Agile organiseren en de impact op HR

Mirte van Drunen deed onderzoek naar agile organiseren en de impact op HR. In dit drieluik schetst zij haar bevindingen.

Deel I: Ontwikkelingen in het paradigma van organiseren

Organisaties staan voor de uitdaging om ontwikkelingen uit de huidige interne- en externe (organisatie)omgeving, net zo snel te omarmen als dat de ontwikkelingen zich voordoen. 

De sterke en samenhangende ontwikkelingen brengen continu nieuwe informatie met zich mee. Organisaties dienen deze nieuwe informatie op te nemen om mee te kunnen in de toekomst. Hierdoor is een verschuiving in het paradigma zichtbaar in de manier waarop organisaties zich organiseren[1].

Ontwikkelingen

Uit het onderzoek blijkt dat het merendeel (65%) van de organisaties de ontwikkelingen omarmen, door wendbaar organiseren op de strategische agenda te zetten. De beweegredenen die de organisaties hierbij geven zijn:

• De organisatie verder helpen bij het snel reageren op veranderingen in de omgeving (naar buiten kijken);
• De organisatie voorbereiden op de toekomst (vooruitkijken);
• En het behalen van de ambitie en doelen van de organisatie (naar binnen kijken).

De urgentie voor organisaties om wendbaarheid in de volle breedte van de organisatie toe te passen, vraagt om een HR die in staat is de organisatie verder te helpen bij het wendbaar organiseren. 

Bovendien verandert de rol van HR zelf ook door onder andere nieuwe technologieën, digitalisering en demografische ontwikkelingen. Aan een transformatie naar wendbaar organiseren kan HR zelf ook niet meer ontkomen om relevant te blijven[2].

Voor veel organisaties is, door de situatie rondom COVID-19, wendbaar organiseren zelfs gedwongen een belangrijk punt van aandacht geworden. Is een transformatie van HR daarmee nog een kans, of een keiharde noodzaak?

Deel ll. Succesvol transformeren en HR

Wat de impact van de transformatie naar wendbaar organiseren op HR is, helpt een inschatting te maken van de noodzaak van een transformatie van HR zelf. 

The McKinsey Agile Tribe (2018), verzamelde eigen diepgaande ervaringen en gedachten over een succesvolle (transformatie naar) wendbare organisaties [1]. Op basis van deze ervaringen en gedachten heeft McKinsey vijf kenmerken voor een wendbare organisatie getypeerd:

• Strategie: geïntegreerd in alle geledingen van de organisatie.
• Structuur: een netwerk van autonomie, zelfsturende teams.
• Processen: snelle beslissingen en leercycli.
• Medewerkers: dynamische, gedreven medewerkers.
• Technologie: de nieuwste technologie.

Elk kenmerk heeft een eigen intrinsieke waarde, waarbij onderzoek aantoont dat waardige wendbaarheid alleen ontstaat wanneer alle vijf aanwezig zijn en met elkaar samenwerken. 

Een transformatie naar deze kenmerken heeft impact op de rol van HR. De impact op HR is hierna per kenmerk toegelicht:

Shared Purpose & Relevantie (Strategie): 

• HR dient aan te sluiten op de gedeelde visie en doelstelling van de organisatie;
• Door co-creatie ontdekt HR wat het antwoord is, als het gaat om wat de (interne) klant waardeert, in plaats van dit antwoord vooraf in te vullen. 

Flexibel organiseren (Structuur): 

• HR beperkt zich niet langer tot het proces van in-, door- en uitstroom, omdat een deel van die taken steeds meer de teams in de business verschuift;
• Met de veranderde structuur van wendbare organisaties krijgt HR een belangrijke rol bij onder andere praktische ondersteuning van teams, het scheppen van randvoorwaarden voor wendbaar werken en het wegnemen van weerstand. De komst van massaal thuiswerken maakt deze rol van HR meer en meer onmisbaar.   

Agile werken (Processen): 

• HR-instrumenten moeten voldoen aan de behoeften van de (interne) klant en aangepast worden aan de nieuwe manier van werken. 
• De rol van HR is het vormgeven van wendbaar werken en het verspreiden van wendbaar denken en doen op alle niveaus binnen (en buiten) de organisatie.

Leiderschap (Medewerkers): 

• Bij de transformatie naar een wendbare organisatie denken HR-professionals mee en spelen zij een belangrijke rol bij het ontwikkelen van agile leiderschap en de mindset die hoort bij een wendbare organisatie;
• Het creëren van een omgeving met veel vertrouwen is belangrijker dan regels, processen of hiërarchie. 

Technologie: 

• Wendbare organisaties beschikken over technologiearchitectuur, systemen en tools die teams en individuen effectief kunnen benutten. Door het belang van technologische ontwikkelingen voor wendbare organisaties, krijgt technologie een steeds belangrijkere rol voor HR.
• Transactionele HR-activiteiten kunnen steeds meer worden geautomatiseerd. HR heeft hierdoor meer tijd en ruimte voor strategische HR-activiteiten.

