Breng jouw organisatie in beweging, deel 1

Een serie blogs over responsieve organisaties.

In FD Persoonlijk, de zaterdagbijlage van Het Financiële Dagblad, stond op zaterdag 9 november een interessant artikel over de opvoeding van kinderen: volgens Jan Geurtz, leraar Tibetaans Boeddhisme, hebben ouders vaak een sterke neiging om hun kinderen teveel op te voeden. En bereiken daarmee vaak, ongewild en onbewust, juist datgene wat zij willen vermijden. Het inzicht dat Geurtz in het artikel overdraagt is dat een kind prima zijn eigen weg kan vinden in het leven. Net als gras, groeien ze vanzelf, vanuit hun eigen natuur. ’’Opvoeden is een illusie’, aldus Geurtz en kinderen hebben vooral een veilige haven nodig, waarin hun gevoelens erkend worden.

Dit is een mooie analogie met het managen van organisaties. Ook daar zien we dat overijverige managers vaak druk doende zijn om controle uit te oefenen op de dagelijkse gang van zaken. Vaak met een averechts effect. Het lijkt erop dat ze ’’aan het gras trekken’, in de hoop dat het dan sneller of beter groeit. Maar organisaties zijn gemeenschappen mensen van vlees en bloed. En net als onze kinderen zijn die prima in staat om hun eigen weg te vinden en organisch te groeien. Mits zij gezien en erkend worden om wie zij zijn, binnen duidelijke organisatorische kaders en een veilige werkomgeving.

En dat is precies wat er bij responsieve organisaties gebeurt. Zij hebben een sterk verandervermogen, juist omdat verandering niet ’’gemanaged’ wordt. Die vindt organisch plaats, van binnenuit. In de voorgaande blogs bespraken wij de basis kenmerken van dergelijke organisaties: een sterke visie en missie geven richting én energie. En een krachtig bewustzijn over de rol en het potentieel van het bedrijf in zijn ecosysteem levert een sterk verbinding op met zijn omgeving.

Good vibes

Stel, dat is allemaal in orde: de visie en missie van jouw organisatie zijn vastgesteld. Beknopt, inspirerend en makkelijk te onthouden. De feedback erop is uitstekend: mensen zijn erdoor geraakt en voelen zich optimaal betrokken. Ook is er een duidelijk beeld van de potentie van jouw bedrijf in zijn ecosysteem en een strategisch plan hoe die potentie ontwikkelt gaat worden.

…en nu?

Hoe krijg jij nu de medewerkers en jouw organisatie in beweging?

Mensen laten gedijen

Duidelijkheid

Dat begint met duidelijkheid op teamniveau: hoe draagt ieder team bij aan de visie, missie en doelen van de organisatie? Wat is hun functie en wat zijn de prioriteiten?

Dat lijkt eenvoudig. Toch ervaren veel teams een gebrek aan duidelijkheid op dit punt. Mensen hebben vaak moeite om het grotere geheel te overzien en hoe hun team daaraan kan bijdragen. Bijvoorbeeld: in tijden van onrust in de markt en sterke veranderingen kunnen verkoopafdelingen worstelen met de vraag welke product-marktcombinaties zij prioriteit moeten geven en waarom. Als dat niet duidelijk is, zullen de sales professionals het moeilijk vinden om als één geheel te opereren en effectief te zijn. Het helpen scheppen van duidelijkheid is hier is de taak van het leiderschap.

Iedereen op de juiste plaats

In de sport kan één speler beslissend zijn voor een goede of slechte team prestatie. In bedrijven is het hetzelfde, ook al merk je het niet altijd direct. Daarom wil je er zeker van zijn dat elk individu in het team optimaal tot zijn of haar recht komt. Om dit te kunnen bereiken, is er inzicht nodig in hoeverre iedere collega goed past bij zijn of haar rol in het team. Dit komt neer op het beantwoorden van vier vragen:

1. doen mensen wat zij willen doen? Als mensen niet tevreden zijn met wat ze doen, veroorzaakt dat frictie en stress. Het gaat hier om het afstemmen van persoonlijke doelen met die van het team en de organisatie.
2. doen zij wat zij kunnen? Komen hun vaardigheden, capaciteiten en potentieel overeen met hun verantwoordelijkheden? Je wilt mensen uitdagen, anders gaan zij zich vervelen. Maar je wilt hen daarbij niet overbelasten, want dat zorgt voor te veel stress. Mensen moeten precies zo worden uitgedaagd dat zij geïnspireerd zijn en de energie hebben om ervoor te gaan.
3. kunnen mensen zich focussen op hun werk? Dit lijkt een voor de hand liggende vraag, maar in veel organisaties raken mensen voortdurend afgeleid. Bijvoorbeeld vanwege een dominante vergadercultuur of onduidelijke prioriteiten.
4. weten medewerkers hoe zij presteren en hoe zij kunnen groeien en leren? Goede feedback is continu, motiveert mensen en laat hen groeien.

Specifiek deze vier factoren – willen, kunnen, focus en feedback – zijn belangrijk omdat aangetoond is dat zij mensen in een staat van optimale prestatie (zogenaamde ’’flow’) brengen.

Begrijp waar iedereen zich bevindt

Dit proces waarbij in kaart wordt gebracht of iedereen tot zijn of haar recht komt, heeft een positief effect op de interactie tussen de mensen in jouw organisatie. Er ontstaat een breder bewustzijn waarin men, via de visie en missie van de organisatie en hun eigen rol daarin, wordt verbonden met elkaar. Dit proces verhoogt ook het bewustzijn over de ’’fit’ van medewerkers in hun team. Bij de betrokkenen, de leiding en het team. Dat kan dus ook tot de conclusie leiden dat niet iedereen goed past in het team. En ook dat is goed, want per saldo profiteert iedereen ervan, ook de mensen die in het proces het team verlaten; zij zijn zich in het algemeen beter bewust wat wel of niet bij hen past. En daardoor beter in staat om een goed besluit te nemen over de volgende stap in hun carrière.

Samenvattend voorbeeld van de ’’mapping’ van een team. In dit geval wordt ook beoordeeld in hoeverre mensen passen in het betreffende team en in hoeverre zij vakvolwassen zijn in hun taakgebied.

Teamdynamiek

Zo ontstaat er voor jou en de managers in jouw organisatie een goed begrip hoe de mensen geholpen kunnen worden met hun ambities, afgestemd op de organisatie. Dit proces geeft veel inzicht en het werkt motiverend voor alle betrokkenen. Vervolgens is het tijd om te kijken naar de samenwerking in ieder team. Dat is waar het vervolg van dit blog over gaat.

Webinar

Op 25 november 2021 organiseerde HRcommunity in samenwerking met Theo Kroese van Moving as One, een webinar over responsieve organisaties. Jij kunt deze gratis terugkijken via onderstaande afbeelding.

Kijk terug: webinar ‘Groei van binnenuit’