Als je een baan in de zorg of IT zoekt, heb je het voor het kiezen. De organisaties staan met een vast contract, opleiding en goed salaris voor je in de rij. Maar als je één van die organisaties bent, hoe zorg je er dan voor dat talenten voor jouw organisatie kiezen? En hoe geef je talenten in de pre- en onboardingsfase een positieve ervaring, zodat ze ook voor je willen blijven werken? Tijdens de HR Summit XL ging Labor Redimo met HR leiders van grotere organisaties zoals Danone, Alliander, TomTom, AFAS en ’s Heeren Loo in gesprek over onboarding en recruitment. In dit artikel vind je inspiratie voor het vinden en binden van talent aan je organisatie.

Verliefd worden op een organisatie

Gelukkige medewerkers zorgen voor gelukkige klanten, vertelt Chief Employee Experience Officer Frank van den Brink van ABN Amro tijdens zijn inleiding op de summit. Daarom laten organisaties meer dan ooit zien dat ze waarde hechten aan hun personeel. Medewerkers willen gehoord worden. Als je hier als organisatie niet op inspeelt, is je personeel zo weg, beamen ook de andere aanwezigen. De employee experience, oftewel de ervaring van een medewerker binnen een organisatie, wordt steeds belangrijker.

‘Hoe was de eerste kennismaking met je werkgever?’, vraagt Bertrand Prinsen, Managing Partner bij Labor Redimo, tijdens de rondetafelsessie. Rien van Ekris, Global Collaboration & Change Director van Danone, reageert: ‘Tijdens mijn eigen eerste ontmoeting met Danone werd mij direct duidelijk dat ik de vrijheid zou krijgen om zelfstandig te acteren, inclusief het vertrouwen en de vrijheid die hiervoor nodig zijn. Ook werd alle informatie over de functie en het bedrijf open en eerlijk op tafel gelegd. Hierdoor wist ik dat deze organisatie bij mij zou passen – waardoor je eigenlijk naast een arbeidscontract een psychologisch contract afsluit en je direct verbonden voelt met de organisatie.’ Ook Britt Breure, HR Manager bij AFAS, had een goede eerste kennismaking: ‘Ik wilde in eerste instantie niet bij AFAS werken. Maar toen ik er eenmaal zat, dacht ik: hier wil ik blijven!’ De andere aanwezigen beamen dat je als het ware “verliefd” moet worden op een organisatie.

De juiste mensen aannemen

Omdat kandidaten het in deze arbeidsmarkt voor het kiezen hebben, is het voor organisaties van belang om van de eerste kennismaking – de candidate experience – een positieve ervaring te maken. Door een intensief preboardingsproces zorgen organisaties voor binding met sollicitanten en laten ze al vroeg zien hoe leuk het is om daar te werken. Dit uit zich in meer aandacht voor een potentiële nieuwe medewerker en het bieden van een ervaring, al vanaf de allereerste kennismaking. De aanwezigen zijn het met elkaar eens dat het essentieel is om aan verwachtingsmanagement te doen en potentiële nieuwe medewerkers duidelijkheid te geven over hoe zij landen in de organisatie, in welk programma zij terecht komen en waar ze terecht kunnen met vragen. Bovendien voorkomen organisaties hiermee dat mensen snel uitstromen en ontstaat een soort natuurlijke selectie. Arne Christian van der Tang, Chief HR Officer bij TomTom, vertelt: ‘Wij besteden meer dan voorheen aandacht aan pre- en onboarding. Mensen vinden dit fijn, omdat naar hun behoeften wordt geluisterd. We willen nieuwe medewerkers leren kennen en HR niet meer van haar slechtste kant laten zien met de administratieve rompslomp. Het heeft effect: elke maand komen wereldwijd minder medewerkers niet opdagen en stromen minder mensen uit.’

