Een onvolledige arbeidstijdenregistratie kan bij een inspectie snel leiden tot problemen en forse boetes. Ontdek welke vijf fouten vaak voorkomen en hoe je controleert of jouw registratie aan de eisen voldoet.
Artikel 4:3 Arbeidstijdenwet vraagt een ‘deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden’. Dit controleert de Arbeidsinspectie, en hier gaat het soms mis.
De Arbeidstijdenwet laat werkgevers vrij in de vorm van hun urenregistratie. Artikel 4:3 vraagt alleen dat de registratie toezicht op naleving mogelijk maakt. Die vormvrijheid wordt in de praktijk gelezen als: wij houden iets bij, dus het is in orde. De werkinstructie die inspecteurs van de Nederlandse Arbeidsinspectie hanteren, legt de lat concreter.
Uit de memorie van toelichting volgen drie eisen:
Daarnaast bewaar je de gegevens minimaal 52 weken, op grond van artikel 3.2:1 Arbeidstijdenbesluit.
De werkinstructie bevat een bijlage met opletpunten voor inspecteurs. Vijf daarvan komen in veel organisaties voor.
Een vast rooster mag dienen als registratie, onder één voorwaarde: het rooster is ook het feitelijk gewerkte rooster. Overwerk, geruilde diensten, een dienst die een half uur uitloopt. Die afwijkingen leg je apart vast. Worden ze niet bijgehouden, dan is de registratie volgens de werkinstructie niet deugdelijk.
Dit is de situatie die je het vaakst tegenkomt bij organisaties die zorgvuldig plannen en daarna niets meer vastleggen. Het rooster in de map is de planning van drie weken geleden, niet de werkelijkheid van vorige week.
Een overzicht met totalen per afdeling of per dienst laat niet zien welke tijden bij welke werknemer horen. Daarmee vervalt de mogelijkheid om te toetsen aan de dagelijkse rust van elf uur, de wekelijkse rust van 36 uur en het gemiddelde van 48 uur per week over zestien weken.
Op dit punt kent de werkinstructie geen tussenstap. Een registratie die niet herleidbaar is tot een individuele werknemer levert een overtreding op waarvoor direct een bestuurlijke boete volgt, zonder waarschuwing vooraf.
Bij bouwplaatsen en grotere kantoren registreert de toegangspoort wie er op het terrein is. Die registratie bestaat voor calamiteiten, zodat bij ontruiming duidelijk is wie er binnen is. De momenten van in- en uitchecken vallen zelden samen met begin en einde van de arbeid.
De inspecteur mag poortgegevens gebruiken als controle op de juistheid van wat je aanlevert. Als arbeidstijdenregistratie volstaan ze niet. Werkt er personeel van aannemers op je terrein, dan blijft iedere aannemer zelf verantwoordelijk voor de eigen registratie.
Een vaste maandbeloning voor een afgesproken pakket werkzaamheden neemt de registratieplicht niet weg. De werkinstructie noemt dit expliciet als terugkerend misverstand.
Zonder vast rooster en zonder afgesproken dagvensters moeten begin- en eindtijden en pauzes van de dagelijkse arbeid genoteerd worden.
Bij plaats- en tijdongebonden werk bestaat wel ruimte. Werk je met een dagvenster waarvan de uiterste begin- en eindtijden zo zijn afgesproken dat overschrijding van arbeids- of rusttijd onmogelijk is, dan kan die afspraak worden getoetst. Afwijkingen op de uiterste tijden noteer je apart.
Opgenomen tijd-voor-tijd-uren staan in veel tijdregistraties tussen de gewerkte uren. Ze tellen niet mee bij het vaststellen van de arbeidstijd, want het is rusttijd. Staan ze er wel tussen, dan wijkt de berekende arbeidstijd af van de werkelijke.
Andersom gaat het net zo vaak mis. Uren waarop iemand de bedongen arbeid zou hebben verricht maar dat door ziekte, vakantie, een wettelijke verplichting of werk voor de ondernemingsraad niet deed, tellen wél mee als arbeidstijd.
