HR en de herpositionering van de vertrouwenspersoon

Het voorkomen van ongewenst gedrag is organisatiebreed zonder meer een uitdaging te noemen. Het boek De Proactieve Vertrouwenspersoon biedt een herpositionering van de vertrouwenspersoon in organisaties: van reactief meldpunt naar strategische gesprekspartner. Dit vraagt niet alleen om een cultuurverandering, maar ook om een intensieve samenwerking met HR. Zonder de actieve steun en betrokkenheid van HR blijft zelfs de meest gemotiveerde vertrouwenspersoon beperkt in de mogelijkheden om impact te maken.

In de praktijk overlappen sociale veiligheid en psychologische veiligheid elkaar vaak. Een gebrek aan vertrouwen in de groep (sociale veiligheid) kan direct leiden tot gevoelens van onzekerheid en zelfcensuur (psychologische veiligheid). Bij zowel sociale als psychologische veiligheid moet het streven zijn om een werkomgeving te creëren waarin medewerkers zich gewaardeerd, gehoord en gerespecteerd voelen. Het sociaal en psychologisch vertrouwen vormt de basis van een gezonde organisatiecultuur. Toch worden deze thema’s in veel bedrijven voornamelijk reactief benaderd. Pas wanneer een incident plaatsvindt, komen de meldpunten en klachtenprocedures in actie, waarbij in veel gevallen ook de vertrouwenspersoon wordt gezien als meldpunt. Hoewel reactieve oplossingen essentieel zijn, bieden ze geen antwoord op de vraag hoe ongewenst gedrag voorkomen kan worden.

De ontoereikendheid van de huidige positie van de vertrouwenspersoon

Een veel voorkomende valkuil bij organisaties is het idee dat alles goed gaat zolang er geen gesprekken, meldingen of klachten van ongewenst gedrag zijn. Of de misvatting dat wanneer een vertrouwenspersoon maar drie gesprekken heeft gevoerd, de weg naar de vertrouwenspersoon goed wordt gevonden. Het is eerder een teken dat medewerkers niet weten dat er een vertrouwenspersoon is óf dat de drempel om met de vertrouwenspersoon in gesprek te gaan te hoog is. Dat komt vaak door een gebrek aan vertrouwen, veroorzaakt door een tekort aan kennis en informatie. De huidige praktijk toont aan dat de positie van de vertrouwenspersonen te beperkt is om structureel bij te dragen aan sociale veiligheid.

De bestendigheid van de vertrouwenspersoon wordt niet alleen bepaald door capaciteit, maar ook door de voortdurende toewijding om te luisteren, te begrijpen en te ondersteunen, zelfs als er hobbels te nemen zijn.

Eerste aanspreekpunt 

Vertrouwenspersonen zijn vaak de eerste stap voor medewerkers die ongewenst gedrag willen bespreken. Helaas wordt hun rol binnen organisaties vaak beperkt tot het verwerken van meldingen. Deze benadering doet geen recht aan de toegevoegde waarde van de vertrouwenspersoon als gesprekspartner. Focus bij vertrouwenspersonen ligt niet op het registreren van meldingen maar het voeren van (diepgaande) gesprekken. Doordat een duidelijke koppeling tussen vertrouwenspersonen, leidinggevenden en HR ontbreekt, is het lastig om signalen preventief om te zetten in actie. Hierdoor missen organisaties een cruciale schakel in het bevorderen van een proactieve veiligheidscultuur.

Het voorkomen van ongewenst gedrag is organisatiebreed zonder meer een uitdaging te noemen.

Vertrouwenspersonen hebben ruimte nodig om signalen te bespreken, zonder dat dit direct leidt tot een formele procedure. Door ze te positioneren als onafhankelijke adviseurs, kunnen zij de organisatie (bestuur, HR, leidinggevenden) ondersteunen bij het herkennen en aanpakken van risicofactoren. Gesprekken moeten boven meldingen staan en het verschil hierin moet duidelijk worden gecommuniceerd. Moedig medewerkers aan om zorgen vroegtijdig te delen en gebruik anonieme statistiek om trends te identificeren en patronen te doorbreken. De kloof tussen reactief en proactief handelen zorgt ervoor dat we tekortschieten in het aanpakken van de onderliggende cultuur.Onderzoek van TNO (2023) toont dat 90% van de medewerkers met grensoverschrijdend gedrag te maken heeft gehad voordat zij overwegen hierover in gesprek te gaan. Medewerkers ervaren meldpunten vaak als bureaucratisch en zijn onzeker over de vertrouwelijkheid.

Erkenning en begrip van de eigen worsteling vormen de basis voor een proactieve aanpak van een betere werkomgeving.

Naar een proactieve vertrouwenspersoon

Het transformeren van de traditionele vertrouwenspersoon naar de proactieve vertrouwenspersoon vereist een gezamenlijke inspanning. Het gaat om een gedeelde verantwoordelijkheid van alle betrokkenen binnen de organisatie. En daarmee op een andere kijk op het concept van vertrouwenspersonen. Waarbij een proactieve vertrouwenspersoon niet enkel reageert op incidenten, maar potentiële problemen weet te identificeren en aan te pakken voordat ze escaleren. Hierbij gaat het om alert te zijn op complexe veranderingen.

In De Proactieve Vertrouwenspersoon ligt de nadruk op preventie en het doorbreken van de reactieve cyclus. Sociale en psychologische veiligheid vraagt om een structurele, proactieve aanpak waarbij problemen worden aangepakt voordat ze escaleren. Dit betekent dat de vertrouwenspersoon de mogelijkheid moet hebben om signalen op te pikken en bespreekbaar te maken. Zonder dat er direct een formele procedure volgt. Het delen van kennis met de organisatie betekent meer dan het bekende voorstelrondje. Het moet gaan om actueel en actief zichtbaar zijn waardoor er een dieper begrip ontstaat in de organisatie over de eigen verantwoordelijkheden.

Door vertrouwenspersonen samen te laten werken met HR en leidinggevenden wordt het makkelijker om trends en risico’s binnen de organisatie te monitoren, zonder dat hier meldingen aan zijn vooraf gegaan.

Het succesvol transformeren van de vertrouwenspersoon naar een proactieve gesprekspartner vereist samenwerking op alle niveaus. Zoals in het boek wordt benadrukt kunnen vertrouwenspersonen niet alleen opereren. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid van HR, leidinggevenden en de directie. Sociale veiligheid vraagt om een cultuur waarin verantwoordelijkheid nemen centraal staat, en waarin iedereen zich gesteund voelt.