Wanneer een organisatie hard groeit, is dit onlosmakelijk verbonden met verschillende uitdagingen. In het geval van verzekeringsbedrijf Aon was dit bijvoorbeeld het onder controle houden van de groei aan externe inhuur. Die inhuur is noodzakelijk om de organisatie met specifieke kennis te ondersteunen, projecten te bemensen en verloop op te vangen. Structuur aanbrengen in het complexe inhuurproces bleek noodzakelijk. Lees de ervaringen van de HR-directeur: vanuit één HR-visie, met oog voor procurement.
Toename externe inhuur
Aon Nederland nam in 2017 de Unirobe Meeùs Groep (UMG) over. Door deze overname nam de inhuur van externen substantieel toe. Staffing Management Services (onderdeel van HeadFirst Group) was al vier jaar full-service inhuurdienstverlener voor het verzekeringsbedrijf. De overname stelde beide organisaties voor een aantal specifieke taken: het inzichtelijk maken van de totale externe inhuur, het bieden van één coherente set aan inhuurvoorwaarden én het besparen op de externe inhuur.
’’Het bleek een behoorlijke transitie’, zegt Michiel van Meer, HR-directeur van Aon Nederland. ’’De inhuur lag versnipperd over de afdelingen en de portefeuilles. We misten hierdoor regie en grip. Bovendien kwam er veel transactioneel werk bij kijken, wat afleidt van meer strategische bezigheden. Daarom initieerden we een nieuw project en implementeerden we dit samen met Staffing MS: vanuit één HR-visie, met oog voor procurement.’
Grip op spend
De toegenomen inhuur van externen was noodzakelijk om de organisatie met specifieke kennis te ondersteunen; om projecten te bemensen en natuurlijk verloop op te vangen. Zeer divers dus. ’’Het helpt dan om dat complexe inhuurproces te structureren en te ondersteunen. Ook om grip op die spend te houden. Inhuur brengt immers enorme kosten met zich mee. Je wilt weten waar die kosten in zitten, wat de profielen van de externe medewerkers zijn, wat hun kwaliteit is, enzovoort.’
Hoewel structurering van de inhuur geschiedde vanuit een HR-visie, was het kostenaspect medebepalend. Daarom trok HR op met Finance. Want bleken er manieren om het inhuurproces te omzeilen, dan kostte dat het bedrijf tijd en geld. ’’Facturen voor inhuur van externen buiten de Inhuurdesk werden op een gegeven moment niet meer“ automatisch – betaald. Dat klinkt stellig, maar het is een goede manier om bewustwording te creëren’, stelt Van Meer.
’’We betrokken de business bij het proces en legden uit waarom we het deden. Dus niet alleen voor de financiële kant, maar ook vooral om inzicht, grip en kwaliteit te krijgen.’
Michiel van Meer, HR-directeur van Aon Nederland
Impact
Aon Nederland en Staffing MS wisten dat de herstructurering van het inhuurproces impact zou hebben. Eerst huurde de business immers zelf direct mensen in, nu kwam er een schakel tussen. ’’Daarom betrokken we de business bij het proces en legden we uit waarom we het deden. Dus niet alleen voor het financiële aspect, maar ook vooral om inzicht, grip en kwaliteit te krijgen. Onze HR-managers kregen duidelijke spelregels. Maar ook de mogelijkheid contact te houden met bureaus om de kwaliteit te kunnen borgen. Het was daarnaast vooral belangrijk dat we intern onze gesprekken en contacten intensiveerden. We kunnen samen met Staffing immers wel een mooi proces uitwerken, maar we moeten het zélf uitvoeren. Daartoe moeten we interne betrokkenheid en draagvlak creëren.’
Roadshows
’’We werkten in een echt partnership en gaven het project samen vorm. Hierbij was het natuurlijk erg fijn dat Staffing MS al de nodige ervaring had bij dit soort implementaties. Als partner kon ze bovendien veel inzichten en data uit de markt binnenhalen. Zijn er bepaalde trends of best practices die we kunnen overnemen? . Daarnaast organiseerden we interne roadshows waarbij we ons verhaal deden voor al onze leveranciers. Die zagen de transitie in eerste instantie als een bedreiging, begrijpelijk. We legden ze uit waarom we dit deden en op welke wijze. Dat gaf begrip.’
’’Op het moment dat we een goed gecoördineerd en gestructureerd inhuurproces hebben, kunnen we sneller en kwalitatief goed schakelen.’
Michiel van Meer, HR-directeur van Aon Nederland
Concreet resultaat
Concreet resultaat van de samenwerking tussen Aon Nederland en Staffing MS is volgens Van Meer dat de inhuur nu volledig is geautomatiseerd in een strak proces. De manager doet een aanvraag voor een vacature en als is besloten tot externe inhuur, gaat dat direct naar de inhuurdesk. Hier zit vrijwel geen handmatig werk meer in. ’’Op het moment dat we zo’n goed gecoördineerd en gestructureerd inhuurproces hebben, kunnen we sneller en kwalitatief goed schakelen. Die regierol is cruciaal in een grote organisatie als de onze, waar ook de compliance moet zijn ondervangen. We hebben nu beter inzicht in de spend en het type rollen: wat wordt er ingehuurd en tegen welke tarieven? Bij wie huren we in en wat vinden we daarvan? Van deze en andere zaken kan je prima analyses maken“ ook om daarna het gesprek met je leveranciers aan te gaan.
Ontwikkeling en verbetering
Op dit moment heeft Aon Nederland ongeveer 250 externen; iets minder dan 10 procent van de totale bezetting. De inhuur is strak georganiseerd en geautomatiseerd en voor de verdere ontwikkeling en verbetering van het proces is er veelvuldig contact met de accountmanagers. ’’Want’, vindt Van Meer, ’’we kunnen de marktwerking nóg beter benutten. Bijvoorbeeld door de criteria en uurtarieven aan te scherpen of juist te beperken. Daar valt gezamenlijk wat te winnen!’
