Er zijn meerder manieren om een duurzame welvaart te organiseren. De meest voor de hand liggende en goedkoopste is: het tegengaan van verspilling. Nu richten bestaande inzichten en organisaties zich vooral op het tegengaan van voedsel-, grondstoffen- en energieverspilling. Dat is heel belangrijk, maar voor een houdbare welvaart moeten we ook kijken naar verspilling van menselijke kapitaal, veroorzaakt door digitale verspilling in kantoren. Verspilling is een verzameling activiteiten die door aanbieders in een keten worden uitgevoerd, maar voor de eindklant geen toegevoegde waarde hebben.

“Imagine there’s no friction, and we all know the same

Voorbeelden van digitale verspilling zijn overtypen, fouten herstellen, claims verifiëren en vragen stellen aan anderen. Wanneer twee mensen geen gedeelde werkelijkheid kennen, zullen ze vragen aan elkaar stellen om dit te realiseren. Dit is niet nodig omdat er ook organisatietechnologie is om dit te realiseren. Het creëren van een gedeelde werkelijkheid kost geld, maar het niet hebben ervan veel meer. Belangrijke vragen zijn dan ook: waarom zijn we ons onvoldoende bewust, waarom besteden we onze kostbare tijd aan onnodige kantooractiviteiten en wat kunnen we daar aan doen? Concreet leg ik een verband tussen de digitale lopende band (die er voor zorgt dat we minder onnodig in kantoren zitten), en het aanwenden van het surplus dat hierdoor ontstaat (en we kunnen inzetten voor verduurzaming van onze welvaart).

Your time is limited, so don’t waste it living someone else’s life. Don’t be trapped by dogma which is living with the results of other people’s thinking – Steve Jobs

De gedeelde werkelijkheid

Stel je eens voor dat er wel vertrouwen en geen onduidelijkheid meer is tussen mensen, afdelingen en organisaties. Waarom zouden we dan nog naar kantoor gaan om te communiceren en elkaar te controleren? Want dat is wat we in wezen binnen kantoororganisaties vooral doen: met elkaar communiceren en elkaar controleren. We zitten vooral achter de computer vragen te stellen en antwoorden te geven. Tellen we het aantal coronabesmettingen wel of niet op dezelfde manier? Hebben we nu 120 of 140 fte’s in onze afdeling? Is dit wel het laatst gewijzigde document? Waarom moet ik deze gegevens eigenlijk overtypen in ons eigen systeem? Is deze leverancier wel betrouwbaar genoeg? Allemaal vragen waaruit blijkt dat we niet hetzelfde weten, dat we geen gedeelde werkelijkheid kennen. En toch ligt een gedeelde werkelijkheid steeds meer binnen handbereik door nieuwe technologieën zoals ‘internet of things’, blockchain en ‘artificial intelligence’.


Beluister de bijbehorende podcast


Een digitale lopende band op kantoor

We weten dat de fysieke lopende band voor veel minder frictie zorgt in de fabriek. Het aantal fabrieksarbeiders is binnen enkele generaties meer dan gehalveerd. Zou dit ook lukken met de digitale lopende band in kantoren? Met nieuwe concepten zoals rijke data en datalogistiek moet dit lukken. Met de digitale lopende band moeten we naar een halvering van kantoorwerk kunnen binnen één generatie. Het surplus wat hierdoor ontstaat kunnen we vervolgens inzetten om maatschappelijke problemen op te lossen.

De digitale lopende band is geen totaal nieuwe uitvinding. Dat was de fysieke lopende band ook niet in 1913, het jaartal dat  algemeen gezien wordt als de start. Beide concepten zijn opgebouwd uit bestaande ‘uitvindingen’. De fysieke lopende band staat eerst bekend als massaproductie. Net als de fysieke, kun je ook de digitale lopende band beter als een organisatieconcept zien. Dit concept helpt maatschappelijke problemen op te lossen, maar alleen en alleen dán, als we dit concept gebruiken om de maatschappij te veranderen in de richting die wij als ondernemers, mensen en samenleving willen en niet wat bedrijfsleven, overheid en/of politiek willen.

Meer tijd, minder verspilling

De digitale lopende band heeft de potentie om het grootste deel van ons kantoorwerk te vervangen, zodat surplus vrijkomt voor meer betekenisvolle activiteiten. Maar in werkelijkheid lukt dat alleen als we dit concept als maatschappij gebruiken en het bestaande systeem veranderen in de richting die wij willen. Het lukt alleen als we het concept gebruiken voor het doel waar wij mensen het voor willen gebruiken.

Want meer dan de helft van de mensen doet meer dan de helft van de tijd op de verkeerde plaats de ‘verkeerde’ dingen. Verkeerd in de zin van redundant: het is organisatorisch/economisch gezien niet nodig. Dat is niet alleen een enorme verspilling, maar ook een enorme kans om met dit surplus onze welvaart te bestendigen. Zoals aangegeven: er is terecht veel aandacht voor verspilling van zaken als voedsel, energie en grondstoffen, maar een vergeten verspilling is de verspilling van menselijk kapitaal in kantoren. En verspilling van menselijk kapitaal wordt vooral veroorzaakt door digitale verspilling, kantoorverslaving en vast geloof in een achterhaald systeem. Ruim een derde van kantoorwerk komt neer op controle en communicatie en dat wordt alleen maar meer. Boekhouders controleren cijfers, managers controleren processen en steeds meer juristen controleren steeds meer regels. We worden ondanks miljarden investeringen in bijvoorbeeld IT, HRM en verandermanagement, nauwelijks nog productiever in kantoren, terwijl tekorten in andere sectoren snel toenemen. Over de hele lijn daalt de productiviteitsgroei en dat legt een ‘bom’ onder onze welvaartsstaat. Media, politiek en bedrijfsleven hebben hier te weinig aandacht voor.

