Leren en onboarding: een logische connectie

Binnen de employee experience vormt leren de rode draad. Dat begint al bij de pre-boarding, waarin de new hire in de periode tussen het tekenen van het contract en de startdatum leert over de organisatie, zijn of haar rol en verwachtingen. En een medewerker blijft leren tot aan de offboarding, waarbij de focus ligt op het borgen en overbrengen van kennis op collega’s.

Voor de organisatie biedt de onboardingsperiode een uitgelezen kans om leren te integreren in het dagelijks werk. Dit zijn enkele aandachtspunten hierbij:

• Verbind de opleidings- en ontwikkelingsstrategie aan korte- en langetermijnbehoeftes voor talent.
• Kies voor praktische leerinspanningen die passen bij de organisatie;
• Zorg dat je de functie-eisen kent en zorg ervoor dat de training relevant is en op het juiste moment wordt aangeboden.
• Weet wat werknemers motiveert en beweegt en zorg dat de training daarop aansluit.
• Zorg dat de training vaardigheden oplevert die breder inzetbaar zijn dan alleen in de huidige functie. Dit levert meer loopbaanmobiliteit en medewerkersbetrokkenheid op en zorgt voor betere prestaties op de lange termijn.
• Als een medewerker vanaf het begin af aan van leren een gewoonte maakt, vergroot dat de duurzame inzetbaarheid.

Maar voordat een organisatie onboarding aan leren en ontwikkelen kan koppelen, moet het eerst de onboarding op orde hebben. Hieronder lees je over het belang van een goed onboardingsprogramma en de succesfactoren daarvoor.

Waarom een goed onboardingsprogramma zo belangrijk is

Nieuwe werknemers willen bevestigd worden dat ze een goede keuze hebben gemaakt. Het gevoel van onzekerheid of ze wel de juiste keuze hebben gemaakt, willen ze zo snel mogelijk kwijt. Ze willen van de daken schreeuwen: ’’Wauw, wat heb ik een leuke baan gekregen.’ Trots zijn op hun keuze.

Over het algemeen voelen medewerkers zich trots door een goede reputatie van het bedrijf, innovaties, leuke collega’s en mooie producten en diensten. Tijdens de onboarding wil je nieuwkomers deze bevestiging geven. Want spijt is de basis voor een voortijdig vertrek.

De rol begrijpen

Een belangrijk aspect van onboarding is ervoor zorgen dat nieuwe werknemers hun taken en rol binnen de organisatie begrijpen, schrijft Talya N. Bauer in haar rapport Onboarding New Employees: Maximizing Succes. ’’Prestaties leiden onder onduidelijke verwachtingen. Een onderzoek onder werknemers in de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk toonden aan dat bedrijven jaarlijks ongeveer 37 miljard dollar verliezen doordat werknemers hun rol niet begrijpen.’

Een geslaagde onboarding: dit zijn de succesfactoren (met tips)

Een goed opgezet onboardingsprogramma maakt een nieuwe medewerker sneller succesvol én voorkomt voortijdig vertrek. Dat bewijst een onderzoek bij Texas Instruments naar het onboardingsproces bij Texas Industries, waar werknemers twee maanden sneller volledig productief waren dan werknemers in een traditioneel inwerkprogramma.
Dit zijn vijf succesfactoren voor een geslaagde onboarding:

1. Pre-boarding: start op dag 0

Alles is rond. De nieuwe werknemer is aangenomen, het contract getekend en de startdag is bekend bij HR en de betreffende afdeling. Maar dan… stopt de communicatie, tot de eerste werkdag. Een gemiste kans! Geef vooraf gefaseerd informatie over hoe ze zich voor kunnen bereiden, wat ze de eerste weken kunnen verwachten en neem alvast zoveel mogelijk zorgen en onzekerheden weg.

Tip: Stuur een week van tevoren een mail met het programma van de eerste dagen (zoals kledingvoorschrift, inlogcodes, gedragsregels, flexibelwerkenbeleid, voorstelrondes, etc.) Volg de mail telefonisch op, doorloop het onboardingsproces en laat de nieuwe werknemer alle vragen stellen zodat hij vol enthousiasme en zelfvertrouwen aan de eerste werkdag begint. Pre-boarding laat zien dat je je ervan bewust bent dat ze een grote stap maken én dat ze op begeleiding kunnen rekenen. Hierdoor bevestig je impliciet dat ze een goede keuze hebben gemaakt (zie: waarom een goed onboardingsprogramma belangrijk is)

2. Definieer wat succes inhoudt: geef medewerkers een roadmap

Veel bedrijven denken dat nieuw personeel wel weet wat er van hen wordt verwacht. Helaas, dat weten nieuwe medewerkers meestal niet. Help ze door een roadmap to success op te stellen. Hierin staan belangrijke KPI’s beschreven zodat het succes ook echt concreet wordt.

