Een jaar geleden maakte Wietske van Hees de overstap van Visma|Raet naar Appical. “Hoewel ik al heel wat jaren actief ben binnen het HR-vakgebied, heb ik mij tot nu toe vooral beziggehouden met meer ontwikkelde en geëvolueerde HR-domeinen. Onboarding is een relatief jong vakgebied binnen HR waarbinnen de focus op de softe elementen, zoals cultuur, werkgeluk en zelfvertrouwen, het verschil kunnen maken.”
Onboarding is volgens Van Hees een belangrijk opkomend vakgebied binnen HR, dat langzaam volwassen begint te worden. “Tot zo’n 5 jaar geleden was het investeren in een volledige onboardingervaring een uitzondering, en vooral weggelegd voor grote bedrijven en de voorlopers in HR. Nu begint het besef door te dringen dat een goede onboardingervaring van cruciaal belang is, ook voor middelgrote en kleine organisaties.”
Onboarding is meer dan je processen op orde hebben
“Je hebt maar één kans om een goede indruk te maken”, antwoordt Van Hees op de vraag waarom onboarding belangrijk is. “Wil je dat je medewerkers ambassadeurs worden van je organisatie? Dan is het begin van de werknemersreis een cruciaal moment. Onboarding heeft een aanzienlijke impact op de HR-praktijk en de prestaties van een organisatie. Het beïnvloedt meerdere aspecten, waaronder medewerkersbehoud en betrokkenheid, wat op zijn beurt een voorspeller is voor de algehele prestaties en financiële gezondheid van een organisatie.”
“Het is ook een sociale verantwoordelijkheid vanuit de werkgever”, legt Van Hees uit. “Het is meer dan de basis (zoals het arbeidscontract of de juiste autorisaties) op orde hebben; je laat ook zien dat je medewerkers belangrijk zijn. Goede onboarding geeft zelfvertrouwen en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich direct verbonden voelen met de organisatie. De pre- en onboardingfase zijn uitstekende momenten om je cultuur verder op te bouwen en over te brengen.”
Dit komt overeen met de verwachtingen van (toekomstige) medewerkers: “Tijdens de pre- en onboardingfase willen mensen zeker weten of ze passen bij de waarden en cultuur van een bedrijf, zoals de omgang met duurzaamheid en diversiteit en inclusie. Het is belangrijk om deze aspecten te integreren in de onboarding, zodat nieuwe medewerkers bevestiging krijgen dat ze de juiste keuze hebben gemaakt.”
Nieuwe generaties verwachten een digitale ervaring
Om dat te bereiken, is een digitaal component belangrijk. “Het werken met digitale oplossingen staat centraal in ons persoonlijke en zakelijke leven. We zijn eraan gewend geraakt om via apps te communiceren, denk bijvoorbeeld aan online winkelen en in contact blijven met vrienden of collega’s. Daarom is het bijna onmogelijk om de onboarding helemaal offline te laten plaatsvinden.”
“Bovendien verwachten nieuwe generaties, die nu de arbeidsmarkt betreden, deze digitale ervaring. Nu is een onboarding app nog een wow-factor, maar over een aantal jaren is het de nieuwe standaard. Enkel een brief of e-mail met daarin de praktische zaken en een welkomstgroet is niet meer voldoende.”
“Daarnaast is de manier waarop mensen informatie consumeren en verwerken veranderd onder invloed van technologie. Korte stukjes informatie, gamification en het leggen van verbinding werken daardoor goed in het onboardingproces, en sluiten beter aan bij jongere doelgroepen dan wollige documenten en uitgebreide handboeken. Werkgevers die niet investeren in moderne, digitale onboarding zullen daarom achterblijven.”
Technologische vooruitgang heeft invloed op de onboardingervaring
Technologie heeft altijd al een grote rol gespeeld in HR, maar het afgelopen jaar viel vooral de snelle opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) op. “We zien al een versnelling in hoe content en informatie aan medewerkers worden aangeboden dankzij AI,” legt Van Hees uit. “In ons platform kunnen klanten bijvoorbeeld gebruikmaken van AI om aantrekkelijke onboarding-content te creëren en vlug operationeel te zijn.”
“Dit is slechts het begin: AI biedt eindeloze mogelijkheden voor een verbeterde onboardingervaring. Door databronnen met elkaar te verbinden kunnen we een nog persoonlijkere ervaring creëren. En met behulp van AI kunnen we blijven innoveren, in een veel hoger tempo dan we gewend zijn.”
Een goede mix van digitale en offline elementen
“Maar,” benadrukt Van Hees, “onboarding draait niet alleen om technologie. Het moet een goede mix zijn van digitale en offline elementen, waarbij persoonlijk contact centraal staat. Concentreer je niet alleen op de administratieve processen, maar ook op menselijke aspecten, zoals het overbrengen van de bedrijfscultuur en het opbouwen van relaties. En zorg ervoor dat nieuwe medewerkers niet langs vele verschillende loketten hoeven te gaan.”
“Door je nieuwe medewerkers een goed doordachte en soepele onboardingervaring te bieden, leg je een sterke basis voor een succesvolle medewerkersreis binnen jouw organisatie.”
