We create fakework at the office to avoid real work at home

Onderzoek van het internationale organisatieadviesbureau Accenture toont aan dat tot dertig procent van de totale organisatiekosten bestaat uit het opvragen van data bij andere partijen. Onderzoek van Amerikaanse cloud computing-bedrijf ServiceNow toont aan dat managers gemiddeld twee dagen per week bezig zijn met intern informatie opvragen. De Amerikaanse econoom Stuart Chase ten slotte, beargumenteert al in 1925 dat kapitalisme voor productiviteitsstijging zorgt, maar tegelijk voor enorme verspilling en overcapaciteit. De combinatie van innovatie en het streven naar volledige werkgelegenheid leidt ertoe dat werk gecreëerd wordt dat weinig waarde toevoegt voor mens & maatschappij. Dat weten we dus al heel lang, en wie eerlijk is, ziet het ook om zich heen. Binnen de huidige denk- en beleidskaders de productiviteit verbeteren zal dan ook niet lukken, ook niet met een digitale lopende band. Organisatiekundige Peter Drucker hierover:

Nothing is less productive than to make more efficient what should not be done at all.”

We moeten eerst een aantal vragen stellen, onze mindset aanpassen en bestaande paradigma’s, perspectieven en processen tegen het licht houden. Belangrijke vragen zijn bijvoorbeeld: wat is groei, wanneer gaan we vooruit, wanneer hebben onze kinderen het beter? Wat is werk, waarom werken we (zoveel) en waarom organiseren we het werk zoals we het organiseren?

Want wat gaan we ’s middags doen als we ’s ochtends twee keer zo productief worden? In het stellen en beantwoorden van die vraag ligt de sleutel voor het oplossen van het productiviteits- en daarmee welvaartsprobleem. Want alleen als we weten wat we met het surplus doen, zullen we in staat zijn om deze technologie nuttig te gebruiken. Als we geen zinvolle invulling hebben voor de tijd die we overhouden als we productiever worden, zullen we niet productiever worden. We moeten ons dus eerst afvragen wát we bedoelen met groei. Volgens mij zijn de kernwoorden van het antwoord op die vraag: meer tijd, meer aandacht en meer verduurzaming. Gesteld dat we geen onderwijs willen met klassen van tachtig kinderen, overbevolkte ziekenhuizen en uitgestelde operaties als gevolg van een pandemie en onze zorg voor ouderen en zwakkeren op peil willen houden, dan moeten we uit onze kantoren komen. We moeten zelf meer tijd investeren in onderwijs, zorg, veiligheid, vrijwilligerswerk, integratie, democratisering en tal van andere sociaalmaatschappelijke taken. Zodra we weten waarvoor we het doen, kunnen we ook bestaande organisatieparadigma’s en perspectieven beoordelen of deze nog wel vóór in plaats van tegen ons werken.


Beluister de bijbehorende podcast


Het gevaar van lage productiviteitsgroei in relatie tot de stijgende welvaartskosten vraagt om meer aandacht van politici, beleidsmakers en bestuurders. Het is tijd voor een nationaal welvaartsakkoord waarmee we verspilling en verslaving in kantoren tegengaan, halvering van de kantoortijd mogelijk maken en daarmee tekorten in zorg, onderwijs en veiligheid niet langer hoeven op te lossen met meer geld, maar fundamenteel kunnen oplossen met meer tijd. Ook moeten we de administratieve lasten binnen zorg, onderwijs en veiligheid terugbrengen. Zo verwacht de brancheorganisatie voor zorgorganisaties, ActiZ, tussen nu en 2040 een verdubbeling van de vraag naar zorg voor ouderen. Dit terwijl het aantal gekwalificeerde zorgmedewerkers gelijk blijft en de beschikbaarheid van mantelzorgers afneemt. Mireille de Wee, van ActiZ hierover: “Het aanpakken en inperken van administratieve lasten is een belangrijk onderdeel voor het toekomstbestendig maken van de ouderenzorg. Tijd en inzet van medewerkers kan maar één keer besteed worden en is van onschatbare waarde voor kwalitatief goede zorg. Minder regeldruk maakt het werken in de sector ook aantrekkelijker.”

Beter organiseren

We kunnen meer tijd vrijspelen door het echt doordacht inzetten van moderne organisatiekunde en datatechnologie in kantoren en bij het organiseren van administratieve taken binnen zorg, onderwijs en veiligheid. Daarvoor moeten we het huidige, op economische groei gerichte systeem ombuigen naar een nieuw systeem gericht op het verduurzamen van onze welvaart. Ook dat is overigens groei. Groei is niet altijd meer, het kan ook beter zijn.

