Talloze organisaties – groot en klein, profit en non-profit – maken gebruik van flexibele arbeid. Lang niet allemaal hebben dit ingevuld vanuit een professioneel inhuurproces. Paul Oldenburg, business developer bij Staffing Management Services (onderdeel van HeadFirst Group), omschrijft een professioneel inhuurproces in het boek ‘Professioneel Inhuren van Flexibele Arbeid’ als een geïntegreerd proces met een duidelijk doel: het vinden en binden van de ideale flexwerker tegen minimale transactiekosten en maximale kwaliteit met de regie in eigen hand. Een uitgangspunt dat mede dankzij aanleidingen als aangescherpte wet- en regelgeving en kostenbewustzijn voor alle organisaties het streven zou moeten zijn. Volgens Oldenburg kan de toenemende schaarste hier niet los van worden gezien. ‘Een professioneel inhuurproces zorgt ervoor dat jij een professional kan vinden en de buurman niet.’

Uiteenlopende stakeholders

Het belang van een professioneel inhuurproces staat dan ook buiten kijf. Daarover is over het algemeen weinig discussie. ‘Binnen organisaties wordt gemiddeld 20% extern ingehuurd. Dat is een substantieel deel van de workforce. Het is zonde als je daar het HR-instrumentarium niet op inzet’, stelt Oldenburg. Het implementeren van een professioneel inhuurproces raakt echter niet alleen HR en inkoop, ook de business is betrokken. Het grootste risico is dat eigenaarschap van het inhuurproces niet eenduidig wordt belegd. Oldenburg constateert dat met name hierdoor opvolging en sturing op het inhuurproces blijft zweven. ‘In de meeste gevallen initieert inkoop de professionaliseringsslag, maar zij willen en kunnen vervolgens geen proceseigenaar blijven. Dat is naar eigen zeggen een plek voor HR, waar zij op hun beurt weer niet om staan te springen. Hun prioriteit ligt namelijk bij vast.’

Het verbaast Oldenburg, aangezien ingehuurd personeel minimaal net zoveel impact op het resultaat van de organisatie heeft. Zeker als ze aan innovatieve projecten werken. Hij is er dan ook groot voorstander van dat HR al vanaf de eerste afspraak betrokken is. ‘Wij gaan een adviesgesprek alleen aan als alle partijen aan tafel zitten. Daarvoor krijgen we nog weleens een opgetrokken wenkbrauw te zien, van: moet dat nu echt?’

‘Organisaties vragen zich vooral af of ze niet te veel betalen, waar de risico’s zitten en welke rollen ze wellicht niet meer ingevuld krijgen.’

Inhuurvraagstuk achterhalen

Vervolgens heeft Oldenburg ook alle stakeholders nodig om antwoorden op te halen op vragen als: ‘Wat is de huidige inhuur en hoe is die georganiseerd?’, ‘Hoe flexibel moet de organisatie zijn?’, ‘Wat is de best passende flexibele schil?’ en ‘Hoe kan de inzet van tijdelijke krachten en externen goed georganiseerd worden?’. ‘Met de analyse die we hieruit opmaken, brengen we het inhuurproces en -beleid in kaart, waaruit we conclusies trekken over onder andere de inhuurvolwassenheid, de efficiëntie van de huidige inhuurprocessen, het aansturingsbeleid met betrekking tot externe inhuur en eventuele gemiste kansen om de inhuurorganisatie te optimaliseren’, vertelt Oldenburg. ‘Het inzicht en de analyse van de huidige inhuursituatie wordt gebruikt om een voorstel te doen met verbeterpunten, oplossingen en mogelijkheden op het gebied van externe inhuur.’

‘Elke verandering roept weerstand op, ook al is de verandering een verbetering.’

Weerstand doorbreken

Als het inhuurbeleid is geformuleerd en de inrichting van de flexibele schil is bepaald, begint de echte uitdaging: de implementatie. Oldenburg merkt dat HR hierbij vaak te maken krijgt met weerstand en vooroordelen van inhurende managers. ‘Zij hebben hun eigen netwerk en maken zich zorgen dat ze niet meer met hun voorkeurskandidaat kunnen werken. We kunnen aantonen dat zij ook binnen een nieuw inhuurprogramma eigen kandidaten kunnen kiezen, alleen is het proces transparanter en zijn er ook meer opties (kandidaten). Achteraf blijkt dat inhurende managers daar eigenlijk heel blij mee zijn. Door die bredere horizon kiezen zij ook daadwerkelijk andere kandidaten. Niet alleen op basis van prijs, maar ook op kwaliteit. Als je eenmaal die weerstand doorbreekt, boek je dus betere resultaten.’

Geo van der Wilk

Gepost door Geo van der Wilk

Geo van der Wilk is Chief Commercial Officer (CCO) bij HeadFirst Group, marktleider op het gebied van organiseren van inhuur van externe professionals. Vanuit zijn rol is hij eindverantwoordelijk voor de commerciële activiteiten: het optimaal bedienen van de huidige opdrachtgevers en het succesvol verwerven van nieuwe opdrachtgevers. Van der Wilk is al meer dan 25 jaar actief in de IT- en flexmarkt - eerder bij Myler (in 2018 overgenomen door HeadFirst Group), 4Synergy, Fujitsu Benelux en Logica (inmiddels CGI) - waardoor hij zich expert mag noemen op het gebied van de flexibele arbeidsmarkt en het oplossen van personeelsvraagstukken.