Juist in tijden van personeelstekorten zijn een goede onboarding en pre-boarding essentieel: dit is waarom

De coronapandemie heeft er de afgelopen twee jaar mede voor gezorgd dat medewerkers andere wensen en behoeften hebben. Online, thuis- en hybride werken zijn anno 2022 niet meer weg te denken. De employee journey experience is veranderd en vraagt om meer aandacht van HR Nederland. Zo blijkt uit onze whitepaper Employee Journey Experience in Nederland. Juist in deze tijden van personeelstekorten en arbeidsmarktkrapte zijn een goede pre-boarding en onboarding essentieel. Maar niet alle organisaties lijken daarvan doordrongen. Waar moet je als organisatie op letten bij het binnenhalen, inwerken en behouden van nieuwe medewerkers? En wat moet je vooral wel en niet doen?..

We zien dat bijna iedere werkgever in Nederland momenteel te maken heeft met de nummer 1-uitdaging: medewerkers behouden en nieuwe medewerkers aan je verbinden. In de afgelopen twaalf maanden wisselde een recordaantal mensen van baan; zo’n 1,8 miljoen. Dan kun je in tijden van economische groei wel meer medewerkers willen binnenhalen, maar met dergelijke cijfers ben je vooral bezig ze te vervangen. Organisaties moeten dan ook vooral niet denken dat alles weer wordt zoals voor corona. De behoeften van medewerkers zijn definitief gewijzigd. Denk aan meer hybride werken, de werk- en privébalans en de groter wordende behoefte aan ontwikkeling en ontplooiing. Voor sommigen is juist nu de hoogte van het salaris weer belangrijk met de huidige inflatie. Mensen met een laag of zelfs middeninkomen worstelen steeds vaker met het huidige hoge niveau van prijzen.

De behoeften van medewerkers zijn definitief gewijzigd.

Redenen om over te stappen

Betere arbeidsvoorwaarden is een van de redenen om over te stappen naar een nieuwe werkgever. Maar minder woon-werkverkeer en meer uitdaging in het werk/functie staan op respectievelijk nummer 2 en nummer 1 in de ‘overstap-top 3’. Door meer en vaker thuiswerken is woon-werkverkeer minder belangrijk geworden. Het afgelopen jaar is dit dan ook steeds vaker een reden geweest om over te stappen. Daarom zullen organisaties nog steeds actief moeten blijven inzetten op het thuiswerkbeleid en op andere wensen en behoeften om zo aantrekkelijk te zijn en blijven als werkgever. Vandaar dat onboarding en pre-boarding zo belangrijk zijn. In de onboarding fase wordt direct de toon gezet voor de start van het dienstverband van de medewerker. Hoeveel aandacht krijgt een nieuwe medewerker en wat zegt dat over de cultuur?

Vertel het eerlijke verhaal

Aandacht is sowieso een belangrijke factor. De onboarding begint al bij het zetten van de handtekening onder de arbeidsovereenkomst. Dus niet op de dag dat de medewerker het kantoor of de bedrijfshal binnenstapt. Stuur voordat een medewerker begint bijvoorbeeld een appje of een bloemetje met een leuk kaartje. Schep in ieder geval geen verkeerde verwachtingen. Uit onze whitepaper blijkt dat het moeilijk is om de gedane mooie beloftes in de sollicitatieprocedure waar te maken. Zo geeft maar liefst 45% van de medewerkers aan dat het van tevoren geschetste beeld over de werkgever en werksituatie niet overeenkomt met de realiteit. Medewerkers vinden onder meer dat de uitdaging, doorgroeimogelijkheden, de cultuur en werkomstandigheden afwijken van het beeld dat hen geschetst is. Vertel daarom altijd het eerlijke verhaal. Laat zien wie je echt bent en waar je echt voor staat als organisatie. Maak er geen marketingverhaal van.

De onboarding begint al bij het zetten van de handtekening onder de arbeidsovereenkomst. Dus niet op de dag dat de medewerker het kantoor of de bedrijfshal binnenstapt.

Eerste werkdag en inwerkperiode

En als die handtekening onder het contract is gezet, komt eindelijk dat spannende moment: de eerste werkdag. Geef de medewerker een warm welkom. Maak het leuk! Op deze dag komen er veel nieuwe indrukken op iemand af, zoals kennismaken met het team, de werkomgeving en het ontvangen van de benodigdheden om het werk te kunnen doen. Waak ook voor een overkill aan kennismakingsgesprekken en informatie. Doseer waar mogelijk. Een veel gebruikte inwerkmethode voor nieuwe medewerkers is het ’30-60-90 dagenprincipe’. Dat houdt in dat je voor elke periode een plan maakt samen met de nieuwe medewerker. De eerste dertig dagen zullen meer gedetailleerd zijn en de negentig dagen zijn wat abstracter. Waar nodig evalueer je en stuur je bij. Het idee is dat een nieuwe medewerker na negentig dagen optimaal is ingewerkt in de organisatie, het fijn heeft en productief is.

