Alle bedrijven en leveranciers gebruiken tegenwoordig termen als HR scorecards, HR metrics, KPI’s, HR analytics en big data. Hebben we het hier over een trend of is HR analytics “here to stay”?

Zolang als HR bestaat, worden cijfers en data al aan HR gerelateerd . De laatste jaren wordt door technologische ontwikkelingen het ontsluiten en verzamelen hiervan steeds eenvoudiger gemaakt en de meeste HR-systemen, van eenvoudig tot complexe ERP-systemen, zijn in staat om eenvoudiger dan voorheen allerhande HR-data te ontsluiten. Hierdoor is er meer data beschikbaar en dat is een goede ontwikkeling. Tenminste, als je met je HR-afdeling van administratieve overheadkracht naar business- en strategisch partner wilt opschuiven.

Maar  wat past in mijn organisatie? Moet ik in een bepaalde volgorde ontwikkelen? En is mijn organisatie wel groot genoeg? Analytics is essentieel voor elke organisatie. Alleen de manier waarop ermee wordt omgegaan kan afhankelijk zijn van de omvang, complexiteit, levensfase of exclusiviteit van je organisatie. Of het binnen jouw organisatie past, mag eigenlijk geen vraag zijn. Als je analytics toepast, lever je toegevoegde waarde als HR en dus moet het passen! Grofweg kunnen we vier soorten HR onderscheiden:

HR-vier-niveaus-strategisch-business-partner

De gebruikte rapportagemethode gaat meestal hand in hand met de positie van HR binnen de organisatie En die positie reflecteert zich vaak ook in hoe cijfers worden gebruikt.

Administratief HR

Indien een HR-afdeling zich vooral bezighoudt met administratieve taken ziet men in de regel ad-hoc rapportages terugkomen. De bron van deze data is in de regel het payrollsysteem en/of de financiele administratie. Door deze samen te voegen, wordt een rapportage opgebouwd die inzicht geeft in historische, relatief eenvoudige, data. Deze data wordt al dan niet verwerkt in een periodieke rapportage.

Transactioneel HR

Bij organisaties waar HR vooral een transactionele rol kent, wordt meestal gebruiktgemaakt van een vorm van een HR dashboard, een metrics. Omdat binnen deze organisaties HR vooral als overheadpost wordt gezien, gaan de dashboards in de regel over efficiëntie en effectiviteit van de HR-acties. Het inrichten van deze dashboards gebeurt vaak op basis van eenduidige (standaard)indicatoren die ook bij andere bedrijven gebruikt kunnen worden. Voordeel is dat door middel van benchmarkgegevens een vergelijking gemaakt kan worden met andere bedrijven.

Nadeel van deze methode is echter dat, doordat de indicatoren generiek zijn, deze indicatoren niet per definitie de juiste inzichten geven voor jouw bedrijf. Hierdoor is de toegevoegde waarde van de metrics met het oog op wat nodig is voor de toekomst relatief beperkt. HR metrics geven echter wel belangrijke informatie over bijvoorbeeld  processen en mensen. Hierdoor verkrijg je inzicht en worden verbetergebieden zichtbaar.

Als je dus naar ad-hoc rapportages en HR metrics kijkt, weet je vooral hoe het tot en nu gaat en of afspraken uit het verleden zijn gehaald. Helaas zeggen deze vormen van rapportage niets over wat er morgen nodig is of kan gebeuren. Dit wordt in de regel nog te vaak gedaan door mensen die weliswaar ervaring hebben, maar alleen op basis van die ervaring de onderbouwing kunnen maken. Dit betekent dus dat in deze bedrijven tactische en strategische keuzes gemaakt worden op basis van ervaring en onderbuikgevoel.  De vergelijking die vaak wordt gebruikt, is dat je alleen rijdt op je achteruitkijkspiegel, en dat zou niet in ons opkomen om te doen als we echt op weg zijn met de auto.

