Ik geloof dat werken in hybride teams (waarbij mensen deels thuis en deels op kantoor werken) het nieuwe normaal gaat worden. Maar hoe geef je dat optimaal vorm? Wat zijn de vijf belangrijkste thema’s waaraan je als leidinggevende aandacht dient te besteden?

Voordelen thuiswerken

Uit de publicatie ‘Thuiswerken tijdens en na de coronacrisis'[1] (januari 2021) van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid blijkt dat 75% van de thuiswerkers positieve ervaringen heeft met thuiswerken. Wat onder meer wordt gewaardeerd is het niet hebben van reistijd (74%) en de ervaren flexibiliteit (67%). Daarbij geeft 63% van de respondenten met een kantoorbaan of managementfunctie aan 1-3 dagen per week te willen blijven thuiswerken na de coronacrisis. En in mijn werk als Executive- en Teamcoach hoor en zie ik dat mijn klanten in de meeste situaties online vergaderen als net zo effectief ervaren als fysiek vergaderen.

Nadelen thuiswerken

Naast deze positieve berichten, zitten er ook keerzijden aan thuiswerken aldus het eerdergenoemde onderzoek. Bijna 50% van de mensen met een kantoorbaan of managementfunctie geeft aan zijn collega’s te missen. Daarnaast geeft 35% aan het lastiger te vinden om de werk- en privé-balans te bewaren; ervaart 18% fysieke klachten en heeft 7% psychische klachten zoals stress en depressiviteit vanwege het thuiswerken. Ook toont onderzoek van Harvard Business Review[2] aan dat thuiswerkers zich vaker achtergesteld en niet gelijk behandeld voelen door hun collega’s die wel op kantoor werken. In lijn hiermee laat onderzoek van de London Business School[3] zien dat werknemers die regelmatig thuiswerken minder vaak promotie maken dan de collega’s die altijd op kantoor werken.

Lang leve hybride teams?

Waar leidt dit toe? Moeten we vanwege de nadelen van thuiswerken na de coronacrisis dan toch weer massaal naar kantoor gaan? Wat mij betreft is dat onnodig en onwenselijk. Het is voor leidinggevenden en teamleden de vraag (of uitdaging) hoe ze de voordelen van thuis en op kantoor werken kunnen behouden en de nadelen van thuiswerken kunnen verminderen. Daartoe is het belangrijk na te denken en bewuste keuzen te maken ten aanzien van de volgende vijf thema’s.

Thema 1: (Online) samenwerken

In plaats van impliciete verwachtingen is het belangrijk om expliciete afspraken te maken over de (online) samenwerking. Maak een concreet plan (teamcontract) om de samenwerking en het gezamenlijk werken aan resultaat te optimaliseren én tegelijkertijd je eigen agenda en prioriteiten te managen. Stel spelregels op hoe je met dit spanningsveld omgaat, hoe je grenzen bewaakt en daarnaast ruimte maakt voor ontspanning en informeel contact.

Vraag: Wanneer hebben jij en je team voor het laatst het thema (online) samenwerken besproken en concrete afspraken gemaakt?

Thema 2: Energiemanagement

Weet jij wat de energiebronnen en stressoren zijn van jezelf en van je collega’s? Als je dit weet kun je deze inzichten vertalen naar een manier van (samen)werken die bij jou en je team past waarbij eenieder zoveel als mogelijk werk doet dat bij hem of haar past. In mijn zoektocht naar een praktisch model om hier inzicht in te krijgen, heb ik recentelijk kennis gemaakt met het gedachtengoed van TeamEnergie. Een krachtig en wetenschappelijk onderbouwde aanpak om de energie binnen teams positief te beïnvloeden.

Vraag: Hoe meet jij de energie in je team en welke interventies heb je gepleegd om deze energie positief te beïnvloeden?

Thema 3: Omgang met medewerkers

Elk team heeft altijd twee uitdagingen. De eerste uitdaging is hoe je komt tot business impact: alle teams, functies en organisaties bestaan om resultaat te leveren (zie ook thema 1 en thema 5). Behaal je geen resultaat of is het resultaat niet meer benodigd – er is geen (interne) klant die op je product of dienst wacht – dan word je ontslagen, het team opgeheven of de organisatie gaat failliet. De tweede uitdaging is hoe je onderling verbonden blijft: Alle teams, functies en organisaties bestaan uit mensen. Hoe zet jij je verbindend vermogen in? Daarbij weet je natuurlijk dat persoonlijke aandacht geen sluitpost van jouw tijd en aandacht mag zijn. Zorg ervoor dat je met iedereen in verbinding blijft zonder dat het ten koste van jezelf gaat. Ook met degenen die nu wellicht enigszins aan je aandacht ontsnappen.

