De-minimisregister online: wat betekent dit voor jouw organisatie?

De de-minimisregeling is voor veel zorgorganisaties geen nieuw begrip. Toch is er per januari 2026 een belangrijke ontwikkeling: het de-minimisregister is online gegaan. Daarmee verandert niet zozeer de regeling zelf, maar wel de manier waarop de-minimissteun wordt geregistreerd en gecontroleerd.

De de-minimisregeling is gebaseerd op Europese staatssteunregels. Overheden mogen ondernemingen niet zomaar financieel bevoordelen, omdat dit de concurrentie binnen de Europese interne markt kan verstoren. Kleine bedragen worden echter geacht geen merkbare invloed te hebben op het handelsverkeer. Die uitzondering is vastgelegd in de de-minimisregeling.

In de de-minimisregeling geldt voor zorgorganisaties een maximum van € 300.000 over een periode van drie belastingjaren. Blijft de totale ontvangen de-minimissteun binnen dat bedrag, dan wordt de steun als geoorloofd beschouwd. Deze regeling wordt veel toegepast bij verschillende subsidieregelingen, waaronder opleidingssubsidies. In de subsidiebeschikking staat vermeld of sprake is van reguliere staatssteun of van de-minimissteun. Alleen de-minimissteun telt mee voor het genoemde plafond.

De ‘rollende periode’

Bij de-minimissteun wordt gewerkt met een zogenoemde rollende periode van drie belastingjaren. Dat betekent dat niet wordt gekeken naar vaste kalenderjaren, maar naar het lopende belastingjaar plus de twee daaraan voorafgaande belastingjaren.

Telkens wanneer een nieuwe de-minimisverklaring wordt ondertekend, moet opnieuw worden beoordeeld hoeveel steun in die driejaarsperiode is ontvangen. Dit vraagt om een actueel en volledig overzicht van alle eerdere toekenningen. In organisaties waar meerdere afdelingen subsidies aanvragen, kan het lastig zijn dit overzicht te bewaren. Een centrale registratie binnen de eigen organisatie blijft daarom noodzakelijk.

Wat verandert er met het online de-minimisregister?

Tot begin 2026 lag het bijhouden van ontvangen de-minimissteun volledig bij de onderneming zelf. Met de invoering van het online de-minimisregister komt daar een extra controlelaag bij. Subsidieverstrekkers zijn voortaan verplicht om verleende de-minimissteun vast te leggen in dit register. Het doel is om transparantie te vergroten en overschrijdingen van het maximum te voorkomen.

Het register biedt daarmee:

• meer inzicht in eerder verleende steun;
• een extra controlemoment bij nieuwe aanvragen;
• minder afhankelijkheid van losse interne verklaringen.

Tegelijkertijd verandert de kern van de verantwoordelijkheid niet. Organisaties blijven zelf verantwoordelijk voor een juiste opgave van hun de-minimispositie. Het register ondersteunt, maar vervangt de eigen administratie niet.

Overschrijding van het maximum en de gevolgen

De grens van € 300.000 is een harde bovengrens. Wanneer deze wordt overschreden, is sprake van ongeoorloofde staatssteun. In dat geval moet het bedrag boven het maximum worden teruggevorderd. Dat kan zich voordoen wanneer:

• meerdere subsidies in korte tijd worden toegekend;
• steun vanuit verschillende regelingen samen het plafond overschrijdt;
• intern onvoldoende zicht is op eerdere toekenningen.

Ook bij het onjuist combineren (stapelen) van subsidies kan correctie noodzakelijk zijn. Het gaat daarbij niet om het vervallen van alle rechten, maar om het herstellen van het deel dat boven de toegestane grens uitkomt.

Wat vraagt dit van organisaties?

Met de komst van het online register zal de toetsing bij subsidieaanvragen naar verwachting zorgvuldiger en consistenter plaatsvinden. Afwijkingen tussen eigen opgaven en de centrale registratie kunnen vragen oproepen of tot vertraging leiden. Voor organisaties betekent dit in de praktijk:

• structureel inzicht houden in de ontvangen de-minimissteun;
• duidelijke interne afspraken maken over subsidieaanvragen;
• periodiek controleren of de administratie aansluit bij het register;
• tijdig signaleren hoeveel ruimte binnen de driejaarsperiode nog beschikbaar is.

De regeling zelf is niet nieuw, maar de manier waarop deze wordt bewaakt is dat wel. Daarmee vraagt de de-minimisregeling in 2026 om meer interne afstemming en een zorgvuldige vastlegging.

Zeker weten dat je binnen de grenzen blijft? Ondersteuning bij het inzichtelijk maken van je de-minimispositie kan veel zekerheid bieden.

De HR specialisten van OAZ kunnen je helpen bij het bepalen van de beschikbare de-minimisruimte, het correct aanvragen van subsidies en het opzetten en controleren van een sluitende administratie. Neem contact op met OAZ via [email protected] of bel rechtstreeks op 08 5600 700 voor meer informatie.