Bepaal elke keer weer waar je staat als team
Is er in je team of organisatie voldoende vertrouwen, vrijmoedigheid en de wil om verschil te maken? Wanneer is er sprake van voldoende inclusie? En wie bepaalt dat? De meerderheid of de minderheid? Of een positieve sfeer, wanneer is daar sprake van? Hoe belangrijk is die? Wat zeg je tegen mensen die je vertellen dat ze juist in een negatieve sfeer gedijen? Voor al deze en andere vragen en onderwerpen moet je iedere keer weer met elkaar bepalen waar je staat. Zonder in oeverloos gediscussieer te vervallen, er moet tenslotte ook nog gepresteerd worden.
Korte en krachtige interventies
Om goed voorbereid zo snel mogelijk aan de slag te gaan met het stimuleren van psychologische veiligheid, bieden we je korte en krachtige interventies en werkvormen voor een zo objectief mogelijk beeld van de situatie. Op basis van dit beeld kun je meer diepgaande gesprekken met elkaar voeren. Het mooie is: de verandering naar meer psychologische veiligheid wordt ingezet op het moment dat je je eerste vraag stelt.
Tips bij het nagaan en bespreken van de situatie
- Neem de tijd (al gauw één tot twee dagdelen). Eindeloze praatsessies zijn funest, maar te weinig tijd is dat ook. We zien regelmatig dat er vanuit tijdgebrek of gemakzucht de makkelijke weg wordt gekozen. Er wordt dan een spreker uitgenodigd en een kwartier met elkaar gediscussieerd om vervolgens weer over te gaan tot de orde van de dag. Daarmee krijg je de verandering niet op gang.
- Je mag je natuurlijk best laten ondersteunen door externe specialisten, maar vaak zien we dat externe bureaus op basis van een scan aangeven waar de knelpunten liggen en in één adem aangeven hoe de problemen kunnen worden verholpen. Wij zeggen: niet doen! Ga zelf op onderzoek uit. Voer gesprekken met elkaar en niet met experts. Houd de regie in eigen hand.
- Richt je niet uitsluitend op problemen en knelpunten, maar heb ook oog voor wat redelijk tot goed gaat. Kijk of je lichtpuntjes kunt ontdekken: mensen die het gedrag vertonen dat je vanuit psychologische veiligheid wenst, of situaties die laten zien dat het wel degelijk mogelijk is om te voldoen aan de kenmerken van psychologische veiligheid. Gebruik deze lichtpuntjes om een vliegende start te maken.
Maak een snapshot van de bestaande situatie
Bij het maken van een snapshot van de bestaande situatie heb je vier informatiebronnen tot je beschikking: het observeren van signalen van buitenaf, metingen die je een feitelijke basis verschaffen, persoonlijke verhalen die de beleving van medewerkers weerspiegelen en beleidsstukken die aangeven wat de organisatie doet op het vlak van (psychologische) veiligheid. Je kunt zo’n snapshot maken met een klein groepje koplopers, eventueel geholpen door externe begeleiders, of met het hele team.
Observeer signalen: wees een vlieg op de muur
Het opvangen van signalen is de meest directe en makkelijkste manier om na te gaan hoe het met psychologische veiligheid is gesteld. Observeer en luister, bijvoorbeeld tijdens meetings, bij de koffiemachine of in de kantine. Wees als een vlieg die alles ziet, maar zelf niet opvalt. Schrijf op wat je hoort en ziet. Je kunt gericht signalen oppakken door zichtbare communicatiepatronen tijdens een overleg in kaart te brengen:
- Maak een lijst van alle deelnemers.
- Turf wie aan het woord is.
- Turf wie met wie praat.
- Turf hoe er gecommuniceerd wordt (positief/open of negatief/gesloten).
Wie is het meest en wie het minst aan het woord? Wie praat de ander steeds na? Wie reageert steeds als door een horzel gestoken als een bepaald iemand iets zegt? Schiet de bewuste persoon vooral in de verdediging of kiest deze juist voor de aanval? Welke ‘stille bondjes’ vallen je op? En waar zie je negatieve spanningen in de groep?
Signalen uit de boven- en onderstroom
Nog grondiger pak je het aan als je zowel de zichtbare als de onzichtbare punten in kaart brengt. Noteer het aantal keren dat je een bepaald signaal waarneemt en zet er kort bij wat je zag.
Dit artikel is geschreven door Joriene Beks en Hans van der Loo, auteurs van de boeken Psychologische veiligheid en Veldgids Psychologische veiligheid. Joriene Beks geeft een workshop over Psychologische veiligheid in teams tijdens het Jaarcongres Teamcoaching op 3 november 2022.
Joriene Beks is bedrijfskundige en expert in het creëren van psychologische veiligheid. Als coach, adviseur en gastspreker helpt zij organisaties een continu lerende cultuur te ontwikkelen. Zij koppelt “de mens” aan organisatie doelstellingen, waardoor resultaten worden behaald op een energieke en doeltreffende manier. Gebruikmakend van haar ruime praktijkervaring weet zij mensen en teams op onderbouwde, bevlogen én nuchtere wijze in beweging te zetten. www.trust-tuner.nl
Hans van der Loo is dé expert in Nederland als het gaat om sociale en psychologische veiligheid, zelfmotivatie en werken aan dynamische teams. Hij is auteur van bestsellers op het gebied van visie en energieke werkculturen en een veelgevraagd spreker. Samen met Patrick Davidson schreef hij Musk Mania dat in meer dan twintig landen is uitgebracht. Hans is oprichter van EnergyFinder, een bedrijf dat zich richt op het activeren van mensen en teams.