Iets slechtere gemiddelde score onboarding experience

Ondanks dat het aantrekken en behoud van personeel momenteel van groot belang is, zien wij dat de onboarding experience gemiddeld zelfs iets slechter scoort dan in 2021. Alleen de mate waarin de medewerker zich opgenomen voelt in het team scoort positiever (+16%). Praktische zaken, zoals tevredenheid over ‘werkplek en laptop gereed’, bekendheid huisregels, cultuur en kernwaarden, scoren in 2022 minder. Ook het werken met een ‘buddy’ wordt in 2022 als minder ervaren dan de afgelopen jaren. Verder is de aandacht van de leidinggevende voor de nieuwe medewerker nog steeds een belangrijk aandachtspunt. De jonge generatie vindt dit het allerbelangrijkste. Zeker als je je bedenkt dat bijna 40% van de medewerkers de leidinggevende noemt als een van de belangrijkste redenen om ontslag te nemen. Werkgevers moeten dus echt meer werk maken van onboarding. Laat blijken waarom je juist voor die nieuwe medewerker hebt gekozen. Organiseer een onboarding-dag en maak de leidinggevende duidelijk dat het allemaal draait om oprechte aandacht aan de nieuwe medewerkers.

Onzekerheden wegnemen tijdens pre-boarding

Voor de onboarding fase is er de zogenoemde pre-boarding fase. Hier maakt een nieuwe medewerker kennis met de organisatie waar binnenkort gestart wordt. Neem onzekerheden – wie heeft ze niet bij de start van iets nieuws – weg bij de nieuwe medewerker en maak deze alvast een beetje wegwijs in de organisatie. Vertel over de normen en waarden, of er een lunch geregeld is of dat daar zelf voor gezorgd moet worden en wat de dress code is. Want supernetjes op je werk komen, terwijl iedereen super casual is, voelt niet fijn. Zo kun je praktische zaken combineren met het alvast onderdompelen in de cultuur waar ze deel van gaan uitmaken. Dit alles kan heel eenvoudig, bijvoorbeeld via e-mail of het gebruik van zogenoemde ‘pre- en onboarding apps’.

Aandacht voor interacties tijdens candidate experience

Ook tijdens de oriëntatie en het sollicitatieproces kun je via voorbereidende gesprekken en interacties al heel veel vragen ondervangen en mogelijke onzekerheden wegnemen. Uit onze whitepaper blijkt dat een op de drie medewerkers hier ruimte ziet voor verbetering, zowel in gesprekken met HR, de leidinggevende als bij het arbeidsvoorwaardengesprek en het assessment. Opvallend is dat vooral jonge medewerkers (generatie Z) behoefte hebben aan meer gesprekken. Zij staan nu eenmaal aan het begin van hun carrière en vinden uitdaging in werk en functie belangrijk in een nieuwe baan. Daar mag best uitvoerig over gesproken worden, zo vinden ze. Wat ook opvalt voor en tijdens de candidate experience is dat steeds meer medewerkers bij hun nieuwe werkgever terechtkomen via bekenden. Liefst 26%. Het actief aandragen van nieuwe medewerkers, ofwel: referrals, door huidige medewerkers bespaart je als organisatie een hoop tijd en geld in het wervingsproces.

Pre-boarding- en onboardingstips voor organisaties

1. Bijna elke nieuwe starter is wel een klein beetje onzeker. Maak dus duidelijk waarom je juist voor hem/haar hebt gekozen.
2. Stof je ‘buddyconcept’ af, want vanaf het allereerste moment van ontvangst heeft iedereen een vriendelijk gezicht nodig waar ze terechtkunnen.
3. Onthoud dat iemands avontuur begint met de handtekening; pre-boarding (dus van handtekening tot eerste dag).
4. Organiseer een onboarding-dag. Geef mensen een ervaring mee, want deze heeft blijvend impact. En wie weet vertelt iemand nog eens over die geweldige dag op een verjaardag!
5. We hadden het net al even over pre-boarding, maar vergeet niet dat je ‘candidate experience’ ook al meegeeft wat voor organisatie je bent.
6. Alles wat je aandacht geeft groeit. Dus beste leidinggevenden, schenk oprecht aandacht aan je nieuwe medewerker. Erkenning en waardering zijn superbelangrijk.
7. Zorg voor goed werkende middelen. Zeker in situaties waarin er (veel) wordt thuisgewerkt wil je voorkomen dat iemand zich (digitaal) op een eiland voelt.

Meer weten over pre-boarding, onboarding en employee journey experience?

Kijk op www.integron.nl of neem contact op met Robert Mentink via tel. 010 4115966 of mail [email protected].

De whitepaper Employee Journey Experience 2022 bekijken? Dat kan: download het document hier.