Onboarding: zo geef je nieuwe medewerkers een goede start

Een nieuwe medewerker aannemen is één ding. Zorgen dat die medewerker zich snel thuis voelt, weet wat er wordt verwacht en daadwerkelijk onderdeel wordt van de organisatie, is iets anders. Daar draait onboarding om.

Onboarding is het proces waarin een nieuwe medewerker kennismaakt met de functie, collega’s, werkwijze en cultuur van een organisatie. Een goed onboardingproces begint al vóór de eerste werkdag en loopt door totdat de medewerker zelfstandig en volwaardig binnen de organisatie functioneert.

Daarmee is onboarding veel meer dan een introductiedag, een laptop die klaarligt en een rondje langs de collega’s. Het vormt de overgang tussen het aantrekken van een medewerker en het daadwerkelijk verbinden van die medewerker aan de organisatie.

Wat is onboarding?

Onboarding is het gestructureerde proces waarmee nieuwe medewerkers hun weg leren vinden binnen een organisatie. Daarbij gaat het zowel om praktische zaken als om de sociale en inhoudelijke kant van het werk.

Een nieuwe medewerker moet bijvoorbeeld weten:

• wat er van hem of haar wordt verwacht;
• bij wie je met vragen terechtkunt;
• hoe processen en systemen werken;
• hoe het team samenwerkt;
• welke formele én informele regels er gelden;
• waar de organisatie voor staat;
• hoe de eigen functie bijdraagt aan het grotere geheel.

Onboarding gaat daarom verder dan inwerken. Inwerken richt zich vooral op het leren uitvoeren van een functie. Onboarding gaat ook over verbinding, verwachtingen, cultuur en het vinden van een plek binnen de organisatie.

Wil je verder de diepte in? In Waarom ‘Employee Onboarding’ zoveel meer is dan een eerste werkdag lees je waarom onboarding de brug vormt tussen het aantrekken en behouden van medewerkers.

Wanneer begint onboarding?

Een goed onboardingproces begint niet op de eerste werkdag, maar zodra een kandidaat definitief voor de organisatie heeft gekozen.

De periode tussen het tekenen van de arbeidsovereenkomst en de eerste werkdag wordt vaak preboarding genoemd. Juist in die periode kun je praktische onzekerheden wegnemen en het eerste contact met de organisatie versterken.

Denk aan informatie over de eerste werkdag, het team, werktijden, bereikbaarheid, lunch en benodigde documenten. Maar preboarding hoeft niet alleen praktisch te zijn. Een persoonlijk bericht van de leidinggevende, alvast kennismaken met de buddy of toegang krijgen tot relevante informatie over de organisatie kan ervoor zorgen dat iemand zich al vóór dag één onderdeel van het team voelt.

Gebruik de preboarding checklist om te bepalen wat je vóór de eerste werkdag al kunt regelen.

Uit welke fases bestaat een goed onboardingproces?

Hoewel iedere organisatie anders is, kun je onboarding grofweg in vijf fases verdelen.

De precieze duur verschilt per functie en organisatie. Een medewerker is niet automatisch ‘onboarded’ zodra de eerste maand voorbij is. Het proces is pas geslaagd wanneer iemand voldoende kennis, relaties en vertrouwen heeft opgebouwd om de functie zelfstandig uit te voeren en zijn of haar plek binnen de organisatie heeft gevonden.

Een concreet voorbeeld nodig? Bekijk dan dit onboardingprogramma van welkom tot volledig ingewerkt.

Wat moet je vóór de eerste werkdag regelen?

Preboarding voorkomt dat de eerste werkdag volledig opgaat aan administratie en praktische problemen.

Zorg in ieder geval dat duidelijk is:

• waar en hoe laat iemand wordt verwacht;
• wie de nieuwe medewerker ontvangt;
• wat het programma voor de eerste dag is;
• welke documenten vooraf nodig zijn;
• of laptop, telefoon, accounts en toegangsrechten geregeld zijn;
• wie de leidinggevende en eventuele buddy zijn;
• hoe het team eruitziet;
• wat iemand praktisch moet weten over bijvoorbeeld reizen, parkeren, lunch en thuiswerken.

Het belangrijkste is dat de nieuwe medewerker niet na het tekenen van het contract wekenlang niets meer hoort. Juist de periode tussen contract en eerste werkdag is onderdeel van de medewerkerservaring.