Organisaties vluchten, springen en rennen: HR kan niet stil blijven staan om samen over de finish te komen.  

Deel lll. Agile HR

Het aanpakken van de huidige en toekomstige uitdagingen voor HR begint daarmee met een verandering van HR zelf: HR mag niet stil komen te staan.

’’The Stacey Complexity Model (2000)’ laat zien dat complexe taken het beste uitgevoerd kunnen worden door middel van een agile (wendbare) aanpak. In dit model worden complexe taken omschreven als taken met een grote mate van onzekerheid. Voor veel HR-initiatieven zoals cultuur- of gedragsverandering en de aanpak rondom Covid-19 zijn de antwoorden eerst nog onduidelijk en de problemen meerledig. Deze initiatieven kennen daarmee een grote mate van onzekerheid en dienen daarom het beste op een agile manier aangepakt te worden.

HR moet op een agile manier gaan denken en doen om complexe taken uit te kunnen voeren. De verandering van HR wordt toegelicht aan de hand van dezelfde wendbaarheidsthema’s als die op het niveau van de organisatie. 

Shared Purpose & Relevantie (Strategie): 

• Uitgaande van het agile denken en doen mag HR nooit aannames doen op wat de klant waardeert. HR moet ontdekken wat de waarde van de (interne) klant is door middel van onderzoek op basis van bestaande gegevens en door met de (interne) klant te praten.
• Op feiten gebaseerd werken zorgt er bovendien voor dat HR met feitelijke gegevens een mening kan geven en met succes kan bijdragen aan de zakelijke discussie[4].

Flexibel organiseren (Structuur): 

• Bij de transformatie naar wendbare organisaties heeft HR de rol om mee te denken in het ontwerp en de opbouw van een wendbare organisatiestructuur. HR moet hiervoor begrijpen hoe individuen en teams het beste ingedeeld kunnen worden om met elkaar te kunnen samenwerken.
• Door nieuwe rollen te formuleren, op te pakken en aan te passen ontwikkelen HR-professionals zich mee met wat op dat moment nodig is voor de organisatie. 

Agile werken (Processen): 

• Agile HR helpt grote complexe uitdagingen op te splitsen in kleine en haalbare delen van waarde. Op deze manier kan op basis van waarde, gemakkelijker prioriteit gegeven worden aan het werk. Het wordt voor HR gemakkelijker te verwoorden welke waarde het daadwerkelijk voor de organisaties heeft en waarom dat noodzakelijk is.

• Daarnaast test HR met een agile aanpak eerst een idee of aanname en begint pas aan het project als er bewijs is dat HR heeft ontdekt wat wel of niet werkt. Deze aanpak vermindert projectrisico’s doordat er tijdig een nieuwe richting ingeslagen kan worden, wanneer HR ontdekt dat een idee niet werkt. 

Welke methode het meest passend is voor HR hangt af van het soort HR-activiteit waarvoor het ingezet wordt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen procesmatig en operationeel werk zoals de salarisadministratie of gegevensverwerking en het werken aan vernieuwing, innovatie en verbetering[5].

Leiderschap (Medewerkers): 

• Wendbare leiders stimuleren de meest relevante competenties en stellen werknemers daarmee in staat de visie en doelstellingen van de organisatie te vervullen. 

Learning agility is het vermogen in nieuwe situaties snel en flexibel effectief gedrag te ontwikkelen en dit toe te passen. Hoe hoger de learning agility, hoe groter het aanpassingsvermogen en de kans dat iemand in staat is met veranderingen om te gaan. Kritisch denken, creativiteit, innovatief, (data) analytisch vermogen en lef zijn competenties die hierbij niet weg te denken zijn. 

Technologie:

• HR dient bij te dragen aan het beschikken over de juiste systemen en tools en mee te denken in hoe individuen en teams deze middelen zo effectief mogelijk kunnen benutten. 
• HR volgt, benut en gebruikt de technologische ontwikkelingen om de HR-operations te automatiseren en de focus te verschuiven naar strategisch HR. 

Door mijn onderzoek heb ik deze vele mooie mogelijkheden binnen het HR-vakgebied mogen ontdekken. Een verfrissende nieuwe blik op HR heeft het mij gebracht. Ik besef mij dat, hoe groot de uitdagingen ook zijn, met kleine stappen al een mooi begin gemaakt kan worden. Liever vandaag dan morgen. Ik hoop daar met dit stuk, als inspiratiebron, een bijdrage aan te mogen leveren. 

[1] Aghina, W., De Smet, A., Lackey G., Lurie, M, & Murarka, M, 2018
[2] Boskma & Buizer & van de Hoef & Peters & Zelen, 2017
[3] Bron: Aghina, W., De Smet, A., Lackey G., Lurie, M, & Murarka, M, (2018)
[4] Aghina, W., De Smet, e.a. 2018
[5] Boskma, Buizer e.a. 2017