Sociale veiligheid: meer dan een HR-thema

Laat ik maar met de deur in huis vallen: als de verantwoordelijkheid voor sociale veiligheid alleen bij HR ligt, is het al goed mis.

In mijn jaren als People Director binnen een internationale organisatie, en sinds vorig jaar als extern vertrouwenspersoon, heb ik van dichtbij gezien wat er gebeurt wanneer sociale veiligheid onvoldoende aandacht krijgt. Niet altijd in de vorm van grote schandalen, maar subtieler, stiller en daardoor vaak nog gevaarlijker. Talent dat niet meer alles zegt in meetings. Leidinggevenden die gedrag laten passeren “om de rust te bewaren” of zelf niet goed weten hoe hierop te anticiperen. Medewerkers die zich ziekmelden of vertrekken zonder dat iemand precies weet waarom. Dat is hoe onveiligheid eruitziet in volwassen organisaties. En nee, dat los je niet op met alleen een gedragscode.

Uit het HR Trendrapport 2025 van DUO Market Research en Rendement Uitgeverij blijkt dat medewerkers hun organisatie gemiddeld een 7,8 geven voor sociale veiligheid. Een mooi cijfer, maar 14% geeft een 6 of lager. Dat betekent dat een aanzienlijke groep zich niet echt veilig voelt om zich uit te spreken.

Wat speelt er?

• 8% van de medewerkers ervaarden het afgelopen jaar grensoverschrijdend gedrag door collega’s
• 4% door leidinggevenden
• 13% door externen, zoals klanten of cliënten

Juist omdat ongewenst gedrag niet altijd zichtbaar is, vraagt sociale veiligheid om meer dan goede intenties. Structurele aandacht, preventiebeleid en een laagdrempelige, onafhankelijke vertrouwenspersoon maken het verschil.

De vertrouwenspersoon: rol, noodzaak en wettelijke context

Hoewel het aanstellen van een vertrouwenspersoon niet voor iedere organisatie expliciet wettelijk verplicht is, vloeit de noodzaak ervan in veel gevallen wel voort uit bestaande wet- en regelgeving rond sociale veiligheid, psychosociale arbeidsbelasting en integriteit:  

Ongewenste omgangsvormen, zoals pesten of discriminatie, vallen onder de Arbowet. Werkgevers moeten beleid voeren om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen en beperken. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of opvang goed geregeld is en kan maatregelen nemen. Vaak hoort daar ook een klachtenregeling bij.

Integriteitskwesties, zoals fraude of diefstal, vallen onder de Wet bescherming klokkenluiders. Bij organisaties met minimaal 50 medewerkers is een interne meldprocedure verplicht; er moet een intern meldpunt zijn, dat vaak de vertrouwenspersoon is.

Ook sommige werkgevers met minder dan 50 werknemers moeten een interne meldprocedure hebben. Dit geldt voor organisaties in specifieke sectoren, zoals financiële diensten, maritieme arbeid, havenstaatcontrole en offshore olie- en gasactiviteiten. Deze organisaties vallen onder Europese regelgeving en zijn daarom verplicht een meldprocedure te hebben, ongeacht hun omvang.

Ondanks deze verplichting is dit nog niet altijd geregeld. Van de 2.650 werkgevers die meewerkten aan de Werkgevers Enquête Arbeid 2024 (WEA):

• 40% heeft hun meldprocedure aangepast aan de Wet bescherming klokkenluiders
• 26% heeft helemaal geen meldprocedure, terwijl deze sinds 2016 verplicht is voor organisaties met meer dan 50 medewerkers

In sommige sectoren, zoals de zorg, het onderwijs en de overheid, is een vertrouwenspersoon al verplicht. De overheid werkt bovendien aan wetgeving die dit in de toekomst voor alle organisaties verplicht stelt.

Een vertrouwenspersoon biedt medewerkers een vertrouwelijke plek om ongewenste omgangsvormen of integriteitskwesties te bespreken. De vertrouwenspersoon luistert, denkt mee over mogelijke stappen en helpt een eigen keuze te maken.

Tegelijkertijd is de vertrouwenspersoon geen onderzoeker, mediator of probleemoplosser. Ook bemoeit de vertrouwenspersoon zich niet met arbeidsconflicten of privékwesties. De rol is om medewerkers te begeleiden en te informeren, niet om het conflict zelf op te lossen of namens de organisatie op te treden.

Sociale veiligheid is geen ‘zacht onderwerp’

Sociale veiligheid wordt vaak gepresenteerd als een welzijnsthema. Iets voor cultuurprogramma’s en trainingen.

Maar in werkelijkheid is het keihard organisatiewerk.

Sociale veiligheid betekent dat medewerkers zich vrij voelen om:

• hun mening te geven, ook als die afwijkt
• fouten toe te geven
• grenzen aan te geven
• ongewenst gedrag te melden
• integriteitskwesties bespreekbaar te maken

Wanneer dat niet kan, ontstaat er geen open cultuur. Dan ontstaat er aanpassing of stilte.

En stilte kost geld:

• hoger verzuim
• meer verloop
• minder innovatie

Maar vooral: verlies van vertrouwen.