Hoe ziet een goede eerste werkdag eruit?

De eerste werkdag draait niet om zoveel mogelijk informatie overdragen. Het doel is vooral dat een nieuwe medewerker zich welkom voelt en aan het einde van de dag weet waar hij of zij aan toe is.

Beperk daarom de hoeveelheid informatie. Een dag met acht presentaties, een personeelshandboek en twintig nieuwe namen levert waarschijnlijk minder op dan een goede ontvangst, een paar betekenisvolle kennismakingen en duidelijkheid over de eerste week.

Zorg bijvoorbeeld voor een persoonlijk welkom, een werkende werkplek, tijd met de leidinggevende en buddy en een overzichtelijk programma.

Cultuur leer je bovendien niet uit een presentatie met kernwaarden. Laat nieuwe medewerkers ervaren hoe de organisatie werkt. Bij AFAS wordt onboarding bijvoorbeeld bewust praktisch ingericht: nieuwe medewerkers gaan niet alleen luisteren, maar vooral doen en ervaren. Lees het praktijkvoorbeeld ‘Succesvolle onboarding draait om dóén, het liefst met de directeuren erbij’.

Hoe maak je een onboardingprogramma?

Een onboardingprogramma geeft structuur aan de eerste periode van een nieuwe medewerker. Dat hoeft geen dichtgetimmerd draaiboek te zijn. Wel moet voor de medewerker, HR en leidinggevende duidelijk zijn wat wanneer moet gebeuren en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Begin met drie vragen:

1. Wat moet iedere nieuwe medewerker over onze organisatie weten?
2. Wat moet deze medewerker specifiek voor deze functie leren?
3. Welke mensen, ervaringen en momenten zijn nodig om goed onderdeel van de organisatie te worden?

Verdeel die onderdelen vervolgens over de onboardingperiode. Zo voorkom je dat vrijwel alles in de eerste week wordt gepropt.

Een praktisch hulpmiddel daarvoor is een 30-60-90 dagenplan. Daarmee leg je per periode vast wat iemand moet leren, welke doelen centraal staan en welke ondersteuning nodig is.

Wil je zo’n plan zelf opzetten? Download dan het e-book Zo maak je een 30-60-90 dagenplan voor nieuwe medewerkers. Wil je liever direct met een overzicht aan de slag, dan kun je ook de onboarding checklist in Excel gebruiken.

Wie is verantwoordelijk voor onboarding?

Onboarding is niet alleen een taak van HR.

HR kan het proces ontwerpen, bewaken en ondersteunen. De leidinggevende is belangrijk voor verwachtingen, prioriteiten, feedback en aandacht. Collega’s helpen de nieuwe medewerker om de dagelijkse praktijk en informele organisatie te leren kennen. Een buddy of mentor kan de drempel verlagen om vragen te stellen.

Maak daarom vooraf duidelijk wie welke verantwoordelijkheid heeft.

Een onboardingchecklist waarop alleen taken voor HR staan, is meestal een signaal dat het proces te smal is ingericht.

Welke rol speelt de leidinggevende?

De leidinggevende heeft grote invloed op hoe een nieuwe medewerker de eerste maanden ervaart. Alleen een gesprek op dag één en een evaluatie aan het einde van de proeftijd is daarom niet voldoende.

Plan bewust korte check-ins. Bijvoorbeeld na de eerste dag, eerste week, eerste maand en vervolgens op logische momenten binnen het onboardingprogramma.

Bespreek daarbij niet alleen de prestaties. Vraag ook:

• Is duidelijk wat er van je wordt verwacht?
• Waar loop je tegenaan?
• Welke informatie mis je?
• Heb je de juiste mensen leren kennen?
• Wat heeft je tot nu toe verbaasd?
• Wat kunnen wij beter doen?

Daarmee wordt onboarding tweerichtingsverkeer: de medewerker leert de organisatie kennen, maar de organisatie leert ook van de ervaring van de nieuwe medewerker.

Wat is digitale onboarding?

Digitale onboarding gebruikt technologie om onderdelen van het onboardingproces te ondersteunen. Denk aan het vooraf digitaal ondertekenen van documenten, een onboardingplatform, e-learning, automatische herinneringen, video’s, checklists of toegang tot een digitale kennisomgeving.

Dat kan vooral handig zijn wanneer organisaties veel medewerkers aannemen, op meerdere locaties werken of hybride en remote teams hebben.

