aan het uitvoeren van een aantal extra acties of extra ontspanning. Hoe richt je je heilige uurtje in?

1. Opruimen 

De eerste stap in het heilige uurtje is opruimen. Leeg je inbox (als je dat in de loop van de week nog niet hebt gedaan) en je hoofd en verwerk alle aantekeningen en notities die je de afgelopen week hebt verzameld. Zet alles wat actie vereist in jouw actielijst. Je zult merken dat je in het begin niet volledig klaar zult zijn met deze stap van opruimen. In dat geval, zorg je ervoor dat je er steeds een half uur van je uur aan besteedt. 

2. Agenda 

Daarnaast loop je jouw agenda langs. Laat je daarbij leiden door onderstaande hulpstructuur en vragen:

• Afgelopen week“ zijn er nog losse eindjes, dingen die je hebt beloofd te doen? Zet ze bij jouw acties.
• Komende week“ moet ik dingen voorbereiden? Plan ze in en zet ze bij jouw acties.

De weken daarna“ voorzie je knelpunten, bijvoorbeeld een week waarin je erg veel afspraken, presentaties en andere verplichtingen dicht op elkaar hebt? Maak een planning, kijk wat je kunt voorbereiden en welke afspraken je eventueel nog kunt verzetten. 

Sla vooral de laatste bullet niet over. Als je elke week vier, vijf of zes weken vooruitkijkt in je agenda, ben je knelpunten in je planning vaak vóór en creëer je de mogelijkheid om hier nog tijdig op te anticiperen. Een afspraak met een potentiële klant in een te volle week, kun je vier weken van tevoren meestal nog zonder problemen verplaatsen. Maar als je dit een week van tevoren doet, of zelfs een dag van tevoren, kan het je boze gezichten opleveren of zelfs een opdracht kosten. Door vooruit te plannen ben je in staat om ook activiteiten die niet urgent, maar wel belangrijk zijn een plek in je planning geven. 

3. To do

In deze derde stap richt je je aandacht van je agenda naar to do’s. Het is daarbij zinvol om onderscheid te maken tussen vier categorieën: ‘acties’, ‘projecten’ (grote taken), ‘afwachten’ (je wacht op actie van een ander) en ‘later/misschien’ (acties die je niet komende week gaat uitvoeren). Deze vragen kunnen je daarbij helpen:

• Acties“ moeten er acties naar ‘later/misschien’? Bijvoorbeeld omdat de actielijst te lang is geworden?
• Projecten“ moet ik planningen maken voor (nieuwe) projecten? En wat zijn de acties die deze week voortkomen uit een project? 
• Afwachten“ kan ik bij elk item dat hier staat nog wachten of moet ik in actie komen?
• Later/misschien“ moeten/kunnen er items naar de acties? Bijvoorbeeld omdat ze nu urgent zijn geworden? Zijn sommige punten niet meer relevant? Streep ze weg!

4. Divers

Dit is de restcategorie. Zet hier items die je ook regelmatig even wilt checken. Denk aan potentiële acties, nuttige informatie, wilde ideeën. Dit is ook een mooi moment om even de digitale nieuwsbrieven die je afgelopen week hebt ontvangen door te nemen, met jouw brein in de ’’diagonaal lezen stand’. Of om te kijken in Trello of Microsoft Teams, en na te gaan of daar nieuwe, aan jou toegewezen acties staan bij de projecten waarin jij participeert. Als dat zo is, kun je die acties in ‘acties’ zetten, zodat jij weer één overzicht hebt met al jouw werk voor de komende week.

Een vast moment in de week 

Je kunt het heilige uurtje als een vast, terugkerend agenda-item inplannen. Een ideaal moment ervoor is op vrijdag, aan het begin van de middag. Als je niet op vrijdag werkt, zoek dan een ander moment, bijvoorbeeld de donderdagmiddag. Vrijdag vroeg in de middag is om meerdere redenen een geschikt moment:

• Het is bijzonder prettig om op deze manier met een leeg hoofd aan het weekend te beginnen. De kans dat je op zondagochtend wakker schrikt door een actie die je bent vergeten uit te voeren, wordt veel kleiner;
• Op vrijdagmiddag is het in veel organisaties wat rustiger, waardoor je minder wordt gestoord. Bij het heilige uurtje kijk je van een afstand naar jouw werk. Dan helpt het om daarbij niet gestoord te worden dóór je werk;
• Als je op acties stuit die per se voor het weekend moeten worden uitgevoerd, heb je daarvoor nog enkele uren beschikbaar.

Flexibel én streng

In de praktijk zul je het heilige uurtje weleens moeten verplaatsen naar een ander moment in de week. Wees indien nodig flexibel in welk moment van de week je het uurtje doet, maar wees er streng in dát je je heilig uurtje pakt. Want dit heilige uurtje is de belangrijkste factor die helpt om blijvend grip op je werk te houden. Omdat veel mensen het moeilijk vinden om aan deze wekelijkse pas op de plaats toe te komen, zal ik in een volgend blog schrijven over hoe je ervoor kunt zorgen dat je ook echt wekelijks aan je heilige uurtje toekomt.

Bronnen

Allen, David, Getting Things Done“ De kunst van stressvrije productiviteit, Bruna Uitgevers B.V. (2015).

Heylighen, Francis & Vidal, Clément, Getting Things Done: The science behind Stress-Free Productivity, ECCO (Evolution, Complexity and Cognition research group), Vrije Universiteit Brussel (2008).

Oosterkamp, Taco, Elke dag je hoofd en inbox leeg“ Hoe je snel en efficiënt je e-mail verwerkt in Microsoft Outlook, Boom (2017).

Reijneveld, Jan-Dirk,  Meer doen in minder tijd. S2 Uitgevers, Baarn (2021).