Van gevoel naar inzicht: zo maak je je verzuimbeleid écht datagedreven

Verzuim, een strategisch probleem

Waar verzuim ooit vooral een operationeel onderwerp was, staat het nu hoog op de strategische HR-agenda. En dat is niet voor niets. In 2024 lag het gemiddelde ziekteverzuim volgens het CBS op maar liefst 5,2%. Dat betekent dat op een doorsnee werkdag één op de twintig medewerkers afwezig is. Bovendien meldt ruim de helft van alle werknemers zich jaarlijks minstens één keer ziek.

Die afwezigheid heeft niet alleen invloed op de dagelijkse operatie, maar ook op de begroting. Eén zieke medewerker kost gemiddeld tussen de €200 en €400 per dag. En in een krappe arbeidsmarkt is vervanging niet zomaar geregeld.

Van reageren naar regie voeren

De meeste langdurige verzuimgevallen komen niet als donderslag bij heldere hemel. Vaak zijn er signalen die wijzen op mogelijke uitval, zoals terugkerend kort verzuim, verminderde betrokkenheid of toenemende werkdruk.

Met de juiste data kun je als HR-professional deze risico’s eerder opsporen en onderbouwd beleid maken. Zo verschuif je van reactief naar proactief handelen, en kun je verzuim ook betrekken in bredere organisatievraagstukken.

‘Ziekmeldingen registreren is één ding,’ zegt Jan van den Brink, consultant arbeid & gezondheid en voormalig eigenaar van Ja! HRM Specialisten (nu Please HR Professionals Zwolle). ‘Maar wie écht grip wil op verzuim, moet kijken naar wat erachter zit. Dat kan al heel goed met veelal aanwezige data. Dan ga je niet meer verwijten, maar concluderen.’

De urgentie is duidelijk: hoewel slechts 11% van de meldingen uitmondt in langdurig verzuim, is deze kleine groep wel goed voor 76% van alle verzuimdagen. Vroeg signaleren is dus van groot belang.

In 6 stappen naar een datagedreven verzuimbeleid

Je hoeft geen dataspecialist te zijn om verzuim slimmer aan te pakken. Met deze 6 stappen kun je als HR-professional direct aan de slag.

1. Richt je op de juiste verzuimdata

Kies bewust welke data je verzamelt. Je hoeft geen eindeloze reeks KPI’s bij te houden. Focus op de data die écht inzicht geven, zoals:

• Verzuimpercentage
• Frequentie van meldingen
• Gemiddelde duur per ziekmelding

Ook waardevol: kijk naar het aandeel medewerkers dat zich nooit ziekmeldt (nulverzuim). Hoge verzuimcijfers terwijl een grote groep nooit verzuimt? Dan is de oorzaak vaak terug te leiden naar een relatief kleine groep. Dat geeft concrete aanknopingspunten.

Let wel op de kwaliteit van je gegevens. Verzuimdata is vaak versnipperd of onvolledig. Zorg dus voor een duidelijke registratie, een helder protocol en goede afspraken rondom vastleggen en rapporteren.

2. Haal meer uit wat je al hebt

Veel organisaties beschikken al over waardevolle informatie, maar benutten die onvoldoende. Denk aan:

• RI&E-resultaten
• MTO-scores
• Gespreksverslagen of beoordelingsdata
• Rapportages van de arbodienst

Door deze bronnen te combineren, ontstaat een veel vollediger beeld. Zie je bijvoorbeeld in de RI&E dat de fysieke belasting hoog is op een bepaalde afdeling, en scoren medewerkers daar ook lager in tevredenheid? Dan weet je precies waar je moet ingrijpen

‘Als je alleen kijkt naar de cijfers, mis je de onderliggende signalen,’ zegt Jan van den Brink. ‘Maar als je de cijfers combineert met meer kwalitatieve data, ontstaat inzicht – en pas dan kun je echt sturen.’

3. Plaats data in perspectief

Data krijgt pas betekenis als je het kunt duiden. Hoe ontwikkelt de data zich over de jaren? Hoe verhoudt één afdeling zich tot een andere? En hoe presteert de organisatie ten opzichte van branchegemiddelden?

Externe benchmarks, bijvoorbeeld van het CBS, zijn ideaal om de interne cijfers aan af te meten. Scoort de organisatie structureel boven het gemiddelde in de sector? Dan is dat een duidelijke aanleiding voor actie én een sterk argument richting directie.

Met onderstaand verzuimvenster kun je verzuimfrequentie en -duur in één oogopslag tegen elkaar afzetten. Zo herken je patronen per team of afdeling en kun je onderbouwd hypotheses vormen voor verdere analyse.

4. Werk samen met leidinggevenden

Maak cijfers bespreekbaar. Bijvoorbeeld door ze maandelijks te agenderen in het overleg met leidinggevenden. Zij kennen de context en kunnen als eerste actie ondernemen.

‘Door de intreding van de AVG durven veel leidinggevenden niet meer door te vragen. Je mag inderdaad niet alles vragen, maar nog steeds heel veel wel. Maak dus contact met de medewerker en stel open vragen als: “Wat zou je wel kunnen qua werkzaamheden” of “Kunnen we iets voor je betekenen in het herstel”,’ aldus Jan van den Brink.

5. Reken door wat verzuim écht kost

Om het MT echt mee te krijgen, heb je soms meer nodig dan percentages. Laat zien wat verzuim kost in harde euro’s. Denk aan loondoorbetaling, vervanging, begeleiding door de arbodienst en vergeet ook de premies niet. De WHK-beschikking van de Belastingdienst maakt het bijvoorbeeld inzichtelijk welke financiële consequenties langdurig verzuim heeft. Met zulke cijfers bouw je een overtuigende businesscase en kun je gericht pleiten voor een investering in preventie of beleid.

6. Betrek het MT actief

Verzuimbeleid heeft pas écht effect als het op strategisch niveau wordt gedragen. Daag het managementteam daarom uit om helder stelling te nemen: wat willen we bereiken op het gebied van inzetbaarheid? Waar willen we over drie jaar staan? En wat hebben we daarvoor nodig?

Gebruik jouw analyses om het gesprek te voeren over prioriteiten, investeringen en preventieve maatregelen.

Een combinatie van data en mensenkennis

Datagedreven werken is geen wondermiddel, maar het geeft HR wél de regie terug. Met inzicht ontstaat ruimte voor proactief beleid dat zowel mensgericht als effectief is. Het zorgt voor grip, richting én resultaat. Minder uitval, betere inzetbaarheid en meer ruimte voor HR om het verschil te maken.

‘De Wet verbetering poortwachter is geen heilige graal. Durf het te doorbreken als de situatie daarom vraagt. Pak als HR-professional de regie, zet interventies eerder in en maak keuzes die het verschil maken voor échte re-integratie,’ aldus Jan van den Brink.

Hulp nodig?

Wil je sparren over datagedreven HR-beleid of heb je een concrete verzuimcase waar je mee zit? Neem gerust contact met ons op via [email protected] of 0492 216 996.

Wij zijn Please HR Professionals.

Wij begrijpen dat HR draait om mensen én om resultaat. Daarom helpen we organisaties aan de juiste HR-oplossingen: van tijdelijke ondersteuning tot structurele invulling van HR-rollen. Door kennis te delen en professionals te verbinden, zorgen we samen voor groei.