Maar digitaliseren is niet hetzelfde als verbeteren.

Gebruik technologie vooral voor informatie en processen die goed te standaardiseren zijn. Persoonlijke aandacht, relaties opbouwen, feedback geven en de organisatiecultuur ervaren vragen juist om menselijk contact.

De sterkste aanpak combineert daarom digitale efficiëntie met persoonlijke aandacht. In Van welkom tot werkgeluk: waarom digitale onboarding werkt lees je hoe digitale middelen juist ruimte kunnen maken voor de menselijke kant van onboarding.

Werk je hybride? Bekijk dan ook hoe je de juiste mix van online en offline onboarding realiseert.

Hoe lang duurt onboarding?

Er bestaat geen vaste ideale duur voor onboarding. Hoe lang iemand nodig heeft, hangt onder meer af van de complexiteit van de functie, de organisatie en de hoeveelheid kennis en relaties die nodig zijn.

Drie maanden wordt vaak gebruikt als praktische structuur, bijvoorbeeld in een 30-60-90 dagenplan. Dat betekent niet dat iedere medewerker na precies 90 dagen volledig is ingewerkt.

Bij complexe functies kan onboarding gemakkelijk langer duren.

Bepaal de duur daarom liever aan de hand van concrete mijlpalen dan alleen aan de kalender. Wanneer kan iemand zelfstandig de belangrijkste werkzaamheden uitvoeren? Zijn verwachtingen duidelijk? Kent de medewerker de belangrijkste collega’s en processen? Weet iemand waar hulp te vinden is?

Wat zijn veelgemaakte fouten bij onboarding?

Alles bewaren voor de eerste werkdag

Als iemand tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag niets meer hoort, laat je een waardevolle periode liggen. Begin daarom met preboarding.

Te veel informatie tegelijk geven

Een nieuwe medewerker hoeft niet in drie dagen alles over de organisatie te weten. Doseer informatie en bied die aan op het moment dat iemand haar nodig heeft.

Alleen praktische zaken regelen

Een laptop en toegangspas zijn voorwaarden om te kunnen werken, geen onboardingstrategie. Besteed ook aandacht aan relaties, verwachtingen, cultuur en ontwikkeling.

Geen duidelijke eigenaar aanwijzen

Wanneer iedereen een beetje verantwoordelijk is, is uiteindelijk vaak niemand verantwoordelijk. Leg vast welke rol HR, de leidinggevende, buddy en andere betrokkenen hebben.

Iedereen hetzelfde programma geven

Een gemeenschappelijke basis is nuttig, maar verschillende functies vragen om verschillende kennis en ondersteuning. Combineer een vast organisatiebreed programma daarom met functie- en persoonsgerichte onderdelen.

Stoppen na de eerste week

Een warm welkom is waardevol, maar onboarding moet daarna doorgaan. Juist in de weken en maanden erna ontstaan nieuwe vragen en wordt duidelijk waar verwachtingen en werkelijkheid uit elkaar lopen.

Hoe meet je of onboarding werkt?

Een goed gevoel bij de eerste werkdag is belangrijk, maar vertelt niet of het hele onboardingproces effectief is.

Koppel daarom meetpunten aan het doel van je onboarding.

Je kunt bijvoorbeeld kijken naar:

• vroegtijdig personeelsverloop;
• tijd tot zelfstandigheid;
• medewerkerstevredenheid tijdens de eerste maanden;
• deelname aan en afronding van onboardingactiviteiten;
• het behalen van doelen uit een 30-60-90 dagenplan;
• feedback van nieuwe medewerkers;
• feedback van leidinggevenden;
• behoud na bijvoorbeeld zes of twaalf maanden.

Meet niet alleen of onderdelen zijn uitgevoerd, maar vooral wat ze opleveren.

Een percentage medewerkers dat de onboardingmodule heeft afgerond zegt bijvoorbeeld weinig over de vraag of medewerkers daadwerkelijk weten wat er van hen wordt verwacht.

Meer weten over het kiezen van meetpunten? Lees Hoe meet je het succes van je onboardingprogramma met KPI’s?.

Hoe verbeter je een bestaand onboardingproces?

Begin niet meteen met nieuwe software of een compleet nieuw programma. Breng eerst de huidige employee journey van een nieuwe medewerker in kaart.