Zorginstelling ’s Heeren Loo investeert veel tijd en geld in het sollicitatietraject. Hiermee wil de organisatie voorkomen dat een mismatch plaatsvindt. Zo zegt directeur HRM Ellen Boonen: ‘We checken met een TMA (Talenten Analyse), die ingaat op het karakter- en persoonlijkheidsprofiel, of sollicitanten de juiste skills hebben om in dit vak te werken. Ook hebben we geïnvesteerd in het optimaliseren van werving- en selectieprocessen. Zo is de tijd tussen dat iemand zich bewust is van een vacature tot het tekenen van het contract teruggebracht van acht naar vier weken. Daarnaast hebben we extra recruiters aangenomen.’ Boonen vertelt dat het grootste probleem is om mensen vast te houden. Het werven is makkelijker – mensen komen binnen met een passie voor de zorg. ‘Maar de helft van de medewerkers vertrekt binnen een jaar, omdat ze niet voldoende aandacht, ontwikkelmogelijkheden en autonomie ervaren.’ Breure vertelt over de aanpak van AFAS: ‘Sollicitanten doen bij ons auditie en overtuigen toekomstige collega’s van hun toegevoegde waarde. Collega’s bepalen wie wordt aangenomen – programmeurs en facilitaire medewerkers zitten hier bij elkaar. Medewerkers vinden het leuk dat ze mee mogen beslissen over toekomstige collega’s. Bovendien is het waardevol dat medewerkers met verschillende meningen en van verschillende achtergronden gezamenlijk zo’n beslissing maken.’

Flexibel of vast

De arbeidsmarkt is krap. Het vinden en binden van talent is daardoor voor veel organisaties een uitdaging. Total Workforce Management is een integrale manier om de in-, door- en uitstroom van personeel te organiseren. De bij de summit aanwezige bedrijven geven hun eigen draai aan de zoektocht naar personeel. Zo geeft Roeland van Laer, Head Of Talent Acquisition bij Alliander, aan dat ze flexibele arbeid gebruiken om het capaciteitsprobleem van vast personeel op te lossen. Alliander begeeft zich in een complexe technische arbeidsmarkt, waardoor het lastig is om geschikt personeel te vinden. Van Laer: ‘We hebben de vaste en flexibele arbeidsmarkt geïntegreerd: 40 procent van ons IT-personeel is flex.’ Er zitten ook nadelen aan flexibel personeel, zoals Boonen vertelt: ‘Sommige teams bestaan voor de helft uit uitzendkrachten, leerlingen en zzp’ers. Er bestaat weinig samenhang.’

Ook voor softwareleverancier AFAS is het niet eenvoudig om personeel te vinden. In plaats van een flexibele schil, besteedt zij veel aandacht aan onboarding en bedrijfscultuur. Breure vertelt: ‘Wij huren niemand in. Iedereen is bij ons in dienst, zowel programmeurs als schoonmakers en beveiligers. Hierdoor ontstaat een hechte bedrijfscultuur.’

Personeel opleiden

Technische- en softwarebedrijven begeven zich in een niche arbeidsmarkt, waarin geschikt personeel niet voor het oprapen ligt. Deze bedrijven zijn genoodzaakt om personeel zelf op te leiden. Ook zorginstellingen begeven zich in een krappe arbeidsmarkt. Zo vertelt Boonen dat ’s Heeren Loo licht tot zwaar verstandelijk gehandicapten begeleidt en verzorgt. De groep licht verstandelijk gehandicapten groeit – die begeleiding vraagt om andere vaardigheden. ‘Daarom scholen wij onze mensen’, vertelt Boonen.

Doordat organisaties personeel vaker zelf opleiden, zoeken ze niet zozeer kandidaten met de juiste diploma’s maar vooral mensen die in hun cultuur passen. Daarover zegt Breure: ‘We nemen niet per se mensen met een IT-achtergrond aan, maar met de juiste motivatie en enthousiasme. Mensen die in onze cultuur passen. Met de software skills komt het dan wel goed. We leiden programmeurs op in onze inhouse Academy. Als je bij ons begint, ga je eerst intern door de wasstraat: je leert het bedrijf, de cultuur en het product kennen.’ Door nieuwe werknemers sociaal te onboarden, bind je ze aan je organisatie. AFAS kiest hierbij bewust voor een rustige maar gestage groei van 30 tot 50 collega’s per jaar. Breure: ‘We willen niet keihard groeien in aantal medewerkers. We willen vooral efficiënter werken en dat medewerkers het naar hun zin hebben.’

