Tags: , , , ,

Twee manieren om te komen tot een gedragen vitaliteitsbeleid

Heeft jouw organisatie een vitaliteitsbeleid? En dan bedoelen we een écht beleid, want hoewel een fruitmand op kantoor, gezamenlijk sporten en de inspanningen van de Arbodienst helpen, is dat nog niet een volledig beleid.

Wij horen vaak dat HR professionals op zoek zijn naar een oplossing voor minder verzuim, verlaging van werkstress en de kosten van burnout, al dan niet om hun duurzaamheidsdoelstellingen te halen. Vaak bestaat de behoefte om een vitaliteitsbeleid op te stellen, voordat een programma wordt uitgerold.

Hoewel dit een logische en verstandige volgorde is, zien we dat vanwege capaciteitsgebrek en andere prioriteiten het heel lang kan duren voordat er een vitaliteitsbeleid is. Je kunt hiervoor een externe specialist inhuren, dit versnelt onder meer het proces, maar een goed en gedragen beleid vergt ook een organisatieinvestering.

Is een volledig vitaliteitsbeleid daadwerkelijk nodig om te kunnen starten met het bevorderingen van wellbeing van je medewerkers? Gelukkig niet! Een andere methode is om één of twee van je belangrijkste vitaliteitambities te formuleren en hiervoor een programma uit te rollen. Dit bevordert je startsnelheid en je kunt direct toetsen of het programma aanslaat bij de medewerkers en wat de ROI is. Het makkelijkste is om dit te doen in de vorm van een pilot van bijvoorbeeld een 4 tot 6 maanden.

Bij beide methodes is betrokkenheid vanuit alle lagen in de organisatie, enthousiaste ambassadeurs en een breed draagvlak van belang. We delen graag onze bevindingen van deze twee methodes en geven je handvatten om te bepalen welke manier het beste bij jouw organisatie past.

1. Eerst beleid, dan programma

Vitale medewerkers zijn gelukkiger en gezonder en hebben daardoor meer waarde voor de organisatie. Het vitaliteitsbeleid start daarom bij de organisatiestrategie en van daaruit een visie op weerbare en wendbare medewerkers. Waar staan de medewerkers in je organisatie en welke rol speelt hun welzijn daarin?

Aspecten van een vitaliteitsbeleid

Een goed en volledig vitaliteitsbeleid bestaat uit een aantal aspecten. Duurzame inzetbaarheid vormt het fundament met 3 pijlers: amplitie (versterken voor iedereen), preventie (voorkomen voor een bepaalde doelgroep) en curatie (behandeling individueel). Het beleid dient alle dimensies van vitaliteit te bevatten om volledig te zijn en alle medewerkers aan te spreken. Daarnaast is vitaliteit niet puur en alleen bedoeld voor de medewerkers. Wij zijn er van overtuigd dat vitaliteit van groot belang is voor iedereen in de organisatie. Dus voor C level, managers en medewerkers. Elk niveau vraagt om een andere aanvliegroute: per doelgroep dienen er specifieke strategieën geformuleerd te worden. Tenslotte bestaat een goed vitaliteitsbeleid uit 4 dimensies: fysiek, mentaal, sociaal en financieel. Zorg ervoor dat je op elk van deze dimensies een strategie bepaalt, dan weet je zeker dat je het volledige spectrum van vitaliteit pakt.

Waar sta je nu en waar wil je heen?

Het begint allemaal met een vastgestelde missie en visie. Welke rol heeft vitaliteit in de organisatie en waar wil de organisatie staan over vijf jaar? De huidige situatie markeert het startpunt. Door een analyse te maken met behulp van informatie uit het Preventief Medisch Onderzoek (PMO), medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) en overige (arbo) rapportages krijg je hier meer inzicht in. Plaats vanaf hier de stip op de horizon: wat is over vijf jaar de gewenste situatie? Wat zijn de KPI’s die je samen wilt meten? Denk hierbij aan deelname, maar ook vooruitgang en ervaring van deelnemers. Kortom: wanneer zijn jullie succesvol? Maak deze vitaliteit ambities concreet door ze SMART te formuleren en stel de benodigde doelen op.

Peil de behoefte van de medewerkers

Zijn de ambities en doelen helder? Dan is het vitaliteitsteam aan zet om uit te werken hoe een programma eruit moet komen te zien (het liefst met een vooraf vastgesteld budget). Het kan erg waardevol zijn de behoeften van de medewerkers te peilen. Zo weet je zeker dat het programma goed gaat aansluiten. Doe kwalitatief en kwantitatief onderzoek naar de behoefte van de werknemers.

