Een kant en klare oplossing voor inclusieve werving en selectie is er helaas niet. Maar er is wel al veel onderzoek gedaan naar welke elementen je kunnen helpen bij het ontwikkelen van een aanpak die bij jouw organisatie of team past. Je kunt tijdens het hele recruitmentproces aan verschillende knoppen draaien. Hieronder vind je tips en inspiratie uit het online magazine van WOMEN Inc. voor de werving, selectie, sollicitatiegesprekken en de uiteindelijke keuze.

1. Werving

Vooral aan het begin van het sollicitatieproces speelt bias een grote rol blijkt uit onderzoek, waarmee het bepalend is voor de rest van de procedure. Het is moeilijk om wanneer er in de werving niet bewust wordt stilgestaan bij inclusiviteit en diversiteit,  dit later in het proces recht te trekken.

Inclusieve vacaturetekst belangrijk element

De vacaturetekst is één van de belangrijkste elementen in het wervingsproces. Hier kan bias een grote rol spelen en daarom is het belangrijk om goed op taalgebruik te letten. Maak de vereisten bijvoorbeeld  inclusiever door te verwijzen naar gedrag in plaats van eigenschappen. Ten eerste verstaat iedereen iets anders onder bepaalde eigenschappen, zoals een ‘doorpakker’ of ‘teamplayer,’ en voelt niet iedereen zich hierdoor direct aangesproken. Wees daarom specifiek in de vereisten, bijvoorbeeld: “Het is belangrijk dat je goed kunt samenwerken, feedback kunt geven en ontvangen binnen je team en kunt reflecteren op eigen functioneren.”

Verder kan het verwijzen naar eigenschappen in plaats van gedrag een stereotyperend beeld oproepen, waardoor mensen (bewust of onbewust) afgeschrikt worden en niet op de vacature reageren. Zo is gebleken dat als functie-eisen worden neergezet als eigenschap, mannen zich eerder aangesproken voelen door de vacaturetekst dan vrouwen[1]. Daarnaast focus je door te vragen naar gedrag meer op de competenties van een sollicitant. Maak specifiek geformuleerde vereisten meer open door bijvoorbeeld te zeggen:  “je kunt onze klanten mondeling effectief te woord staan” in plaats van “uitstekende Nederlandse taalbeheersing”.

Daarbij is het goed om, waar mogelijk, doorgroeimogelijkheden en secundaire arbeidsvoorwaarden[2] in de vacaturetekst te benoemen. Zo kan het benoemen van verlofmogelijkheden de functie aantrekkelijker maken voor bijvoorbeeld vrouwen om op de vacature te solliciteren. Verder is gebleken dat professionals met een niet-westerse migratieachtergrond in Nederland een relatief groot belang hechten aan mogelijkheden om door te groeien en/of bij te leren.

Bij het schrijven van een vacaturetekst is het ook van belang om te letten op ‘genderspecifiek taalgebruik’. Uit onderzoek[3] blijkt dat bepaald taalgebruik vrouwen meer afschrikt dan mannen . Gebruik feminiene woorden zoals “samenwerken”, “betrokken” of “betrouwbaar” in plaats van masculiene woorden zoals “resultaatgericht”, “presteren” of “een commerciële topper”. Daarnaast is bekend dat vrouwen pas reageren op een vacaturetekst als ze voldoen aan alle functie-eisen[4]. Terwijl mannen al solliciteren als ze aan 6 van de 10 eisen voldoen. Het kan daarom een goed idee zijn om minder functie-eisen op te nemen in je vacature, bijvoorbeeld 5 in plaats van 10. Dan is de kans groter dat een kandidaat zich in meer eisen herkent.

Er bestaat inmiddels technologie om bias in vacatureteksten op te sporen, door bijvoorbeeld aan te geven wat genderspecifieke woorden zijn. Ondanks deze technologie, is het altijd goed om vacatureteksten te laten lezen en checken door anderen, zoals werknemers of experts.

Zet de vacature op andere plekken uit

Ook waar je de vacaturetekst uitzet doet ertoe bij het wervingsproces . Werf niet alleen maar binnen je eigen netwerk, via je eigen website en LinkedIn maar zet ook andere kanalen[5] in, zoals netwerken als OneWorld,  Colourful People, Emma at Work, Echo, AGORA-Netwerk of Motopp. Werkzoekenden met een niet-westerse migratieachtergrond maken relatief vaak gebruik van jobsites en uitzendbureaus.

Profilering van jouw organisatie speelt ook een rol

de sollicitatieprocedure is slechts een onderdeel van het inclusiever en diverser maken van een bedrijf. Ook  welke cultuur er verder heerst binnen een organisatie is van groot belang. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je een ‘inclusiviteit statement’ duidelijk vindbaar op de website hebt staan om aan te geven dat je dit belangrijk vindt. Daarnaast is het belangrijk om op te letten of de beelden die op de website staan inclusiviteit en diversiteit reflecteren. Staan er alleen maar mannen in de fabriek te werken en nemen alle vrouwen op de foto’s de telefoon op? Of zijn de werknemers op de foto’s grotendeels wit, jong en zonder (arbeids)beperking?  Dit kan ook bepalend zijn of iemand solliciteert op een functie. Hierbij adviseren we wel om het beeld overeen te laten komen met de realiteit, wanneer een organisatie geen divers personeelsbestand heeft kan het dus dat er geen diversiteit op het beeld getoond wordt. Dan kun je op je website wel expliciet schrijven over het beleid dat je voert om diversiteit te bevorderen en aandacht besteden aan welke gewoontes en gebruiken er zijn op kantoor. Welke feestdagen vier je bijvoorbeeld op werk? Staan deze vast, of geef je werknemers de mogelijkheid om hier flexibel mee om te gaan, door bijvoorbeeld tijdens Hemelvaart te werken maar tijdens het Suikerfeest vrij te zijn.