Referral recruitment

Danone herkent de worsteling van het werven van personeel, met name voor senior sleutelfuncties op wereldwijd niveau. Van Ekris van Danone: ‘Ook voor ons is het soms lastig goede mensen te vinden. Wij maken daarom binnen een aantal landen gebruik van referral. Juist omdat onze eigen Danoners weten hoe het is om hier te werken, zijn ze in staat de juiste mensen aan te dragen die een fit zijn met onze cultuur, waardes en manier van werken. Die ‘cultural fit’ is exact wat zo belangrijk bij ons is.’

AFAS zet vooral eigen personeel in om nieuw talent te werven. Breure: ‘Wij hebben 475 recruiters in dienst die hun omgeving vertellen hoe leuk AFAS is.’ Ook Alliander werkt met referral recruitment. Zo zegt Van Laer: ‘We hebben 3.500 techneuten die hun eigen netwerk inzetten.’ Met referral recruitment, waarbij medewerkers in hun eigen netwerk mensen werven, hebben de organisaties goede ervaringen. Daarbij is het essentieel dat medewerkers zich thuis voelen en trots zijn op de organisatie – alleen dan gaan ze anderen overtuigen om ook daar te komen werken.

We zoeken betekenisvol werk

Medewerkers zijn meer dan ooit op zoek naar hun purpose en hoe die matcht met de organisatie waar ze voor werken. Als ze in hun organisatie geen of niet voldoende betekenisvol werk kunnen doen, zetten ze hun talenten op andere manieren in. Danone merkt dat ze als purpose-driven organisatie aantrekkingskracht uitoefent op sollicitanten. Met haar visie ‘One Planet. One Health’ en de missie ‘Bringing health through food to as many people als possible’ voegt Danone betekenis aan haar organisatie en medewerkers toe. Het uitdragen van een maatschappelijke en hartgedreven missie helpt organisaties om mensen aan te trekken, zeker nu medewerkers zoeken naar betekenis. Van Laer benoemt dat Alliander meer moeite heeft om een positief imago neer te zetten: ‘Ons werkgeversimago is vaag. Wij zijn geen organisatie zoals Danone, die kandidaten aantrekt die specifiek daar willen werken. Als wij twee kandidaten voor een technische functie hebben, zijn we blij en leggen we die in de watten.’

Organisaties willen nieuw personeel zo goed mogelijk faciliteren en snel thuis laten voelen. Zo zegt Van Ekris: ‘Ga in gesprek met nieuwe medewerkers – vraag waar ze mee zitten en waar ze behoefte aan hebben. Anders zijn ze na een jaar weg.’ Joris van Toledo, Senior Consultant en Associate bij Labor Redimo, adviseert: ‘Zorg niet alleen voor een telefoon en werkplek, maar werk iemand in, zorg voor een buddy, geef vertrouwen en ga in gesprek.’ AFAS organiseert al jaren introductieweken, waarbij directeuren nieuwe medewerkers ontmoeten. ‘Dat kost veel tijd, maar we gaan ze niet schrappen’, zegt Breure. ‘Wij vinden gastvrijheid belangrijk. Zo krijg je als nieuwe collega een buddy en word je door je nieuwe team hartelijk ontvangen.’

Millennials willen niet meer keihard werken

Millennials ervaren een bepaalde onrust, wordt door meerdere aanwezigen opgemerkt. Breure van AFAS vertelt: ‘67 procent van de young professionals denkt erover om binnen een jaar ergens anders te gaan werken.’ Prinsen van Labor Redimo: ‘De millennial wil niet meer keihard werken en is meer dan andere generaties op zoek naar zingeving en betekenis. Om ze te binden, is het belangrijk om ze te faciliteren in hun behoeften.’ De aanwezige organisaties zijn het met elkaar eens dat we daarom anders moeten kijken naar werkuren en de invulling van functies.