Evolutie van werkgelegenheid

Al jaren consumeren we meer welvaart dan waar we, gezien onze productiviteitsgroei, recht op hebben. Groei, die met name door onze inefficiënte kantoren richting nul gaat. En dat terwijl onze welvaartskosten met enkele procenten per jaar stijgen. Zo zullen de zorguitgaven bij ongewijzigd beleid de komende twintig jaar verdubbelen. Directe gevolgen zijn onder meer toenemende schulden en structurele tekorten in zorg, onderwijs en veiligheid. Het is absoluut mogelijk om onze productiviteit weer te laten stijgen, maar dat vereist een grondige herziening van de manier waarop we werk en vertrouwen organiseren. Hierbij spelen data een belangrijke rol. Veel mensen zijn zich niet bewust wat data zijn en hoe we deze het beste kunnen organiseren.

Ook onze traditionele opvattingen over werk en hoe we dat organiseren zit ons in de weg. Echt werk, zo is de opvatting, wordt betaald en doe je tussen negen en vijf, bij voorkeur in een fysiek kantoor. Vrijwilligers, evenals huisvrouwen en -mannen, doen in die zin geen ‘werk’ en dragen dan ook niet bij aan de economie, aan het BBP. Ons sociale stelsel is nog steeds vooral gebaseerd op de ‘vaste baan’, terwijl er alle aanleiding is om werk en sociale zekerheid anders te organiseren. Dat klinkt eenvoudig en feitelijk vraagt het ook niet meer dan een andere mindset. Kinderarbeid hebben we onder druk van veranderende maatschappelijke opvattingen ook weggeorganiseerd. Om zover te komen moet met name de politiek gaan inzien, dat het tegelijk stimuleren van innovatie (Economische Zaken) en volledige werkgelegenheid (Sociale Zaken) tegenstrijdig en niet effectief is. Het lijkt erop dat het belangrijkste product van onze welvaartsmachine de productie van werkgelegenheid is geworden. Ook het koppelen van het organiseren van sociale en financiële zekerheid aan het organiseren van betaald werk is niet slim.

Data

Een belangrijke factor in het organiseren van een duurzame welvaart is dus het tegengaan van digitale verspilling door anders te kijken naar het organiseren van vraag en aanbod van data. Ik kan niet anders constateren dan dat het produceren, opslaan en distribueren van data op dit moment nog erg ambachtelijk plaatsvindt. Vergelijkbaar met het ambachtelijk produceren van een auto voor 1900. Bij het ambachtelijk produceren van een auto is de eenheid van analyse en ontwerp de auto zelf. Medewerkers lopen naar de auto toe en voeren generieke taken handmatig uit met als doel: het maken van een auto. De lopende band verandert dit perspectief: arbeiders lopen niet naar de auto, de auto komt naar de arbeiders toe. En het doel is niet het maken van een auto, maar het zo efficiënt en snel mogelijk maken van een auto. Het perspectief is massaproductie en niet een werkend eindproduct.

Perspectief op werk

Zo kunnen we ook het perspectief op kantoorwerk veranderen. Mensen lopen niet langer naar een magazijn (databank) om materialen (data) op te halen en dit zelf in elkaar te zetten (uit data informatie produceren), maar de data komen via een lopende band naar hen toe om via een applicatie omgezet te worden in informatie. Zo zie je dat we veel kunnen leren van het ontstaan en de verdere ontwikkeling van de fysieke lopende band. In ieder geval zorgde de fysiek lopende band voor een reductie van verspilling van menselijk kapitaal in de fabriek. De digitale lopende band zal hetzelfde realiseren in kantoren.

Fast forward van de fysieke lopende band naar de eenentwintigste eeuw, zien we de overeenkomsten tussen het produceren van een auto en bijvoorbeeld het produceren van een hypotheekofferte met data als grondstof. In de meeste kantoororganisaties gebeurt dit laatste, net als het ambachtelijk produceren van een auto voor de fysieke lopende band, nog ‘handmatig’. Daarmee bedoel ik: lokaal en ambachtelijk. Laat je niet misleiden omdat je een ERP-systeem gebruikt en denkt dat dit al een vorm van geïndustrialiseerde productie van informatie is. De ‘fout’ die je dan maakt is dat je je eigen organisatie als eenheid van analyse, ontwerp en automatisering neemt en niet de eindgebruiker en de waardeketen. Je kunt niet met jezelf een gedeelde werkelijkheid hebben. Daar heb je minimaal twee actoren, een aanbieder en een vrager, bij nodig. Een optimaal ERP-systeem maakt een waardeketen vaak suboptimaal. Wat voor jouw organisatie een werkelijkheid of efficiënte informatievoorziening is, hoeft dat niet voor de hele keten te zijn.

De belangrijkste drijfveren om verspilling tegen te gaan zijn bewustzijn dat er verspilling is en een ander perspectief op organiseren.


Lees hier het vorige artikel uit deze reeks
Extract van boek: ‘Duurzame Welvaart Organiseren’
Voor alle longreads en podcasts, zie: Weconomics website

Paul Bessems

Gepost door Paul Bessems

1 opmerking

  1. Avatar

    […] Lees hier het vorige artikel uit deze reeksExtract van boek: ‘Duurzame Welvaart Organiseren’Voor alle longreads en podcasts, zie: Weconomics website […]