7 aandachtspunten bij (her)benoeming van de vertrouwenspersoon

Wanneer een organisatie een nieuwe vertrouwenspersoon aanstelt, is dat hét moment om bewust stil te staan bij de keuzes die daarbij komen kijken. Vaak wordt pas nagedacht over de geschiktheid van de vertrouwenspersoon wanneer er zich een incident voordoet. Toch is het verstandig om vooraf te bepalen wat past bij de organisatie. Onderstaande 7 punten helpen daarbij als inspiratie én als praktisch hulpmiddel.

1. Betrek de OR of PVT

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon valt onder het Arbobeleid. De ondernemingsraad (OR) heeft instemmingsrecht bij regelingen die te maken hebben met arbeidsomstandigheden. Toch wordt de OR of personeelsvertegenwoordiging (PVT) in de praktijk vaak niet betrokken bij de keuze van de vertrouwenspersoon.

Dat is opmerkelijk, want in het wetsvoorstel voor de verplichtstelling van de vertrouwenspersoon, dat momenteel bij de Eerste Kamer ligt, wordt juist benadrukt dat de OR en PVT instemmingsrecht hebben bij de aanstelling.

De vertrouwenspersoon is er immers voor de medewerkers. Het ligt dan ook voor de hand om de OR of PVT te betrekken bij het opstellen van de profielschets en eventueel bij de selectieprocedure.

Volgens het wetsvoorstel hebben de OR en PVT instemmingsrecht over:

• de keuze van de vertrouwenspersoon
• de positionering van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie
• de verlenging of beëindiging van de aanstelling

2. Interne of externe vertrouwenspersoon?

Een belangrijke keuze is of de vertrouwenspersoon intern of extern wordt aangesteld.

Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie en de cultuur goed. Dat maakt de drempel vaak lager voor medewerkers om contact te zoeken. Tegelijkertijd kan de interne vertrouwenspersoon minder onafhankelijk overkomen of in een belangenconflict terechtkomen – zeker als hij of zij ook andere functies binnen de organisatie vervult.

Een externe vertrouwenspersoon daarentegen staat op afstand van de organisatie. Dat vergroot de objectiviteit en kan de gevoelige gesprekken veiliger maken. De keerzijde is dat een externe vaak minder kennis heeft van de organisatie en cultuur, en bovendien hogere kosten met zich meebrengt.

Steeds vaker kiezen organisaties voor een combinatie van beide: een externe vertrouwenspersoon, aangevuld met een of meer interne vertrouwenspersonen met verschillende achtergronden.

3. Een duidelijke profielschets

Voordat de zoektocht begint, is het nuttig om een heldere profielschets op te stellen. Welke kennis, ervaring en competenties zijn nodig? Moet de vertrouwenspersoon zich alleen richten op grensoverschrijdend gedrag, of ook op integriteitskwesties? En speelt de vertrouwenspersoon een rol binnen de klokkenluidersregeling?

Ook praktische aspecten tellen mee: welke voertaal wordt binnen de organisatie gebruikt, en past de vertrouwenspersoon daarbij?

4. De selectieprocedure

Hoe wordt de nieuwe vertrouwenspersoon geselecteerd? Wordt een open sollicitatieprocedure gestart, of benadert de organisatie zelf geschikte interne kandidaten of externe bureaus? Het is verstandig om dit proces transparant en zorgvuldig in te richten, zodat er draagvlak ontstaat bij medewerkers.

5. Voorkom belangenverstrengeling

Bij interne vertrouwenspersonen is het cruciaal om stil te staan bij mogelijke onverenigbare functies. Een vertrouwenspersoon die ook HR-manager, MT-lid of directielid is, kan moeilijk onafhankelijk opereren.

Ook bij een externe vertrouwenspersoon is het belangrijk dat er geen nauwe banden zijn met de organisatie, bijvoorbeeld als familielid van de directie. Alleen dan kan de rol echt onafhankelijk worden ingevuld.

6. Maak duidelijke afspraken

Voordat de vertrouwenspersoon formeel wordt aangesteld, is het belangrijk om goede afspraken te maken over de werkwijze, verantwoordelijkheden en randvoorwaarden. Denk aan:

• onafhankelijkheid en geheimhoudingsplicht
• opleiding en intervisie
• taken en bevoegdheden
• tijdsbesteding en bereikbaarheid
• omgang met persoonsgegevens en naleving van de AVG
• rapportagemomenten en -vormen

7. Werkproces

De organisatie heeft bovendien een taak om toe te zien op een goed en zorgvuldig werkproces voor de vertrouwenspersoon. Daarbij speelt het volgende:

• Is de vertrouwenspersoon echt vertrouwelijk bereikbaar?
• Kan de vertrouwenspersoon volgens de AVG werken?
• Is er een platform waar interne en externe vertrouwenspersonen kunnen (samen)werken?
• Is het wenselijk dat de vertrouwenspersoon anonieme signalen kan ontvangen?

Tot slot

Een goede vertrouwenspersoon is van grote waarde – juist op de momenten dat het erop aankomt. Door vooraf bewuste keuzes te maken en duidelijke afspraken te formuleren, is er voor medewerkers een goed vangnet; en dat is een belangrijk onderdeel van de zorgplicht van de werkgever.