Om te reflecteren op hoe het nu echt gaat binnen je organisatie of je team, en om te zien welke verbeteringen er mogelijk zijn, is het nodig dat je tijd neemt om van buitenaf te kijken. Maar dat staat vaak haaks op de manier waarop we denken dat we productief bezig zijn. To-do-lijstjes afwerken, van meeting naar meeting en van deadline naar deadline rennen. In andere woorden: constant overal middenin zitten.
Hoe zorg je dat er toch genoeg tijd gemaakt wordt voor reflectie in de organisatie waar je werkt? Hiervoor kan je inspiratie halen uit religies – of je nu gelovig bent of niet. Want één ding dat religies uit alle tijden en plekken op de wereld hebben begrepen, is dat er vaste vormen en momenten nodig zijn om je even uit je dagelijkse beslommeringen te halen en je aandacht op iets anders te richten. Of het nu is door te mediteren, te biechten of te bidden. Rituelen creëren aandacht voor iets dat je anders te makkelijk vergeet.
Hoe kan een ritueel voor reflectie binnen een werkomgeving er dan uitzien? Vaak vallen we terug op de vormen die we nu eenmaal kennen om reflectie op gang te brengen: evaluaties, rapportages of feedbackgesprekken bijvoorbeeld. Natuurlijk is dit waardevol, maar daarnaast is er ruimte voor meer creatieve en speelse vormen. Hiermee zorg je ervoor dat je iets neerzet dat mensen niet zomaar over het hoofd zien en dat ze uitdaagt een ander perspectief in te nemen. Hieronder vind je drie ideeën om reflectie op gang te brengen in je organisatie. Gebruik ze vooral als inspiratie om samen met je team jullie eigen rituelen te bedenken!
1. De mentorwandeling
Er is weinig zo waardevol voor mensen in het eerste deel van hun werkende leven als het hebben van een mentor. Iemand die kennis en ervaring heeft op hetzelfde werkgebied, iemand die helpt het grotere plaatje te zien, iemand die inspiratie geeft en bijdraagt aan zowel persoonlijke als professionele ontwikkeling.
Het ritualiseren van mentorschap zorgt ervoor dat het voor iedereen makkelijker wordt om een mentor/mentee-relatie aan te gaan en in stand te houden, ook voor mensen die van nature wat schuchterder zijn of waarin een senior niet direct zichzelf herkent. Het draagt bij aan het creëren van een werkcultuur waarin leren centraal staat en mensen elkaar helpen.
Om mentorschap een vast onderdeel te maken is het eerst nodig dat er een structuur is waarin mensen aan elkaar gekoppeld worden. Maar vaak blijkt dit alleen niet genoeg. Om te zorgen dat de relaties niet snel uitdoven, zijn er vaste momenten nodig voor vaste ontmoetingen, het liefste in een andere omgeving – een ritueel dus. Dit kan zo simpel zijn als een maandelijks wandel moment, bijvoorbeeld elke eerste vrijdag van de maand om 16:00 uur. Moedig mentees aan om dit moment te gebruiken om de eigen ontwikkeling centraal te zetten en een boost te geven en vraag regelmatig hoe het gaat met de mentor wandelingen.
2. De denkbeeldige consultant
De meeste potentiële kennis over hoe het gaat binnen een team en wat er gedaan kan worden om dit te verbeteren, ligt natuurlijk bij de mensen die er middenin zitten. Maar vaak komt deze kennis niet aan de oppervlakte. In plaats van suggesties aandragen en actie ondernemen om processen of de samenwerking te verbeteren, gaan mensen bijvoorbeeld roddelen, anderen de schuld geven of haken ze af, als er geen vorm is om deze kennis op te halen en te delen. Binnen het team is er dan geen helderheid over wat er gedaan kan worden om het werk voor iedereen fijner te maken.
Als je de zaken in je persoonlijke leven even niet meer helder ziet, is een bekend advies om tegen jezelf te praten alsof je een denkbeeldige vriend van jezelf bent. Door van wat meer afstand naar je eigen situatie te kijken, ben je milder en scherper. Je dwingt jezelf om naar het grote plaatje te kijken en je te richten op wat het beste voor je is. Een team kan een soortgelijk principe toepassen.
In organisaties worden vaak consultants ingehuurd om van buitenaf advies te geven. Maar daarnaast kan je soms ook het hele team uitnodigen om een denkbeeldige consultant om hulp te vragen.?Een scherpe, goedgezinde adviseur met ongelooflijk veel kennis van de organisatie, die waarschijnlijk, ondanks dat hij/zij niet echt bestaat, bijzonder veel te zeggen heeft. Vraag bijvoorbeeld aan het einde van het jaar alle teamleden om zich in te leven in deze consultant en in drie slides te zetten wat ze denken dat het belangrijkste advies zou zijn dat hij/zij hun team zou geven. Bekijk samen wat de resultaten zijn, vraag om toelichting en bekijk wat jullie ermee kunnen doen. Door mensen een methode en moment te geven om uit te zoomen en na te denken over wat ze zien binnen het team, en te delen wat ze denken dat echt kan helpen, zorg je dat ze op een positieve manier aan de slag kunnen met wat er anders kan.
3. De raamstaarplek
Wat denk je als je een medewerker een half uur lang uit het raam ziet staren? Waarschijnlijk dat het niet helemaal goed gaat…
Toch is het algemeen bekend dat de beste ideeën komen op de momenten dat we even niet aan het zwoegen zijn, maar op de momenten dat ons onderbewuste de ruimte krijgt om te helpen. Op de momenten dat we andere indrukken opdoen en uit de doe-modus stappen. Weinig betere manieren om dat te doen dan door naar buiten te kijken. Door even afstand en rust te nemen, ontstaat ruimte voor nieuwe ideeën.
Maar hoe zorg je dat het op je werkplek geaccepteerd wordt dat iemand ogenschijnlijk onproductief naar buiten kijkt? Simpel: door een plek te creëren die compleet in het teken staat van deze zinvolle activiteit, een stoel bij het raam en wellicht een bordje erbij is al genoeg. Dan weet iedereen dat iemand daar aan het broeden is op goede ideeën – of misschien gewoon welverdiende rituele rust aan het nemen is.
