Wat is de rol van de hiring manager tijdens het recruitmentproces?

Ben jij een hr-professional? Als er geen recruiter binnen de organisatie is, is de kans groot dat recruitment bij jou onderlegd wordt. Hiermee krijg je een heuse taak op je bord! Het proces begeleiden, kandidaten spreken en het contact met de hiring manager onderhouden. Wie heeft welke rol?

Als hr-professional die het recruitmentproces begeleid ligt de verantwoordelijkheid bij jou om het proces te regisseren, initiëren en aan te sturen. Voordat de vacature live gaat, voer jij met jouw hiring manager een verdiepend gesprek om te ontdekken:

• Wat de huidige situatie binnen het team is;
• Wat de subcultuur en sfeer binnen het team zijn;
• Hoe de functie zich dient te veranderen de komende jaren;
• Waar de kandidaat zich concreet mee bezig gaat houden;
• Welk profiel je voor deze functie zoekt.

Door deze aandachtspunten inzichtelijk te hebben, heb je een stevige basis om een goed plan van aanpak te maken. Jij leidt als hr-professional het proces van begin tot einde, maar kunt dit niet alleen doen. Het proces bestaat uit vier verschillende fases: pre-werving, werving, selectie en matching.

Hoe en waar speelt de hiring manager een rol?

Pre-werving

Dit kun je zien als een belangrijke voorbereidingsfase van het proces. Je zorgt ervoor dat je een vacature-intake doet met de hiring manager (zoals hierboven benoemd) en zet alles klaar voor een succesvol proces.

• Kennismaking en vacature-intake: wanneer de hiring manager een directe collega is, is de kans groot dat je al veel kennis hebt van de organisatie. Ben jij extern ingeschakeld om deze klus te klaren? Zorg er dan voor dat je een kennismaking doet om met alles bekend te raken. Meestal kun je dit gesprek combineren met de vacature-intake, waarmee je een goed beeld krijgt van de functie, het team en het profiel dat je zoekt.
• Recruitment marketing: aan de hand van jullie intake, ga je aan de slag met het schrijven van een vacaturetekst. Daarnaast kijk je naar welke recruitment marketingacties je in wil zetten. De hiring manager moet – zeker op de vacaturetekst – zijn feedback hierover geven.
• Procedureplanning: wanneer het eerste plan van aanpak helder is, wordt het tijd om een procedureplanning te maken en deze terug te koppelen naar de hiring manager. Zo is er voor hem ook helder wanneer hij zijn reactie, feedback of terugkoppeling moet geven tijdens het proces.

De reden waarom je dit goed wil afstemmen met de hiring manager, is omdat je wilt voorkomen dat er tijdens het proces hobbels op de weg ontstaan. Een hiring manager draait vaak mee in de operatie, heeft ook een team te managen en moet dan vaak ook nog gesprekken voeren met nieuwe mensen. Tijd is vaak schaars, maar in recruitment is snelheid in het proces erg belangrijk. Je wilt niet dat je mooie profielen van kandidaten hebt en dat zij door een trage reactie van de hiring manager kwijtraken.

Werving

Binnen de wervingsfase ga jij als leider van het recruitmentproces herrie maken. Op dit moment is er voor de hiring manager geen expliciete rol, behalve als de hiring manager natuurlijk graag meehelpt met het herrie maken. Er moet aandacht komen voor de vacature en dat doe je door bijvoorbeeld social media, videomarketing of adverteren.

In deze fase zet je ook referral recruitment in: werven via-via. Hoe tof is het als een nieuwe collega gevonden wordt via bestaande netwerken van de hiring manager en zijn team? Neem daarom de hiring manager mee in hoe hij zijn netwerk kan aanboren om een nieuwe collega te vinden.

Selectie

In dit onderdeel van het proces heb je de hiring manager nodig. Je komt nu namelijk op het punt dat er kandidaten zijn die je wilt voorstellen. Daarom is het belangrijk om jouw hiring manager wekelijks te updaten over lopende zaken. Op die manier blijft hij de urgentie hiervan ook inzien en zal hij sneller de mogelijkheid zien om in gesprek te gaan.

• Voorstelling van de kandidaat: jij stelt geschikte kandidaten voor aan de hiring manager. Voorkom hierbij wel dat de hiring manager dit als een punt van beoordeling ziet. Zeg daarom ook niet: ik ben benieuwd wat jij vindt, maar ga voor een aanpak zoals: ik heb deze kandidaat gesproken en hoor graag wanneer jij een gesprek wil inplannen.
• Sollicitatiegesprekken: het eerste sollicitatiegesprek staat op de planning. Kijk naar hoe je de hiring manager en kandidaat hierbij goed kan ondersteunen. De hiring manager is er natuurlijk wel verantwoordelijk voor om dit gesprek te voeren en hierbij betrokken te zijn.
• Aannemen en afwijzen: na de referentiecheck, is het aangebroken op de laatste acties binnen deze fase. Het is gebruikelijk dat de recruiter (jij in dit geval) de aanname of afwijzing doet. Ik zou hier juist willen zeggen: zorg ervoor dat de hiring manager dit doet. Hoe leuk is het als de hiring manager de nieuwe collega opbelt om het goede nieuws mee te delen. En hoe goed is het voor de ontwikkeling van de kandidaat dat de hiring manager feedback geeft over waarom er een afwijzing is?

Kortom: in deze fase heb je de hiring manager ook nodig. Niet alleen voor de terugkoppeling van lopende zaken, maar natuurlijk ook voor de inhoudelijke beslissingen. De hiring manager bepaalt uiteindelijk wie er een contract krijgt.

Matching

De matchingsfase is het belangrijk dat de laatste hobbels worden gladgestreken. Dat betekent dat de weg naar het tekenen van het contract het liefst vlekkeloos verloopt. Als hr-professional speel jij binnen deze fase een belangrijke rol om de juiste documenten voor de nieuwe kandidaat in orde te maken.

Daarnaast staat de eerste werkdag op de planning. Is er al een standaard onboarding programma? Zet dit dan in en stem dit af met de hiring manager. Binnen deze fase liggen de laatste afrondingen vooral bij jou – maar vergeet de hiring manager niet mee te nemen in de voorbereidingen. Zo kun je ervoor zorgen dat de kandidaat het proces met veel plezier afsluit en met een goed gevoel in dienst treedt.

Is de kandidaat honderd dagen in dienst? Ga dan met de hiring manager zitten om te bespreken hoe het proces is verlopen. Uiteraard heb je in de tussentijd ook contact over de kandidaat, zeker vanuit hr-perspectief, maar het kan geen kwaad om nog een aparte evaluatie over het recruitmentproces in te plannen. Op die manier leren jullie ook beter samen te werken voor in de toekomst.

Geef jouw proces een boost!

Sparren om jouw recruitmentproces te boosten of een goede invulling te geven? Bekijk mijn website, bel me via 06-46013627 of stuur een mail naar [email protected]!