Vraag via een vragenlijst naar de interesse en motivatie op verschillende thema’s en achterhaal op deze manier waar de voorkeuren liggen. Let hierbij op dat alle lagen en dimensies van de organisatie in ogenschouw worden genomen. Onze ervaring is dat de respons op een dergelijke vragenlijst erg goed is en hierdoor verhoogt het draagvlak voor de oplossing. Win-win situatie dus!

Vind de juiste provider

Je hebt je vitaliteitambities helder voor ogen en via een vragenlijst heb je achterhaalt waar de behoeften liggen van de medewerkers. Op basis van deze informatie kun je een selectie gaan maken van de providers. Er zijn op dit moment veel aanbieders in de markt om invulling te geven aan jouw oplossing. Soms zie je door de bomen het bos niet meer. Filter daarom op een aantal vereisten voor jouw specifieke situatie. Wil je een programma voor alle medewerkers (amplitie) of voor een bepaalde groep (preventie en/of curatie)? Biedt het programma voldoende variatie voor je medewerkers? Zoek je een volledig digitaal programma, een hybride programma (tech en touch) of een programma op kantoor? Neem je de managers als uitgangspunt van het vitaliteitsbeleid of als onderdeel? De antwoorden op deze vragen kunnen je helpen om te komen tot een geschikte provider.

Beschikbaarheid voor je medewerker

Een programma werkt het best als de medewerker deze vrij kan gebruiken. Het liefst zonder tussenkomst van een manager. Enerzijds omdat dat het proces kan vertragen, anderzijds omdat je daarmee een mogelijke drempel opwerpt. Het is belangrijk dat de medewerker weet waar de oplossing te vinden is en hoe hij toegang kan krijgen.

Inzicht in de ROI

Maak je CFO ambassadeur! Maak de kosten en opbrengsten inzichtelijk via een ROI berekening en geef aan hoe de (periodieke of real time) rapportage en evaluatie plaatsvindt.

2. Vanuit een opdracht aan de slag

Agile: plan- do- check- act

Naast de methode om vanuit een vitaliteitsbeleid een programma te implementeren, kun je ook via een agile methode aan de slag. Ga met het vitaliteitsteam om tafel en plan vanuit een opdrachtformulering een oplossing. Een heldere opdracht is van belang. Bijvoorbeeld door amplitieve en preventieve interventies op gezondheid goed aan te laten sluiten op de curatieve interventies die je al hebt. En ga dan aan de slag, probeer het uit en kijk of het op die manier aanslaat. Plan- do- check- act dus.

Op deze manier ga je dus al vrij snel aan de slag met een oplossing. Bijkomend voordeel is dat je meerdere pijnpunten in de organisatie tegelijkertijd kunt pakken en op basis van verschillende succesvolle interventies kunt komen tot een beleid wat passend is en aanslaat bij de medewerkers. Pluspunt van deze methode is dat je beleid veel wendbaarder is en je sneller kunt reageren op aangedragen signalen en dat de toegevoegde waarde voor medewerkers snel zichtbaar is.

Zorg er bij deze aanpak ook voor dat er een goede samenhang en balans is tussen de verschillende activiteiten en interventies. Is er voldoende aandacht voor amplitie, preventie en curatie zowel mentaal, fysiek, sociaal als financieel? Maak goed inzichtelijk wat de toegevoegde waarde is van de initiatieven. Doe een 0 en 1 meting op de verschillende aspecten van vitaliteit aan het begin en einde van de interventie.

Agile, maar wel met een plan

Hoewel deze aanpak wat vrijer is dan de eerste methode waarbij je uitgaat van een solide vitaliteitsbeleid, is ook in deze aanpak belangrijk om eerst goed stil te staan bij wat je precies wilt aanpakken. Bepaal dus eerst je doel, stel het budget samen, vraag uit waar behoefte aan is, en kies een programma of interventie welke toegankelijk is voor iedereen.

Klein beginnen is groots eindigen. Doe daarom een pilot bij een subset van de organisatie om de interventie te testen. Zo blijf je flexibel in je zoektocht naar de juiste passende oplossing.

Je partij is gekozen. En dan?

Je doel is helder, het budget is geregeld, een goed aansluitende interventie is gekozen en de afspraken voor de pilot zijn gemaakt. Hoe zorg je er voor dat de pilot aanslaat bij de medewerkers en een succes wordt? Dit is hét moment om aan de slag gaan met activatie; een van de moeilijkere aspecten omdat het continue aandacht vereist via een goed doordachte communicatiestrategie. We delen een aantal aspecten met je die van essentieel belang zijn voor een succesvolle activatie van jouw interventie.