Vraag: Wat zijn jouw belangrijkste inzichten, handvatten en tips om de verbinding met al je teamleden te onderhouden, virtueel én op locatie?

Thema 4: Ontspanning

Je kent ongetwijfeld de uitspraken ‘De boog kan niet altijd gespannen zijn’ en ‘Na gedane arbeid is het goed rusten’.En het is logisch dat als je veel ballen in de lucht houdt, ontspanning achteraf onmisbaar is. Topsporters kennen hiervan het belang en zijn er goed in. Die weten en ervaren dat ze hun lijf rust moeten gunnen om topprestaties te (blijven) behalen. Helaas zie ik dat binnen het bedrijfsleven dit er makkelijk bij inschiet. Ik hoor dan excuses en uitvluchten als dat het soft zou zijn, we hebben er geen tijd voor of dat komt straks wel. En dat terwijl er bijvoorbeeld meer dan genoeg wetenschappelijk bewijs[4] is voor het positieve effect van meditatie op het verminderen van stress- en angstklachten en het daarnaast bijdraagt aan emotionele gezondheid. En als meditatie niet jullie ‘ding’ is, ga dan wandelen, wissel je werk af met iets lezen of tv kijken, neem een lunchpauze weg van de werkplek, etc. Laten we niet alleen oog hebben voor hard werken en resultaat. Maar ook voor ontspanning en rust.

Vraag: Bespreken jullie het belang van ontspanning en rust en welke technieken passen jullie toe?

Thema 5: Innovatie

Van nature wordt in de situatie waarbij iedereen vanuit huis aan het werken is veel aandacht besteed aan efficiency van de werkprocessen. Hoe zorgen we voor de optimale samenwerking die leidt tot krachtige resultaten. Uitstekend, immers teams, functies en organisaties bestaan om resultaten te leveren. Hopelijk wordt daarnaast ook voldoende tijd besteed aan het onderling verbinden. Maar daarnaast is er nog een ander thema welke aandacht behoeft. Wat ik ervaar is dat in deze tijd waarin de teamleden vanuit huis werken, dit een negatief bijeffect heeft op het vlak van groepscreativiteit en innovatie. En dat terwijl vernieuwing onmisbaar is en blijft. Stilstand is achteruitgang. Ook dit thema vraagt om tijd en aandacht.

Vraag: Is innovatie een onderwerp van gesprek binnen jullie team?

Tot slot

We zitten nog middenin de 3e ‘coronagolf’ en het vaccineren is nog maar net opgestart. Het lijkt wellicht nog ver weg voordat deze pandemie onder controle is gebracht, maar de tijd dat we weer aan het werk gaan op een gezamenlijke werkplek komt eraan. Welke afspraken moeten er worden gemaakt om de positieve elementen van het thuiswerken te behouden en de nadelen te verminderen? Hoe bereid jouw team zich voor op de situatie post-corona met hybride teams en wat zijn de acties die je daarvoor nu al in gang hebt gezet? Wacht niet langer en start dit proces op, zelf of met begeleiding.

Succes met de voorbereidingen!


[1] ‘Thuiswerken tijdens en na de coronacrisis’
[2] Onderzoek van Harvard Business Review
[3] Onderzoek van de London Business School
[4] Healtline

Marco Buschman

Gepost door Marco Buschman

Door Marco Buschman,Managing Partner bij COURIUS, managementspreker, leiderschapstrainer, team- en executive coach, en auteur van de bestseller Verbindend Vermogen (The Connection Quotient) en coauteur van Het Leiderschapsalfabet. Als expert in verbindend leiderschap, menselijk gedrag en gedragsverandering heeft Marco duizenden leidinggevenden, executives en managementteams in binnen- en buitenland geïnspireerd en begeleid en hun effectiviteit vergroot. Wat hem ten diepste drijft is vanuit openheid en verbinding bij te dragen aan de vermenselijking van de maatschappij en organisaties. Hij verbindt focus op het resultaat & zakelijkheid aan focus op de relatie & samenwerking en weet daarmee het maximale uit de medewerkers, het team en de organisatie te halen.