Tip: Maak een stappenplan dat in de eerste dertig, zestig en negentig dagen aangeeft welke mijlpalen de nieuwe medewerker bereikt. Hierdoor krijgt hij meer grip op de eerste periode in zijn nieuwe baan en voelt hij zich verantwoordelijk voor zijn eigen succes. Het resultaat? New hires weten in welke mate ze een bijdrage leveren aan hun eigen succes én dat van de organisatie. En dat is cruciaal voor werknemerstevredenheid.

3. De onboardingsbuddy helpt integreren

Koppel elke nieuwe werknemer aan een onboardingsbuddy; het liefst iemand in een soortgelijke functie die er al langere tijd werkt. Begeleiding door een peer zorgt ervoor dat een nieuwe medewerker zich eerder op zijn gemak voelt, eerder vragen stelt (die hij wellicht liever niet aan een leidinggevende stelt) en uiteindelijk sneller integreert.

4. Blijf contact houden, ook na de eerste werkdag

Het is een voor de hand liggende valkuil: de nieuwe werknemer voldoet aan de kwalificaties en aan het einde van de eerste werkweek informeer je hoe het gaat. Dat is een goed begin, maar daar stopt het niet! Sterker nog, wil je ervoor zorgen dat de onboarding een blijvende impact heeft, dan houd je regelmatig contact. Bijvoorbeeld door wekelijks een voortgangsgesprek in te plannen.

5. Interne groei: de onboarding start opnieuw!

Heb je alle bovenstaande elementen toegepast en is de nieuwe medewerker volledig up and running? Mooi, klus geklaard! Maar wat als de medewerker vervolgens intern doorgroeit? Precies, dan is er weer een vorm van onboarding nodig. Onboarding richt zich over het algemeen op new hires, maar iedereen die intern een nieuwe positie krijgt, heeft weer support en richtlijnen nodig. Sterker nog, interne verschuivingen komen vaker voor dan dat er nieuwe medewerkers starten. Vergeet deze (relatief grote!) groep dus niet, want ook bij een nieuwe interne positie komen de nodige uitdagingen om de hoek kijken.

Hoe helpt een digitaal leerplatform bij onboarding en opleiding?

Met behulp van een digitale leeromgeving kunnen organisaties onboarding eenvoudig digitaliseren. Hierna volgen de voordelen:

Bespaar arbeidstijd en kosten

Door (delen van) het onboardingsprogramma te digitaliseren, vervang je het theoretische deel van klassikale en één-op-één onboarding van collega’s en managers. Denk hierbij aan werkinstructies, regels, veiligheidstrainingen, maar ook uitleg over cultuur en connecties. Zo bespaar je kosten én tijd.

Bied kennis en informatie vóór de eerste werkdag

Met een online academy bied je nieuwe medewerkers altijd en overal toegang tot het onboardingsprogramma. Hierdoor kunnen ze een vliegende start maken en zijn ze sneller productief en bespaar je inwerktijd en -kosten.

Vergroot de effectiviteit van onboarding en opleiden

Met een digitaal onboardingsprogramma en leertraject leren medewerkers in hun eigen leertempo. Zo krijg je als organisatie inzicht in de leerresultaten, waardoor je aanvullende trainingen in een leerlijn kunt toewijzen of gevolgde cursussen kunt toetsen of laten herhalen. Hiermee vergroot je de effectiviteit van leren en onboarden.

Ook besparen op de kosten van onboarden en opleiden?

Er valt veel tijd en geld te besparen door onboarding en opleiding via een digitale leeromgeving aan te bieden. Studytube is het meest complete leerplatform waarmee je op een effectieve en efficiënte manier onboardingstrajecten kunt digitaliseren.

Wil je hier meer over weten of bekijken hoe we jouw organisatie kunnen helpen met besparen? Neem contact op met een van onze learning & development specialisten. Je kunt ook de How-to gids voor een succesvolle onboarding downloaden.