  1. Zorg voor een motiverende en inspirerende toon. Ervaringen en quotes van binnenuit de organisatie werken altijd het beste.
  2. Maak gebruik van een autoriteit en ambassadeurs binnen de organisatie. Enerzijds normaliseer je hiermee vitaliteit, anderzijds kunnen zij het goede voorbeeld geven.
  3. Iedereen heeft een andere voorkeur, dus variatie in aanbod is belangrijk. Denk hierbij aan audiovisueel, visueel, tekst ed.
  4. Zorg ervoor dat de activiteiten tijdens werktijd plaats kunnen vinden. Zo haal je eventuele drempels weg en geef je het signaal dat het goed is om aan je vitaliteit te werken tijdens werktijd.
  5. Er dient een continue informatiestroom te zijn rondom het onderwerp van vitaliteit en welzijn. Creëer daarom een contentkalender zodat je periodiek en multilevel vitaliteit zichtbaar maakt.
  6. Multi channel; gebruik alle mogelijke kanalen om de boodschap te delen. Denk aan intranet, posters en flyers, beeldkranten, tijdens meetings ed. Zorg dat het niemand kan ontgaan dat je kunt werken aan je welzijn.
  7. Maak medewerkerswelzijn onderdeel van de evaluatiegesprekken.
  8. Meten is weten. Maak gebruik van de data en deel deze ook.

Veel werk? Ja en nee

Nu je dit allemaal hebt gelezen denk je misschien wel dat het veel tijd kost voordat de eerste positieve verbeteringen van je interventie zichtbaar zijn. We zullen ook niet ontkennen dat dit zo is. Ja, het vraagt veel werk om een goed vitaliteitsbeleid op poten te zetten en een passende oplossing te vinden die past bij jouw missie en visie. Aan de andere kant, een goed vitaliteitsbeleid getuigt ook van goed werkgeverschap. Wanneer medewerkers, als gevolg van gebrek hiervan, uitvallen of rond gaan kijken naar een andere baan, dan kost dit ook veel tijd en geld.

Al met al vertegenwoordigt vitaliteit veel waarde. Deze waarde kan worden uitgedrukt voor de organisatie op basis van de volgende elementen:

  • Verzuim; een goed vitaliteitsbeleid zorgt voor 15% minder verzuim.
  • Productiviteit; World Economic Forum stelt dat productiviteit stijgt met meer dan 5%.
  • Goed werkgeverschap; denk aan hogere medewerkerstevredenheid, meer betrokkenheid en lager personeelsverloop.
  • Return on Investment; met het voorkomen van een uitgevallen fte bespaar je al snel 100.000 euro.

Kies je aanpak

Er zijn dus meerdere manieren om te komen tot een beleid. Je kunt er voor kiezen om vanuit een solide beleid een programma start. Wil je liever wat wendbaarder zijn? Kies dan voor de agile benaderingen en start met een pilot. Wat je aanpak ook is, zorg er altijd voor dat je activatie staat als een huis. Op die manier gaat jouw aanpak werken en zorg je voor mentaal en fysiek fitte medewerkers.

Welly helpt graag een handje

Ben je nieuwsgierig geworden en wil je weten hoe een op maat gemaakt wellbeing programma jouw organisatie kan ondersteunen? Contact ons voor een kop thee of boek vrijblijvend een demo. We hebben namelijk allemaal hetzelfde doel: werkend Nederland vitaler te maken.

Tags: , , , ,
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.
Ook Interessante Artikel

Community Leden

Alle Leden >>>

Whitepaper De waardevolle organsiatie

whitepaper arbeidsmarkt
In dit whitepaper staan HR en HRM gerelateerde onderwerpen omtrent de Arbeidsmarkt

Registreer je als lid

Bekijk het HRcommunity Festival magazine hier!

HRtop100 Sponsor Headfirst Group

HRtop100 Sponsor Headfirst Group

Upload content hier!

Artikelen & Blogs

WORD LID

Met HRcommunity maken we het werkveld iedere dag een stukje beter en mooier. Meld je gratis aan als lid, maak verbinding, haal én breng kennis, maak je eigen ledenprofiel, connect met andere leden en meer.

PUBLICEER

Heb je een uniek en interessant artikel geschreven en denk je dat deze interessant kan zijn voor de leden van HRcommunity? Stuur deze dan in via het formulier en wij gaan er mee aan de slag.

ADVERTENTIE

In de spotlight

Vacature

HR Manager – OPRA Turbines

Boek

Superkrachten - Creëer eigenaarschap en laat je organisatie werken -

Superkrachten – Creëer eigenaarschap en laat je organisatie werken

Kalender

Word een Online Learning Expert | SkillsTown

Whitepaper

Grip en zicht op je flexpool

Grip en zicht op je flexpool