2. Selectie

Ook na het wervingsproces, in de selectie van kandidaten die op gesprek mogen komen speelt bias een rol . Hoe zorg je ervoor dat het selectieproces vrij van bias blijft?

Stel een sollicitatiecommissie op

Door een sollicitatiecommissie in te stellen kunnen collega’s elkaar in hun beoordeling van de kandidaten controleren op bias. Train deze commissies ook hun eigen bias te herkennen. Zorg ervoor dat de mensen die aan de slag gaan met de selectie zelf ook divers zijn, want mensen zijn geneigd mensen aan te nemen die op ze lijken.

Gebruik de Rooney Rule

Door deze regel[6] toe te passen, zorg je ervoor dat er minstens twee kandidaten uit een diversiteitsgroep wordt uitgenodigd voor het gesprek. Hierdoor wordt de kans groter dat iemand uit die diversiteitsgroep de baan krijgt. Anne de Haij, directeur Stedelijk Museum Schiedam, vertelt in dit interview[7] meer over haar ervaringen met de Rooney Rule.

Wie zoek je?

Probeer je in de selectie van kandidaten opnieuw af te vragen wat je echt nodig hebt binnen jouw bedrijf[8]. Vraag je in plaats van sollicitanten te vergelijken met de vorige werknemer die de positie bekleedde af wat een bepaald team nodig heeft en welke kandidaat daar complementair bij kan zijn. Zorg dat je open staat voor veranderingen. Gaat er bijvoorbeeld een senior manager weg bij de organisatie, vraag je dan af of je weer een senior manager nodigt hebt op die plek, of een junior juist nieuwe inzichten zou kunnen brengen.

3. De sollicitatiegesprekken

Hoe zorg je ervoor dat een ‘klik’ met een kandidaat of bepaalde aannames over deze persoon tijdens een sollicitatiegesprek niet een grotere rol gaan spelen dan iemands kwaliteiten? De belangrijkste oplossing hiervoor ligt in de structuur van het gesprek, blijkt uit onderzoek.

Een goede structuur is belangrijk

Het is bewezen dat bij gestructureerde en gestandaardiseerde sollicitatiegesprekken bias een minder grote rol speelt. Stel daarom van tevoren vragen op die je bij iedere sollicitant stelt. Hierbij kan een beperkt aantal aanvullende vragen worden gesteld die niet van tevoren vastliggen. Hierdoor kan je verschillende gesprekken beter met elkaar vergelijken, terwijl je ook ruimte laat voor een natuurlijk verloop van het gesprek.

Hou bevindingen voor jezelf

Als je verschillende gespreksrondes hebt, bespreek dan je bevindingen tussen de rondes niet met de mensen die de volgende ronde doen. Zo voorkom je dat je hen beïnvloedt. Laat de leden van de selectiecommissie de kandidaten los van elkaar via een scoresysteem beoordelen voordat ze de scores met elkaar bespreken. En laat tot slot bij de uiteindelijke bespreking de eindbeslisser/leidinggevende niet als eerst haar/zijn bevindingen delen omdat zij de anderen kunnen beïnvloeden.

4. De uiteindelijke keuze

Als het goed is hebben inclusie en diversiteit centraal gestaan in het volledige werving- en selectieproces. Het zou natuurlijk ontzettend zonde zijn als bij de definitieve keuze van een geschikte kandidaat bias alsnog een rol gaat spelen. Daarom is het belangrijk scherp te blijven op de rol die bias mogelijk speelt tot de laatste fase van het sollicitatieproces .

Gebruik een criteria tabel

Om te voorkomen dat werkgevers in hun definitieve keuze afgaan op onderbuikgevoelens en de persoon kiezen met wie zij de beste ‘klik’ hebben, is het goed om voorafgaand aan het gesprek een beoordelingstabel op te zetten. Door gebruik te maken van zogeheten ‘anchored rating scales’ en vooraf opgestelde beoordelingsmatrixes, focus je meer op de functie-eisen dan een ‘klik’. Deze ‘anchored rating scales’[9] geven een duidelijke definitie van prestatiedimensies en op basis hiervan krijgt een sollicitant een bepaalde score en beoordeling toegewezen. Beoordeel in het sollicitatieproces ‘parallel’: noteer de score meteen, per vraag. Het beste is om de score direct voor jezelf en anderen af te schermen[10], om er voor te zorgen dat niemand bij vervolgvragen wordt beïnvloed door eerder gegeven scores.

Blijf scherp

Het is belangrijk om gedurende het sollicitatieproces, maar ook bij het maken van een definitieve keuze, kritisch te blijven op werving en selectie binnen jouw bedrijf of organisatie. Blijf tijdens de werving, selectie, sollicitatiegesprekken en een uiteindelijke keuze reflecteren op waarom kandidaten zijn geselecteerd of afgewezen.

Lees meer over inclusieve werving en selectie in het online magazine van WOMEN Inc.


Bronnen

[1] Functie-eisen als eigenschap 
[2] Secundaire arbeidsvoorwaarden
[3] Taalgebruik schrikt vrouwen vaker af dan mannen
[4] Bekend is dat vrouwen pas reageren op een vacaturetekst als ze voldoen aan alle functie-eisen
[5] andere kanalen
[6] Rooney Rule
[7] Stedelijk Museum Schiedam interview
[8] Wat heb je echt nodig binnen jouw bedrijf
[9] ’Anchored rating scales’
[10] Afschermen

Gepost door Suzan Steeman