Kijk vanaf het moment dat het contract wordt getekend tot het moment waarop de onboarding formeel eindigt.

Vraag vervolgens aan recente starters:

Waar had je behoefte aan, maar kreeg je die informatie of ondersteuning niet?

Juist nieuwe medewerkers zien vaak dingen die voor bestaande medewerkers vanzelfsprekend zijn geworden.

Bekijk vervolgens per fase:

1. wat iedere medewerker nodig heeft;
2. wat per functie verschilt;
3. welke stap door HR wordt uitgevoerd;
4. welke stap bij de leidinggevende of het team hoort;
5. wat je kunt standaardiseren of automatiseren;
6. waar persoonlijk contact juist noodzakelijk is;
7. hoe en wanneer je het resultaat meet.

Een handige eerste stap is om je huidige onboardingproces in kaart te brengen en de knelpunten te vinden.

Kleine organisaties hoeven daarvoor geen ingewikkeld systeem te bouwen. Een duidelijk plan, vaste contactmomenten en heldere verantwoordelijkheden kunnen al veel structuur bieden. Specifiek voor kleinere organisaties vind je hier 9 tips voor succesvolle onboarding in het mkb en bij start-ups.

Wat gebeurt er na onboarding?

Onboarding staat niet op zichzelf. Het is onderdeel van de bredere employee journey.

Na de eerste periode verschuift de aandacht van landen en leren naar functioneren, ontwikkelen en duurzaam verbonden blijven met de organisatie. Afspraken over ontwikkeling die tijdens onboarding worden gemaakt, moeten daarom terugkomen in reguliere gesprekken, leren en talentontwikkeling.

Ook aan het andere einde van de employee journey verdient de ervaring aandacht. Goede offboarding helpt kennis over te dragen, de arbeidsrelatie zorgvuldig af te sluiten en te leren waarom medewerkers vertrekken.

Zo vormen recruitment, preboarding, onboarding, ontwikkeling, behoud en offboarding geen losse HR-processen, maar verschillende fases van dezelfde medewerkersreis.

Onboarding in het kort

Wat is onboarding?
Onboarding is het proces waarmee een nieuwe medewerker de functie, collega’s, organisatie, cultuur en werkwijze leert kennen en onderdeel wordt van de organisatie.

Wanneer begint onboarding?
Idealiter direct nadat de kandidaat definitief voor de organisatie heeft gekozen. De periode vóór de eerste werkdag heet preboarding.

Hoe lang duurt onboarding?
Dat verschilt per functie en organisatie. Een 30-60-90 dagenplan biedt een bruikbare structuur, maar complexe functies kunnen een langere onboardingperiode vragen.

Wie is verantwoordelijk voor onboarding?
Onboarding is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van HR, leidinggevende, collega’s en eventueel een buddy of mentor.

Wat is het verschil tussen onboarding en inwerken?
Inwerken gaat vooral over leren hoe je een functie uitvoert. Onboarding omvat daarnaast onder meer relaties, cultuur, verwachtingen en verbinding met de organisatie.

Wat is digitale onboarding?
Digitale onboarding gebruikt technologie om bijvoorbeeld informatie, leren, administratie en opvolging tijdens onboarding te ondersteunen. Technologie ondersteunt het proces, maar vervangt persoonlijk contact niet.

Hoe meet je succesvolle onboarding?
Kijk onder andere naar vroegtijdig verloop, tijd tot zelfstandigheid, tevredenheid, behaalde doelen en feedback van nieuwe medewerkers en leidinggevenden.

Maak van onboarding een proces, geen eerste werkdag

Goede onboarding begint niet bij een bos bloemen op het bureau en eindigt niet na de introductieweek.

Het is een proces waarin je stap voor stap duidelijkheid, kennis, relaties en vertrouwen opbouwt. De praktische basis moet kloppen, maar uiteindelijk bepalen vooral de ervaringen tijdens de eerste maanden of iemand werkelijk zijn of haar plek binnen de organisatie vindt.

Wie onboarding zo benadert, kijkt daarom niet alleen naar de vraag ‘Wat moeten we regelen voor een nieuwe medewerker?’, maar vooral naar: ‘Wat heeft deze medewerker nodig om hier goed te kunnen werken én onderdeel van onze organisatie te worden?’

Dat is het vertrekpunt voor een onboardingproces dat verder gaat dan een goede eerste indruk.