HR business partner

Indien een HR-afdeling zich wil opstellen als partner van de business is het noodzakelijk dat de HR-afdeling managers inzicht geeft hoe de diverse HR-domeinen een bijdrage leveren aan de businessdoelstellingen. De manier waarop cijfers worden gebruikt, verandert het bestaansrecht van een HR-afdeling: van puur uitvoerend en verwerkend naar een gesprekspartner met toegevoegde waarde op tactisch niveau

Als we dit vergelijken met de HR-afdeling die puur administratief en/of transactioneel opereert, is HR met tactical analytics in staat om te verklaren waarom het nu gaat zoals het gaat. Het geeft dus niet alleen inzicht in het verleden tot en met vandaag maar er kan ook een onderbouwing worden gegeven met causale verbanden. Het stelt de organisatie in staat om, op basis van het verleden, onderbouwde keuzes te maken voor de toekomst. Door deze inzichten en de samenwerking met de HR Business Partners wordt HR niet langer aangezien als een kostenfactor, maar als een afdeling die noodzakelijk is om het verleden te verklaren en daarmee betere keuzes te maken in de toekomst. Dit zal als gevolg hebben dat er, net als in de core business, geïnvesteerd kan en mag worden in HR.

HR als strategisch partner

De bovenstaande  niveaus leiden mischien wel tot het aan tafel mogen zitten, maar zeker niet tot het mogen meepraten. Het doel moet dus niet zijn om erbij te mogen zijn, het doel moet zijn om een bijdrage te leveren aan de organisatiedoelstellingen. Dit kan enkel en alleen als HR in staat is om input te geven over wat morgen moet gebeuren en duidelijk heeft wat de impact is van voorgenomen strategische keuzes.  Dit betekent dat HR moet beschikken over data uit diverse bronnen en dat er gevalideerde modellen moeten worden gebruikt waardoor er “wat-als-scenario’s” berekend kunnen worden. Op deze manier is HR in staat om te reageren op businessvoorstellen HR weet wat de impact is op mensen, kosten, potentiële omzet en marge als een plan uitgevoerd wordt. Maar is ook in staat om key talent issues te voorspellen en hier tijdig acties op te nemen. HR kan dus echt verschuiven van reactief naar proactief en een echte bijdrage leveren aan het formuleren en realiseren van bedrijfsdoelstellingen.

HR predictable analytics

HR predictable analytics is geen trend meer, maar een noodzaak die ervoor zorgt dat HR meer en meer onderdeel wordt van de business. Hetstelt HR in staat om waarde toe te voegen, risico’s te calculeren en zelfs verkeerde keuzes te voorkomen. Waarom maakt niet iedereen dan gebruik van HR predictable analytics?, hoor ik je denken. Terechte vraag!

Om HR predictable analytics toe te passen, moet enerzijds de organisatie hier klaar voor zijn. Dit gaat niet alleen om de positie van HR maar ook de competentie van HR (en andere afdelingen). Analytics vraagt om een andere competentie dan ad-hoc en metrics of dashboard reporting, een competentie die in HR vaak nog niet gevonden wordt: statistich en cijfermatig onderlegd. Om zowel de positie als de competentie te verwerven, dient HR een veranderproces in- en door te voeren. Een ander belangrijk onderdeel is de tooling die HR gebruikt. Om HR predictable analytics goed toe te passen, moet je een HR-platform hebben dat én de juiste data vastlegt én eenvoudig data combineert met andere inputs. Hierdoor ben je in staat om snel en eenduidig je analyses te doen en te delen en je organisatie te laten profiteren. Daarnaast dient je oplossing te beschikken over technologieën als Artificial Intelligence (AI). Waarom?  Een HR-oplossing die over deze capaciteiten beschikt, is veel sneller (en ook beter) in het leggen van verbanden en het maken van voorspellingen dan wij als mensen. Dit betekent overigens niet dat je dit blind dient te volgen. Deze voorspellingen en analyses kan je gebruiken om enerzijds je eigen keuze te ondersteunen of anderzijds te challangen. Je moet jezelf dus de vraag stellen: Ben ik met mijn huidige HR-tooling in staat om een toegevoegde waarde te bieden aan mijn organisatie?

Om mee te gaan, maar nog belangrijker: om pro-actief te worden, is het absoluut noodzakelijk om te transformeren naar een moderne HR-afdeling qua mensen, middelen, processen en data!

Waarom je deze transformatie moet maken? Je wilt toch ook niet volgen, maar leiden?


Wil je naar aanleiding hiervan van gedachten wisselen? Neem dan contact met mij op!

Oscar Lausegger

Gepost door Oscar Lausegger

Oscar Lausegger is HCM Strategy Director bij Oracle.