Reistijd tussen twee werklocaties valt eveneens onder arbeidstijd, omdat die onder gezag van de werkgever plaatsvindt.
De werkinstructie schrijft twee vragen voor die in ieder inspectiegesprek terugkomen:
Het antwoord bepaalt de rest van het bezoek. Ligt de gemiddelde arbeidstijd op 48 uur per week of lager, dan wordt de controleperiode vier weken en vraagt de inspecteur de registratie van zes weken op.
Ligt het gemiddelde hoger, dan gaat het om zestien weken controleperiode en achttien weken aan gegevens. Die periode ligt altijd binnen de bewaartermijn van 52 weken, en de inspecteur kiest bewust de weken waarin de kans op overtredingen het grootst is: seizoenspieken, drukte, veel overwerk.
Ontbreken de tijden terwijl onderzoek nog mogelijk is via loonstroken, werkbriefjes of verklaringen, dan volgt bij een eerste inspectie een waarschuwing met een hersteltermijn van één dag. Is onderzoek niet mogelijk, dan maakt de inspecteur direct een boeterapport op.
Het boetenormbedrag voor het ontbreken van een deugdelijke registratie staat op € 10.000. Daarop past de Arbeidsinspectie een correctie toe naar bedrijfsgrootte: 0,5 bij minder dan tien werknemers, 0,75 bij tien tot vijftig, het normbedrag zelf bij vijftig tot honderd, en 1,5 bij honderd of meer werknemers.
Gaat het om een overtreding waarvoor direct een bestuurlijke boete volgt, dan wordt het bedrag vermenigvuldigd met 1,5. Voor een werkgever met honderd of meer werknemers komt de rekening daarmee uit op € 22.500. Bij herhaling van een soortgelijke overtreding kan het bedrag met 100 of 200 procent omhoog.
Overtredingen van de arbeids- en rusttijden zelf worden apart beboet, per persoon en per dag, met een normbedrag van € 200. Zonder deugdelijke registratie kun je bij een geschil over overuren of onderbetaling lastig onderbouwen wat er feitelijk is gewerkt.
Wie de registratie wil verbeteren, komt langs de OR. Artikel 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden geeft instemmingsrecht op een arbeids- en rusttijdenregeling (onderdeel b) én op voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties (onderdeel l).
Een prikklok of digitale urenregistratie, zoals het systeem van werktijden.nl, raakt beide onderdelen. Instemming vervalt voor zover de cao het onderwerp al inhoudelijk regelt. Leg bij de aanvraag vast wie de gegevens inziet, met welk doel, en hoe lang ze bewaard blijven. De 52 weken uit het Arbeidstijdenbesluit is een ondergrens voor bewaren. Het is geen reden om gegevens langer te houden dan de AVG toestaat.
Pak vier willekeurige weken uit de afgelopen twaalf maanden en kies drie medewerkers met wisselende diensten. Zoek per persoon per dag de feitelijke begin- en eindtijd en het totaal aan pauze. Kijk daarna of geruilde diensten, uitgelopen diensten en overwerk in diezelfde bron terug te vinden zijn.
Kost dat meer dan een kwartier, of moet je gegevens uit meerdere systemen naast elkaar leggen, dan zou een inspecteur tot dezelfde conclusie komen als jij nu: toezicht op naleving is op deze manier lastig uit te voeren.
Dat is precies de norm waaraan artikel 4:3 toetst. Een planning waarin rooster, wijzigingen en gewerkte uren in één registratie samenkomen, maakt de normen uit de Arbeidstijdenwet op ieder moment controleerbaar, ook zonder aankondiging vooraf.
WORD LID
Met HRcommunity maken we het werkveld iedere dag een stukje beter en mooier. Meld je gratis aan als lid, maak verbinding, haal én breng kennis, maak je eigen ledenprofiel, connect met andere leden en meer.
PUBLICEER
Heb je een uniek en interessant artikel geschreven en denk je dat deze interessant kan zijn voor de leden van HRcommunity? Stuur deze dan in via het formulier en wij gaan er mee aan de slag.