Boeken staan meestal vol met ideeën, concepten en wat je beter wel en niet kunt doen. Zo ook de boeken die ik schrijf over bijvoorbeeld het organiseren van een duurzame welvaart en de digitale lopende band. Maar met het lezen van boeken ben je er nog niet. Een goed boek is niet een boek dat een concept voor je bedenkt, maar je aan het denken zet. Dat is in ieder geval mijn bedoeling met het schrijven van boeken. Met name door een combinatie te maken van ideologie, digitaal leiderschap, moderne organisatiekunde en datatechnologie. Hiermee creëer je de ideale omstandigheden voor digitale ecosystemen en een digitale lopende band die samen voor surplus zorgen om te kunnen verduurzamen. Maar dat lukt je niet in je eentje, binnen je team, afdeling of organisatie. Hiervoor moet je eerst samenwerken, zowel verticaal in de keten als horizontaal met andere stakeholders. De eindklant is niet geïnteresseerd in verspilling, alleen in activiteiten die voor hem waarde toevoegen. Een organisatie, een supply chain, een ecosysteem of een digitale lopende band, het zijn voor de eindklant middelen en geen doel.

Technologie

Alhoewel sommige techoptimisten ons anders willen doen geloven is ook technologie geen doel op zich, maar een middel. Organisaties worstelen hiermee. Ze zijn bezig met digitale transformatie omdat dit ‘zo hoort’. Ze denken dat ze hiermee naar een nieuw verdienmodel kunnen, zonder rekening te houden met anderen actoren in de keten. Iedereen is ermee bezig. Maar echte digitale transformatie beïnvloedt het wezen van een organisatie, het bestaansrecht waardoor ze moeten gaan kiezen. Je kunt als organisatie een bijdrage te leveren aan de organisatie van een brede en duurzame welvaart, en digitale transformatie als een middel daartoe zien.

Organisaties krijgen steeds meer te maken met een trade-off tussen ‘value’ en ‘vision’, tussen het korte termijn verdienmodel en de lange termijn ‘purpose’, tussen ‘doing good’ en ‘doing well’. Technologie maakt processen efficiënter, maar we zijn ook op zoek naar purpose. Lange tijd dachten we deze bedoeling te vinden in kantoorwerk, maar kantoorwerk maakt ons meer en meer verslavend en gelovig en steeds meer mensen komen daar achter. We zijn verslaafd aan routines, KPI’s, heidagen, lokale spreadsheetjes, powerpoints, beleidsnotities en maatwerk computersystemen. We zijn gaan geloven dat meer welvaart, welzijn en welbevinden samen moet gaan met meer werken.

Als we anders willen, kunnen we ook anders

Waarom zouden we kantoorwerk niet vervangen door een lopende band, zodat we meer tijd vrij houden voor activiteiten die wèl betekenisvol zijn? We willen transparant zijn, maar vergeten dat mensen in zorg, onderwijs en bij de politie vooral bezig zijn met formuliertjes invullen. Dit doen ze om een gedeelde werkelijkheid te creëren. We missen dus een gedeelde werkelijkheid en die kan ook grotendeels gecreëerd worden door technologie. We hebben een maatschappij gecreëerd waarin juristen, fiscalisten en accountants 150 euro per uur verdienen om bedrijven te redden en verpleegkundigen 15 euro per uur verdienen om mensen te redden. Ik ben er van overtuigd dat de meeste mensen anders willen en dat we ook anders kunnen.

We willen een betekenisvol bestaan en zoeken dat vaak in werk, terwijl er (computer)machines zijn die dit werk veel beter kunnen doen. We willen meer koopkracht en collectieve voorzieningen zonder verspilling en verslaving serieus aan te pakken. Een dilemma waar we zonder hulp van ‘disciplines’ zoals filosofie, geschiedenis, sociologie, psychologie, antropologie en organisatiekunde niet eenvoudig uit kunnen komen. Je mist misschien informatica, maar dat komt later pas. Eerst anders denken, dan anders doen. Een digitale lopende band kan, wanneer goed toegepast, ons helpen het probleem dat we moeten kiezen tussen efficiency en ‘purpose’ helpen oplossen. Wees efficiënt in taken die technologie beter kan uitvoeren en houdt meer tijd over voor menselijke taken die er toe doen.

Digitale bureaucratie

We kunnen alleen maar constateren dat diegenen die de macht hebben om onze moderne maatschappij vorm te geven, er in geslaagd zijn om vooral redundant werk te creëren met veel verslaving en verspilling. We zijn vooral bezig om het heen en weer schuiven van papieren te vervangen door het heen en weer schuiven van data uit lokale databanken. Zonder productiever te worden, maar met veel verspilling van menselijk kapitaal. We denken dat het probleem van dataschuiven opgelost is met een sneller medium of met meer automatisering, maar dit maakt het vaak alleen maar erger. We creëren een digitale bureaucratie. We maken het organiseren van werk onnodig ingewikkeld, we ontwikkelen KPI’s, maken grafieken en modellen om en zelf gecreëerde complexe wereld te begrijpen, onze sociale status hoog te houden en meer macht naar ons toe te trekken. Managers willen niet meer mensen naast, maar onder zich hebben. Velen van ons zijn verslaafd geraakt aan onnodig kantoorwerk, omdat we niet nadenken of weten wat we buiten de kantoren kunnen doen. We creëren fakework op kantoor om echt werk thuis of in de gemeenschap te vermijden.


Lees hier het vorige artikel uit deze reeks
Extract van boek: ‘Duurzame Welvaart Organiseren’
Voor alle longreads en podcasts, zie: Weconomics website

Paul Bessems

Gepost door Paul Bessems