Whk-beschikking controleren: voorkom deze 5 veelvoorkomende fouten

Een onjuiste eerste ziektedag, een gemiste vangnetsituatie of een uitkering die te lang wordt toegerekend. Het zijn fouten die ongemerkt kunnen leiden tot een hogere Whk-premie. Toch krijgt de jaarlijkse Whk-beschikking niet altijd de aandacht die nodig is. Waarom is het belangrijk om de Whk-beschikking te controleren en welke fouten komen het vaakst voor?

De beschikking gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk) bepaalt hoeveel premie werkgevers betalen voor de Ziektewet en WGA. Bij middelgrote en grote publiek verzekerde werkgevers is de premie afhankelijk van de uitkeringen die aan hun organisatie worden toegerekend.

Een onjuiste toerekening kan ervoor zorgen dat werkgevers jarenlang te veel premie betalen. De beschikking komt vaak terecht bij de financiële afdeling of de salarisadministratie. Maar juist HR beschikt over belangrijke informatie om fouten te herkennen.

Waarom HR een belangrijke rol speelt bij de Whk-controle

De Whk-beschikking wordt binnen veel organisaties vooral gezien als een financieel document. Vaak controleren werkgevers alleen het premiepercentage en verwerken ze dit vervolgens in de administratie.

Achter dat percentage schuilen echter individuele verzuim- en uitkeringsdossiers. Denk aan de eerste ziektedag van een medewerker, de datum van uitdiensttreding, een eventuele no-riskpolis of een herbeoordeling door UWV.

Welke 5 fouten komen regelmatig voor?

1. Een onjuiste eerste ziektedag

De eerste arbeidsongeschiktheidsdag speelt een belangrijke rol bij de toerekening van Ziektewet- en WGA-uitkeringen.

Stel dat een medewerker uit dienst gaat en pas daarna ziek wordt. Afhankelijk van de omstandigheden kan de zogenoemde nawerkingstermijn van de Ziektewet een rol spelen. Als de eerste ziektedag buiten de relevante termijn valt en er geen andere grond voor toerekening is, kan de uitkering onterecht aan de voormalige werkgever zijn gekoppeld.

2. Een vangnetsituatie wordt over het hoofd gezien

Niet iedere Ziektewet- of WGA-uitkering mag meetellen in de individuele schadelast van een werkgever. In bepaalde situaties gelden uitzonderingen.

Denk bijvoorbeeld aan ziekte als gevolg van zwangerschap of bevalling, orgaandonatie of een medewerker die onder de no-riskpolis valt. Wanneer dergelijke omstandigheden niet juist zijn geregistreerd of verwerkt, kan een uitkering onterecht invloed hebben op de Whk-premie.

3. Een onjuist uitkeringsbedrag

Soms is de uitkering terecht aan een werkgever toegerekend, maar klopt het bedrag niet. Dat kan bijvoorbeeld komen door een onjuiste uitkeringsperiode, een correctie die niet is meegenomen of een verkeerde verdeling van de schadelast na een bedrijfsovergang.

Een kleine afwijking per medewerker lijkt misschien beperkt, maar meerdere fouten samen kunnen een aanzienlijk financieel effect hebben.

4. Een uitkering blijft te lang meetellen

Een uitkering kan eerder terecht zijn toegerekend, maar later wijzigen. Bijvoorbeeld doordat een medewerker herstelt, een uitkering wordt beëindigd of het arbeidsongeschiktheidspercentage na een herbeoordeling wijzigt.

Als deze wijzigingen niet correct worden verwerkt, kunnen te hoge uitkeringslasten invloed blijven hebben op de Whk-premie. Vooral bij WGA-uitkeringen kan dit over meerdere jaren financiële gevolgen hebben.

5. Eerdere correcties zijn niet verwerkt

UWV kan een eerder genomen besluit aanpassen. Bijvoorbeeld na een herbeoordeling of wanneer blijkt dat een uitkeringsbedrag niet juist was.

Zo’n wijziging kan gevolgen hebben voor de schadelast die aan een werkgever wordt toegerekend. Maar een correctie door UWV betekent niet automatisch dat deze ook juist is verwerkt in de Whk-berekening. Controleer daarom of deze wijzigingen correct zijn meegenomen in de premieberekening.

Een fout ontdekt? Wacht niet te lang

Een onjuiste Whk-beschikking betekent niet automatisch dat je als werkgever definitief te veel premie betaalt. Soms kun je fouten alsnog laten corrigeren.

Voor een regulier bezwaar geldt doorgaans een termijn van 6 weken, gerekend vanaf de dag na de dagtekening van de beschikking. Is deze termijn verstreken? Dan kan onder bepaalde omstandigheden een herzieningsverzoek worden ingediend.

Houd daarbij rekening met verjaring en de mogelijkheden voor correctie van eerdere premiejaren. Hoe langer een fout onopgemerkt blijft, hoe groter de kans dat besparingsmogelijkheden verloren gaan.

Betaalt jouw organisatie de juiste Whk-premie?

Weet je zeker dat alle uitkeringen terecht aan jouw organisatie worden toegerekend? Een grondige controle helpt om fouten tijdig te signaleren.

OAZ ondersteunt werkgevers bij het controleren van hun Whk-beschikking en de achterliggende uitkeringstoerekeningen. Onze specialisten onderzoeken tijdens een vrijblijvende Whk-check of er fouten zijn gemaakt en waar mogelijk besparingskansen liggen.

Ontdek wat de vrijblijvende Whk-check jouw organisatie kan opleveren.