AFAS speelt in op de grotere behoefte aan flexibiliteit door personeel de vrijheid te geven om minder te gaan werken. Breure: ‘De directie was bang dat iedereen 32 uur ging werken. Dat was niet het geval – 5 tot 10 procent maakte gebruik van die mogelijkheid. De toegenomen vrijheid zorgde onder andere voor tevreden medewerkers, terwijl in de basis weinig veranderde. Ook faciliteren wij medewerkers om buiten hun werkzaamheden andere activiteiten te ontplooien, denk aan projecten op een andere afdeling of het volgen van trainingen en cursussen.’

Digitale onboarding

Van Toledo benoemt het belang van het binden van sollicitanten en nieuwe werknemers. De faalkosten zijn enorm als mensen binnen een jaar uitstromen. Van der Tang van TomTom beschrijft hoe het bedrijf haar 5.500 medewerkers wereldwijd probeert te binden. ‘Ook wij kennen het ouderwetse introductieprogramma. Het lukte ons alleen niet om zo’n programma op al onze locaties aan te bieden en schaalbaar te maken. Nu werken we met technologie die ons helpt om managers en medewerkers bij elkaar te brengen.’ Een nieuwe medewerker beantwoordt vragen als “Wat is je favoriete middagsnack?” en “Wat wil je op je eerste werkdag aantreffen?” Op die informatie spelen managers in. Ook krijgen medewerkers al voor hun eerste werkdag video’s te zien over de waarden, de geschiedenis van het bedrijf en ervaringen van klanten. TomTom slaagt er middels deze technologie in om de onboarding experience wereldwijd te verbeteren en af te stemmen op specifieke behoeften van medewerkers.

Boonen van ’s Heeren Loo geeft aan interesse te hebben in deze technologie. De zorginstelling vindt het met haar 1.000 locaties lastig om een eenduidige onboarding experience te bieden. Wel bestaan aandachtspunten bij zo’n digitale oplossing. Zo zegt Boonen: ‘10 procent van onze medewerkers is digibeet. Ook daar moeten we iets voor bedenken.’

Anders kijken naar werk

De schaarste op de arbeidsmarkt vergroot het belang van een positieve ervaring in de preen onboardingsfase. Organisaties doen meer moeite om zichzelf te verkopen en het juiste talent te vinden en te binden. Uit de summit blijkt dat de manieren waarop organisaties dat doen, verschillen. Één van die manieren is sociaal onboarden, waarbij nieuwe medewerkers intensief kennismaken met het team en bedrijf. Voorop staat dat organisaties medewerkers een beleving moeten bieden. Om beter te begrijpen wie medewerkers zijn, wat ze willen en hoe met ze te communiceren, gebruikt HR in toenemende mate inzichten uit de marketing. Daarnaast spelen organisaties in op de toegenomen behoefte aan flexibiliteit en zingeving, bijvoorbeeld door flexibele werktijden en het verkondigen van hun missie. Ook digitale oplossingen voor onboarding kunnen uitkomst bieden, waarmee wereldwijd een soortgelijke employee experience kan worden geboden. De bij de summit aanwezige deelnemers zijn het met elkaar eens dat de grotere investering in preen onboarding zich uitbetaald doordat uitstroom wordt beperkt en talent wordt vastgehouden.


Tekst: Emma van Egmond


Meer weten? Bekijk de video naar aanleiding van de Summit XL over recruitment en onboarding!

Avatar

Gepost door HRcommunity

De redactie van HRcommunity brengt de meest interessante content, events, interviews voor HR-professionals samen.

1 opmerking

  1. Avatar
    Jet Dingemans (Zorgcommunity) 11 sep 2019 at 11:32

    Wat een leuk artikel!