(Deel 1 van een drieluik door Bas van Amersfoort, auteur van De SUPER Product Owner)
Blijvende impact maken
Ik kan je vertellen: dat gaat niet. Agile en Scrum leven van feedback. Die wil je zo vaak als mogelijk is ophalen bij stakeholders. Bij projecten gebeurt dit veel minder of vaak zelfs niet. Een project scrummen is dus wél alle bijeenkomsten doen, maar niet leren van feedback. Dat levert geen impact op. Projecten scrummen werkt dus niet. Blijvende impact maken wel. Scrum werkt alleen als je een Agile mindset in je team brengt en daarnaar handelt. Geen eilandjes meer, niet over de schutting gooien, geen oeverloze vergaderingen over de processtappen, maar in plaats daarvan voortdurend prioriteren, zaken en taken afmaken, feedback vragen en bijstellen op basis van wat je ontdekt hebt.
Hoe dat werkt?
Een tijdje geleden werd ik gevraagd om vanuit Agile en Scrum een impuls te geven aan een gestrand project bij een overheidsinstelling. De implementatie van een nieuw personeelsmanagementsysteem was in de soep gelopen. Het project zou af moeten zijn, maar ondertussen kon de HR-afdeling er zelf nog niet mee werken, laat staan dat ze hun personeelsleden konden vertellen hoe ze ermee moesten werken. Ik zag een gefrustreerde HR-afdeling en een net zo gefrustreerd team Informatievoorziening, beide groepen voelden zich totaal niet begrepen door de ander.
Korte cyclus
Het werd een uitdaging om een zowel onderbemande IV- als HR-afdeling mee te nemen in Agile principes, maar het doel was overduidelijk: hier moest de productiviteit en de samenwerking worden verbeterd. In plaats van te streven naar een volledige vijfdaagse implementatie van Scrum, besloot het team te gaan voor één dag per week. Deze aanpak zorgde voor een kortere planningscyclus en stelde iedereen in staat om samen te werken in dezelfde ruimte. Binnen een maand (dus vier werkdagen!) werden de oorspronkelijk gestreste en ontevreden teamleden tot een hecht team gesmeed dat zelfs tijd vond voor ontspanning. Toen ik op een middag langs kwam op de voortgang te checken, bleken ze samen naar een Escaperoom te zijn! Door de focus en het gezamenlijke doel ontstond er rust, samenwerking en werd er zelfs gelachen.
De rol van de Product Owner
Een van de meest opvallende veranderingen was de introductie van de rol van de Product Owner. In plaats van projectleider of manager aan te stellen, werd een medewerker van HR zelf aangewezen om deze rol te vervullen. Ze nam de verantwoordelijkheid op zich om te kijken naar wat er wél mogelijk was en om de creativiteit en innovatiekracht van het team te benutten. Ze vroeg niet simpelweg aan het team om, in figuurlijke zin, een stoel te produceren, ze vroeg om een unieke zitervaring te creëren gebaseerd op de behoeften van de gebruikers. De stoel was niet het eindproduct, waarna ze een vinkje zouden kunnen zetten achter ‘project afgerond’. Het ging erom wat de gebruikers met dat product zouden kunnen, in dit geval: hoe personeelsleden snel hun vakantiedagen en loonstrookjes konden inzien en managers hun personeelswijzigingen konden doorvoeren.
Magische samenwerking
De Product Owner hield dat doel voor ogen. Op beslissende momenten was ze in staat om knopen door te hakken, waardoor het team vertrouwen hield en de energie behouden bleef. Ze haalde actief input en feedback op bij andere afdelingen en managers en van haar manager kreeg ze het mandaat om beslissingen te nemen, waardoor micromanagen verleden tijd werd.
Dit is toch de manier waarop je wilt werken? Dat kan via de werkwijze zoals voorgesteld in het boek ‘De SUPER Product Owner’. De tijd van projecten doen is voorbij; de tijd van een product met impact creëren is aangebroken. Ga voor een cultuur van werkgeluk. Met een betrokken Product Owner aan het roer en de kracht van Scrum als leidraad, kun je die magische samenwerking en impact creëren waar iedereen naar verlangt.