Sociale veiligheid: niet van HR, maar van leiderschap

HR speelt een belangrijke rol bij het thema sociale veiligheid. Maar laat ik helder zijn: de verantwoordelijkheid en de rol als vertrouwenspersoon liggen daar niet.

HR ontwikkelt en actualiseert beleid rondom psychosociale arbeidsbelasting (PSA). HR initieert de RI&E en medewerkerstevredenheidsonderzoeken (MTO’s), analyseert exitinterviews en geeft signalen terug. HR adviseert over maatregelen en ondersteunt bij het opstellen van een plan van aanpak. HR wijst directie en leidinggevenden op hun zorgplicht en verantwoordelijkheden.

Maar HR is niet eigenaar van sociale veiligheid.

Die verantwoordelijkheid ligt bij het management en leidinggevenden. Zij dragen verantwoordelijkheid voor:

Zorgdragen voor een veilige werkomgeving

Leidinggevenden zijn het eerste aanspreekpunt bij het voorkomen van ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie of intimidatie. Zij creëren een cultuur waarin medewerkers zich veilig en gehoord voelen.

Normen uitdragen en voorbeeldgedrag tonen

Door duidelijkheid te geven over wat wel en niet kan en zelf het juiste voorbeeld te geven, laten leidinggevenden zien welke waarden in de organisatie gelden.

Signaleren en handelen

Leidinggevenden merken vroegtijdig signalen op van ongewenste omgangsvormen en reageren hier adequaat op, zodat kleine incidenten niet escaleren.

HR ondersteunt, adviseert en signaleert, maar voert niet het leiderschap. HR is de sparringpartner van leidinggevenden en management bij meldingen. Daarbij is het van belang dat HR precies weet hoe de aanpak van meldingen verloopt.

Wanneer leidinggevenden, vertrouwenspersonen en HR-professionals goed zijn toegerust en helder hebben wat hun rol en verantwoordelijkheid is, kunnen zij ieder vanuit hun eigen positie bijdragen aan sociale veiligheid en elkaar daarin versterken zonder rolverwarring.

Wat mijn ervaringen als People Director en extern vertrouwenspersoon mij hebben geleerd

Sociale veiligheid begint bij de basis. Bijvoorbeeld een duidelijke klachten- en meldregeling, een interne en/of externe vertrouwenspersoon en beleid dat voor medewerkers zichtbaar en bekend is. Zonder deze randvoorwaarden ontbreekt de structuur waarop medewerkers kunnen terugvallen.

De organisaties waar sociale veiligheid echt goed was geregeld, deden vervolgens nog vier dingen anders.

1. Sociale veiligheid verweven in leiderschap

Sociale veiligheid was geen jaarlijkse workshop of losse training. Het werd onderdeel van het leiderschapsprofiel en de verwachtingen aan leidinggevenden. Succes werd niet alleen gemeten in resultaten, maar ook in gedrag.

2. Echte onafhankelijkheid organiseren

Niet “HR, OR of de dame op finance doet dit er even bij”, maar een bewuste structuur waarin medewerkers zonder terughoudendheid hun verhaal kunnen doen. Een vertrouwenspersoon die opgeleid en echt onafhankelijk is.

3. Signaleren als stuurinformatie

Elke melding werd niet gezien als schuldvraag of crisis, maar als kans: wat vertelt dit ons, en welke acties helpen om een veilige werkomgeving te versterken?

4. Rolverdeling helder voor iedereen

Iedereen weet duidelijk welke rol HR, leidinggevende, management en vertrouwenspersoon spelen. Zo ontstaat er geen verwarring en kan iedereen effectief bijdragen aan een veilige en open werkcultuur.

Een gesprek met een vertrouwenspersoon is geen crisis. Het is feedback op de cultuur.

Sociale veiligheid als fundament

De vraag is dus niet:
‘Hebben we het geregeld?’

De vraag is:
‘Durven mensen hier echt alles te zeggen?’

Als het antwoord niet volmondig ‘ja’ is, dan is er werk aan de winkel.

En dat werk begint bij leiderschap. Niet bij formulieren.

In mijn werk, eerst als People Director en nu als extern vertrouwenspersoon, zie ik dagelijks hoe groot het verschil is tussen organisaties die sociale veiligheid organiseren op papier en organisaties die het echt durven dragen.

Met Fiductie ondersteun ik organisaties bij dat laatste: het scherp krijgen van rollen, het organiseren van onafhankelijke opvang en het versterken van leiderschap op dit thema. Niet als eigenaar van het probleem, maar als onafhankelijke partner.

Bronnen

• https://www.rendement.nl/psychosociale-arbeidsbelasting-psa/nieuws/sociale-veiligheid-onder-druk-op-de-werkvloer.html
• https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/actueel/nieuws/2025/07/23/meerderheid-werkgevers-heeft-nog-geen-goede-meldregeling
• https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/arbowet–en–regelgeving/arbowetgeving
• https://www.wetbeschermingklokkenluiders.nl/home/de-wet-op-hoofdlijnen